Les établissements médico-sociaux, et en particulier les EHPAD, sont confrontés à de sacrées contraintes : une charge administrative lourde, la coordination entre équipes pluridisciplinaires et une réglementation complexe avec un niveau de contrôle qualité très élevé.
Aujourd’hui, travailler dans un EHPAD signifie souvent faire face à des frictions chronophages et énergivores. Des petites imprécisions, une information manquante, un planning non à jour, qui polluent la bonne prise en charge des résidents.
Chez YoungData, nous avons déjà travaillé avec des professionnels de santé pour leur fournir des outils numériques adaptés à leur secteur, pensés pour simplifier leur quotidien et respecter les exigences réglementaires.
Combien de coups de téléphone sont passés chaque jour pour savoir si le transport de M. R est prévu, si le repas de Mme D. doit être servi en chambre aujourd'hui ?
Ou encore si les documents administratifs du nouveau résident M. M est complets ? Combien de messages, de post‑it ou d’e‑mails circulent pour transmettre des informations importantes ?
Des situations, simples sur le papier, deviennent de véritables casse-têtes organisationnels quand les informations ne sont pas centralisées, que les équipes ne disposent pas d’un suivi en temps réel et que le suivi qualité repose encore sur des procédures papier fastidieuses.
Le résultat : une perte de temps, du stress pour l'équipe et l’encadrement et des erreurs potentielles.
C’est exactement là qu’un outil comme la Power Platform peut faire la différence.
En centralisant les informations, automatisant les alertes et structurant les process, elle permet de supprimer les barrières à l’exécution et de se concentrer sur l’essentiel : le bien-être et la sécurité des résidents, tout en assurant une conformité continue aux normes et audits.
Avec la bonne solution numérique, fini les allers-retours et la perte de temps inutile. Place à une organisation fluide, sécurisée et conforme, au service des équipes et des résidents.
Cas d’usage concrets
Cas n°1 : Gestion des dossiers administratifs résidents
Avec la Power Platform, il est possible de créer des check-lists automatisées qui vérifient en temps réel que tous les documents sont complets, que la chambre est attribuée et que les prestations choisies sont bien enregistrées.
Le suivi des différentes étapes (avant, pendant et après l’entrée) est centralisé et consultable par tous les intervenants, ce qui réduit les oublis et permet de disposer d’un historique complet.
Les alertes automatiques signalent tout document manquant ou délai dépassé, ce qui permet de gagner un temps précieux et de sécuriser l’ensemble du processus.
Cas n°2 - Suivi des résidents et coordination interne et des intervenants
Au quotidien, la prise en charge ne se limite pas aux soins : activités, sorties, interventions de confort… tout doit être planifié et suivi.
Une même plateforme peut centraliser toutes les informations des résidents, de leurs préférences aux activités programmées.
Chaque intervention, qu’il s’agisse d’un coiffeur, d’une sortie ou d’un atelier d’animation, peut être assignée et suivie en temps réel.
La communication entre les équipes devient fluide et toutes les informations sont historisées pour permettre des transmissions fiables aux familles.
Cas n°3 - Suivi de l’effectif des résidents
Savoir qui est présent, absent ou sorti peut vite devenir un casse-tête logistique.
La Power Platform permet un suivi précis et en temps réel de la présence des résidents, que ce soit pour des sorties collectives, des événements internes, les rendez-vous externes ou des absences familiales prolongées.
Les équipes peuvent ainsi ajuster l’organisation des activités, la préparation des repas ou encore la planification des soins en fonction de l’effectif réel.
Ce suivi améliore la coordination interne, réduit les erreurs et permet aux encadrants de disposer d’une vision globale instantanée.
Cas n°4 - Gestion de l’hôtellerie
La gestion des services hôteliers et des stocks sont facilités. Les repas, les régimes et le plan de table sont suivis de manière centralisée, tandis que les équipes techniques peuvent planifier et suivre l’entretien des locaux. Les consommables, le linge et les produits d’entretien sont gérés automatiquement, avec des alertes en cas de niveaux bas, ce qui réduit les ruptures et simplifie la planification des commandes. L’ensemble contribue à une meilleure qualité de service et à une traçabilité complète.
Cas n°5 - Gestion des tâches et du planning
CLa Power Platform permet de suivre en temps réel qui doit faire quoi et quand, d’envoyer des alertes automatiques pour les tâches à réaliser ou en retard, et de donner aux encadrants une vue d’ensemble de l’activité. Cela réduit les conflits de planning et améliore la productivité, tout en libérant les équipes pour se concentrer sur le soin et l’accompagnement.
Cas n°6 - Gestion des événements indésirables & qualité
La déclaration et le suivi des incidents sont simplifiés. Les événements peuvent être déclarés directement depuis une tablette ou un mobile, puis transmis automatiquement aux responsables pour validation et traitement. L’historique complet permet de générer des rapports et d’analyser les données pour améliorer la qualité et anticiper les problèmes, tout en respectant les exigences des audits internes et externes.
Cas n°7 - Préparation et mise en conformité des audits et contrôles
Préparer les audits et inspections est souvent une source de stress. Avec une application personnalisée, toutes les preuves et les documents requis sont centralisés et accessibles rapidement. Les check-lists dynamiques et les workflows automatisés permettent de suivre les étapes de conformité et d’anticiper les échéances réglementaires. Les tableaux de bord offrent une vision claire de l’état de préparation, réduisant le stress des équipes et facilitant la coordination pour répondre efficacement aux exigences réglementaires.
Conclusion – La Power Platform, levier de fluidité et de qualité
Les EHPAD vivent au quotidien des contraintes lourdes. Sans outils adaptés, cela génère stress, perte de temps et erreurs potentielles.
Grâce à notre expérience chez YoungData, nous savons qu’un outil pensé pour le secteur médico-social peut vraiment transformer le quotidien des patients comme des professionnels :
- Organisation claire et centralisée
- Suivi qualité fiable et traçable
- Coordination facilitée des équipes
- Gain de temps et sérénité pour se concentrer sur l’accompagnement
En résumé, la Power Platform, associée à une expertise comme celle de YoungData, transforme les frictions quotidiennes en processus fluides, sécurisés et conformes, permettant aux équipes de travailler sereinement et aux résidents de bénéficier d’un suivi de qualité optimal.
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur une application PowerApps, comme celles présentées dans nos cas clients, contactez-nous ou prenez rendez-vous.
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