Pourquoi mettre en place une application métier ?

Qu'est-ce qu'une application métier

Une application métier personnalisée, c'est un outil, en ligne, consultable en local ou comme un SaaS qui vient remplir des tâches précises.

Par exemple une application métier pour l'onboarding de nouveaux collaborateurs, avec à l'intérieur la possibilité de remplir un utilisateur avec des infos précises, de déclencher des actions sur la base de cette entrée (envoi de mail de commande, liste de tâches, mail de bienvenue avec les différents liens, création de compte automatique……).

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Une application métier, pour qu'elle soit utile et fonctionnelle de la meilleure des manières doit être impérativement personnalisée et basée sur les processus internes de l'entreprise.

Chaque entreprise fonctionne d'une manière qui lui est propre, et c'est toujours aux outils de s'adapter aux processus et pas l'inverse.

Un outil générique propose sa vision des choses et du processus, et ça vous force à contourner via des fichiers Excel, des solutions tierces etc. et ça, c'est coûteux en temps, en dispersion de l'information et en qualité de livraison.

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En bref, l'application métier sur-mesure est le prolongement direct de votre organisation. Plutôt que de subir la rigidité d'un logiciel standard qui vous impose sa logique, vous disposez d'une solution qui parle votre langage et suit vos règles.

C'est le levier indispensable pour centraliser vos données, automatiser les tâches sans valeur ajoutée et permettre à vos équipes de se concentrer sur l'essentiel : leur cœur de métier.

Quel ROI direct à aller chercher ?

En vient la question du ROI, sur tous les projets auxquels on participe il est toujours question à un moment du ROI. Pour cela plusieurs méthodes :

Le temps

Par exemple, une partie du service qualité d'une entreprise suit ses différentes certifications sur Excel. Ainsi donc dessus on retrouve :

Les indicateurs clés

Les différents audits ressaisis (quand ce n'est pas sur papier)

Les actions correctives à mettre en place (avec responsable, deadline…)

Les historiques d'audits passés etc.

Etc.

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Dans ce cas, simplement, on parle avec les métiers sur le terrain et on leur demande : combien de temps passez-vous pour telle tâche ? et pour celle-ci ? On additionne toutes les heures, on fait le même calcul de notre côté avec une application métier et toutes les automatisations mises en place avec, on fait la différence des deux et on a notre ROI.

C'est pas mal sur certains projets réellement coûteux en temps, comme par exemple celui du suivi de certification pour les services QHSE, refaire des rapports à la main, saisir toutes les tâches etc. prend plusieurs heures par semaine sur Excel contre quelques minutes sur une application métier. Le temps gagné permet de réaliser les actions et améliorer la performance.

Cependant, pour une application de par exemple gestion des comités, c'est environ 30 minutes par comité et il y en a 30 par an, le ROI n'est pas dingue. Dans ce cas-là on calcule plutôt sur le risque associé au non changement.

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Le risque de ne pas changer

Dans cet exemple de comité, le sujet est différent, peu de temps passé au traitement mais un processus chaotique avec des Excel, des e-mails, des agendas Outlook, des présentations qui se promènent etc. Ce système fait qu'on se retrouve le jour du comité, les docs ne sont pas prêts, certaines personnes ne sont pas au courant, rien n'est clair.

C'est du vécu, ce système a empêché le bon déroulement d'un comité à cause d'erreurs, résultat 500 000 € de perdus sur le sujet de ce comité. Et le pire dans tout ça ? 4 ans que tout le monde se plaint des outils à dispo.

Dans ce cas, il est simple de regarder les conséquences de dysfonctionnement du système ainsi que sa fréquence pour se donner une idée du coût du non changement.

Mais cette méthode a ses limites aussi, sur des processus simples (peu d'étapes), des processus qui n'engagent que peu de ressources etc. Dans ces cas-là que fait-on ? On abandonne ? on reste sur de vieux Excel ? On ne s'améliore plus ?

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Mention honorable

Je ne veux pas oublier dans les calculs de ROI des choses non tangibles, voici une liste non exhaustive des points importants dans la décision, au-delà du pur ROI financier :

- Suppression des tâches chronophages : même si elles ne sont pas longues, elles sont inutiles et à la chaîne

- Interface agréable : passer d'un Excel à une belle appli pensée pour ça change la donne

- Information accessible : on ne recherche plus la bonne version 30 minutes, l'info est là plus qu'à la cueillir

- Cloud natif : on peut accéder aux infos sur le téléphone, la tablette, l'ordinateur, chez soi, en déplacement, sur le terrain, bref l'appli est partout où vous en avez besoin

- Uniformisation du SI : plus de silos, les outils communiquent entre eux, ça apporte de la clarté et de la vérité à l'information

- Qualité de travail : c'est quand même plus agréable sur tout point, partir pour retourner à des Excel… mouais

…

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Quel est le vrai ROI ou COI d'une application métier ?

Venons-en aux faits, quel est le réel ROI/COI de la mise en place d'applications métier ?

Une révolution encore mystique a fait son apparition il y a quelques années, l'IA. Son souci c'est que c'est trop flou : on fait quoi avec ? Comment je peux l'implémenter dans mon entreprise ?

Parce que les études les plus récentes montrent que la mise en place de LLM (comme Copilot ou ChatGPT) pour les collaborateurs n'a pas un ROI dingue, certes il rédige des mails et fait des comptes rendus de réunion, ok, mais ce n'est pas non plus la révolution promise.

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Prenons un exemple concret d'une entreprise qui a produit du gros ROI grâce à de l'IA : UPS. UPS ont fait fort, 300 000 000 $ économisés chaque année grâce à l'IA, c'est fort c'est fort.

Un algorithme optimisé au mieux pour eux le trajet des chauffeurs, résultat du temps et de l'essence économisés. Pour en arriver là, ils ont eu besoin de nourrir leur algorithme, à base de données, des montagnes de données, mais pas n'importe lesquelles, des données propres et utilisables.

Heureusement que leurs données n'étaient pas générées sur la base de tableaux Excel parce qu'ils en auraient perdu des sous. Non, des données collectées sur la base d'applications métier, d'IoT etc. et de ça ils ont pu concevoir un algo capable de produire du ROI.

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Vous comprenez où je veux en venir, les applications métiers, leur ROI, il est là. Quand au jour de demain, les concurrents et autres entreprises auront toujours un coup d'avance dans la prédiction, le rebond, l'intelligence business, ce n'est pas parce qu'ils auront embauché 200 data analysts parés à fouiller des Excel à longueur de journée pour identifier des patterns, mais bien parce que la donnée sera cadrée dans des bases de données peu importe le type, avec des données propres collectées grâce aux applications métiers mises en place 4 ans plus tôt.

Une fois que la donnée est là, propre, utile, on pose des choses par-dessus avec de la prédiction, de l'alerte, de l'action automatique. Imaginez des données RH et commerciales propres, un algorithme qui vous dit que vous avez connu ce pic il y a 5 ans, que vous l'avez géré, qu'aujourd'hui vos effectifs manquent de certaines choses pour gérer le pic correctement ? C'est pas le rêve ? Imaginez ça en tout point ? Chaque humain fera alors son travail et ce qui produit de la valeur, les décisions seront prises sur la base de données réelles, vraies et fraîches quotidiennement.

Pensez-vous donc que, garder des papiers, des fichiers Excel, vous permettra donc de monter dans le train au moment de maturité suffisante ? Ou pensez-vous que prendre un billet aujourd'hui en structurant vos données grâce à des applis métiers ne serait pas finalement, le plus gros pas vers un ROI colossal demain ?