La souveraineté des données fait actuellement partie des enjeux majeurs des entreprises. Pouvoir accéder à ses données, interagir avec, et avoir l’espace de stockage nécessaire constituent des points clé de la digitalisation. Mais la mise en place d’une infrastructure permettant ceci est souvent fastidieuse. C’est là qu’intervient Dataverse (anciennement connu sous le nom de Common Data Service).
Dataverse, qu’est-ce que c’est ?
Dataverse fait partie intégrante de la Power Platform. Microsoft est même en train d’en faire le socle de celle-ci, de part la facilité d’utilisation et de connexion aux autres outils.
C’est un système de stockage de données complet, et permettant les relations entre différentes tables. Vous pouvez facilement créer une nouvelle table, que ce soit en partant de zéro, ou en utilisant copilot. Vous pouvez également migrer et importer des données externes via les flux de données (dataflow en anglais), pour synchroniser vos différents environnements de travail.
En plus de vos données, dataverse stocke un grand nombre de métadonnées, notamment les dates de création et modification de ligne, et les personnes ayant créé/modifiés les lignes. Plus besoin de fichier de log, tout est enregistré !
Utilisation
Une fois dans l’onglet « Tables », dans votre environnement Power Apps, vous êtes officiellement dans Dataverse.
Voici un petit guide pour y effectuer vos premiers pas :
Création de table
Vous pouvez choisir de créer une table en important un fichier Excel. Pour cela rien de plus simple :
Cliquez sur « Décrire la nouvelle table », puis entrez votre prompt sur la nouvelle page. Il suffit ensuite de valider, et notre structure est déjà là.
L’autre méthode, manuelle, est plus longue mais permet un plus grand contrôle sur les types de données. Pour cela, il faut cliquer sur « Nouvelle table », puis « ajouter des colonnes et des données ».
Tous les types de données sont disponibles, allant du simple texte au fichier entier, en passant par les nombres, choix, booléens, etc…
La troisième méthode consiste à charger directement un fichier Excel, via le menu de création de table.
Il ne reste alors plus qu’à importer un fichier, puis valider la création de table. Dataverse se chargera de détecter automatiquement le typage des données à partir du fichier.
Création de lignes
Vous avez vos tables et vos colonnes. C’est bien.
Mais avec des données, c’est encore mieux. Et pour l’instant, sauf dans le cas du fichier Excel, vous n’avez pas de données (ou des données fictives via Copilot).
Il est possible de créer des données directement dans la vue de la table, mais honnêtement ce n’est pas conseillé. Si les données doivent être entrées manuellement, il est bien plus sécuritaire d’utiliser une application Power Apps pour enregistrer / mettre à jour une ligne.
Pour un chargement de données plus massif, on peut envisager un flux Power Automate, mais le plus efficace reste le Dataflow. Un Dataflow vous permettra de charger des données, y compris externes à votre environnement.
Vous pouvez même transformer vos données dans une interface qui vous rappellera le Power Query de Power BI, avant de charger vos données dans votre table. Cette méthode peut d’ailleurs vous permettre de faire d’une pierre deux coups, en créant la table via le dataflow également.
En utilisant un dataflow, vous vous créer un véritable petit ETL (Extract-Transform-Load) pour alimenter les tables qui vous serviront au quotidien.
Pourquoi passer sur Microsoft Dataverse ?
Dataverse possède de nombreux avantages, surtout si vous avez déjà un environnement Microsoft.
Accessibilité
Tout d’abord, vous pouvez accéder à vos données en seulement quelques clics via la vue Table. Cette vue vous permet également de gérer les propriétés de la table et de chaque colonne sans avoir à coder en SQL, par exemple.
Délégations
Un phénomène qui est bien connu des citizen dev de la Power Platform est la délégation. Pour faire simple, toutes les fonctions de filtre de données ne sont pas applicables sur de gros volumes de données dans Power Apps, ce qui est vite handicapant au-delà de 2000 lignes de données. Mais Dataverse permet d’avoir très peu de restriction sur les délégations, ce qui les rend même contournable dans 95% des cas.
Volumétrie
Dataverse vous offre de base 10 Go de stockage, plus 20 Go pour le stockage de fichiers. A une époque où nos téléphones ont souvent plus de 10 fois cet espace de stockage, ça peut paraître peu, mais il faut se rappeler qu’on parle ici de stocker majoritairement des données textuelles. Avec Dataverse vous pourrez atteindre plusieurs millions de lignes sans aucun souci.
Relation
La force de Dataverse est la possibilité d’avoir des relations entre les tables. Grace à un type de colonnes appelées « Lookup » (colonne de recherche en bon français), on peut aisément lier une tâche à un projet, et un projet à un client. Côté développeur, ça permet d’accéder beaucoup plus simplement aux différentes données. Si vous avez Dynamics, vos tables sont déjà en Dataverse, et sont déjà liées de cette manière.
Règles métier
Un aspect moins connu concerne les règles métiers. Cet outil, qui est lui aussi hérité de l’époque de Common Data Service, permet d’établir des règles et restrictions sur les tables. Par exemple, on peut bloquer l’édition d’une ligne si la valeur de la colonne « archivage » est égale à « oui ». Ces règles sont accessibles au sein d’une table, en cliquant sur « Règle d’entreprise ».
Gestion et sécurité
Pour finir, le plus gros avantage de Dataverse concerne la sécurité.
Via le centre d’administration de l’environnement, on peut accéder au paramétrage des rôles de sécurité. Ces rôles sont cruciaux pour le bon fonctionnement de votre environnement, puisqu’ils permettent d’affecter des droits pour chacune de vos tables, ne laissant à vos utilisateurs que les autorisations dont ils ont besoin.
Vos données sont donc protégées de l’extérieur par les sécurités Microsoft, et de l’intérieur par vos rôles que vous pouvez paramétrer très finement.
Comparaison avec Sharepoint
Lorsqu’on nous demande de développer une application Power Apps, la première question qu’on se pose est de savoir si on utilise Sharepoint ou Dataverse pour le stockage. Et en dehors de la question des licences, tout fait pencher la balance en faveur de Dataverse. Voici un petit tableau récapitulatif :
Pour résumer, Dataverse fais tout aussi bien voire largement mieux que Sharepoint, mais ça implique un coût supplémentaire.
Evidemment, rien n’empêche d’avoir les deux, qui peuvent très bien se compléter (Sharepoint pour la gestion de documents, Dataverse pour la gestion de données).
C’est à vous de choisir selon votre usage et le cap que vous visez en termes de data, en espérant que cet article vous aura apporté un peu de clarté !
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