Il y a quelques jours je me suis posé la question du ROI sur la mise en place d'applications métiers dans les entreprises.
Dure tâche, comment est-ce que je m'y prends ? Est-ce que je calcule par rapport au temps gagné ? Si oui, chaque application, selon le type ou son utilité a un ROI bien différent.
C'est là que j'ai eu l'illumination, en fait le ROI ou COI (Cost Of Inaction) ne se calcule pas pour aujourd'hui ou l'année en cours, mais pour demain.
Je m'explique tout au long de cet article.
En bref : les 5 avantages d’une application métier
- Du temps gagné : moins de ressaisie, de relances et de tableaux refaits à la main.
- Des données fiables : une seule version, des champs contrôlés, plus de copies de fichiers.
- Des erreurs évitées : les règles de gestion s’appliquent à chaque saisie, les alertes partent avant l’échéance.
- Un suivi en temps réel : qui fait quoi, où en est chaque demande, sur ordinateur, sur téléphone et dans Teams.
- Des données prêtes pour demain : tableaux de bord, prévisions et IA ont besoin de données structurées.
Le retour sur investissement se mesure en heures gagnées, mais aussi en coût de l’inaction : ce que coûte, chaque année, un processus qui repose sur des fichiers Excel et des e-mails.
Qu’est-ce qu’une application métier ?
Une application métier personnalisée, c'est un outil, en ligne, consultable en local ou comme un SaaS qui vient remplir des tâches précises.
Par exemple une application métier pour l'onboarding de nouveaux collaborateurs, avec à l'intérieur la possibilité de remplir un utilisateur avec des infos précises, de déclencher des actions sur la base de cette entrée (envoi de mail de commande, liste de tâches, mail de bienvenue avec les différents liens, création de compte automatique……).
Une application métier, pour qu'elle soit utile et fonctionnelle de la meilleure des manières doit être impérativement personnalisée et basée sur les processus internes de l'entreprise.
Chaque entreprise fonctionne d'une manière qui lui est propre, et c'est toujours aux outils de s'adapter aux processus et pas l'inverse.
Quel ROI direct à aller chercher ?
En vient la question du ROI, sur tous les projets auxquels on participe il est toujours question à un moment du ROI. Pour cela plusieurs méthodes :
Le temps gagné
Par exemple, une partie du service qualité d'une entreprise suit ses différentes certifications sur Excel. Ainsi donc dessus on retrouve :
- Les indicateurs clés
- Les audits ressaisis, quand ils ne sont pas sur papier
- Les actions correctives, avec leur responsable et leur échéance
- L’historique des audits passés
Dans ce cas, simplement, on parle avec les métiers sur le terrain et on leur demande : combien de temps passez-vous pour telle tâche ? et pour celle-ci ? On additionne toutes les heures, on fait le même calcul de notre côté avec une application métier et toutes les automatisations mises en place avec, on fait la différence des deux et on a notre ROI.
C'est pas mal sur certains projets réellement coûteux en temps, comme par exemple celui du suivi de certification pour les services QHSE, refaire des rapports à la main, saisir toutes les tâches etc. prend plusieurs heures par semaine sur Excel contre quelques minutes sur une application métier. Le temps gagné permet de réaliser les actions et améliorer la performance.
Cependant, pour une application de par exemple gestion des comités, c'est environ 30 minutes par comité et il y en a 30 par an, le ROI n'est pas dingue. Dans ce cas-là on calcule plutôt sur le risque associé au non-changement.
Le coût de l’inaction : le risque de ne pas changer
Dans cet exemple de comité, le sujet est différent, peu de temps passé au traitement mais un processus chaotique avec des Excel, des e-mails, des agendas Outlook, des présentations qui se promènent etc. Ce système fait qu'on se retrouve le jour du comité, les docs ne sont pas prêts, certaines personnes ne sont pas au courant, rien n'est clair.
C'est du vécu, ce système a empêché le bon déroulement d'un comité à cause d'erreurs, résultat 500 000 € de perdus sur le sujet de ce comité. Et le pire dans tout ça ? 4 ans que tout le monde se plaint des outils à dispo.
Dans ce cas, il est simple de regarder les conséquences de dysfonctionnement du système ainsi que sa fréquence pour se donner une idée du coût du non-changement.
Pour chiffrer ce coût de l’inaction : listez les incidents des deux dernières années liés au processus (comité reporté, commande en double, audit non conforme, pénalité de retard), estimez le coût de chacun et leur fréquence. Un incident à 50 000 € tous les deux ans pèse 25 000 € par an, de quoi financer plusieurs applications.
Mais cette méthode a ses limites aussi, sur des processus simples (peu d'étapes), des processus qui n'engagent que peu de ressources etc. Dans ces cas-là que fait-on ? On abandonne ? on reste sur de vieux Excel ? On ne s'améliore plus ?
Les gains qui ne se chiffrent pas
Je ne veux pas oublier dans les calculs de ROI des choses non tangibles, voici une liste non exhaustive des points importants dans la décision, au-delà du pur ROI financier :
- Suppression des tâches chronophages : même si elles ne sont pas longues, elles sont inutiles et à la chaîne.
- Interface agréable : passer d’un Excel à une belle appli pensée pour ça change la donne.
- Information accessible : on ne recherche plus la bonne version pendant 30 minutes, l’info est là, il n’y a plus qu’à la cueillir.
- Cloud natif : on accède aux infos sur le téléphone, la tablette, l’ordinateur, chez soi, en déplacement, sur le terrain ; l’appli est partout où vous en avez besoin.
- Uniformisation du SI : plus de silos, les outils communiquent entre eux, l’information gagne en clarté et en fiabilité.
- Qualité de travail : c’est quand même plus agréable sur tout point ; repartir sur des Excel ensuite… mouais.
Calculer le ROI d’une application métier : un exemple chiffré
Reprenons le suivi des audits qualité. Trois personnes du service qualité passent chacune 4 heures par semaine à ressaisir les audits, relancer les actions correctives et refaire les tableaux de suivi dans Excel. Avec une application métier, il leur reste une heure par semaine chacune.
| Poste | Sur Excel | Avec l’application |
|---|---|---|
| Temps passé par semaine (3 personnes) | 12 h | 3 h |
| Heures par an (45 semaines) | 540 h | 135 h |
| Coût, à 45 € de l’heure chargée | 24 300 € | 6 075 € |
| Gain annuel | 18 225 € |
Pour un projet à 15 000 € HT (montant pris pour l’exemple), le délai de retour sur investissement se calcule ainsi : coût du projet ÷ gain annuel = 15 000 ÷ 18 225, soit environ 10 mois. Sur 3 ans, le gain net dépasse 39 000 €.
Ce montant de 15 000 € HT est un exemple. Chez YoungData, une application centrée sur un seul processus coûte à partir de 7 000 € HT, et une application métier complète le plus souvent de 18 000 à 40 000 € HT : refaites le calcul avec le budget fixé après l’atelier et la maquette.
Côté licences, une application qui tourne sur SharePoint avec vos licences Microsoft 365 ne coûte rien de plus. Si elle s’appuie sur Dataverse, comptez Power Apps Premium à 17,30 € HT par utilisateur et par mois : pour 10 utilisateurs, 2 076 € HT par an, et le retour arrive en 11 mois environ.
Ce calcul ne compte ni les erreurs évitées (actions oubliées, audit non conforme) ni le coût de l’inaction : le gain réel est en général plus élevé.
Ce que nos clients ont gagné
- SUEZ : une application Power Apps centralise les projets, les comités de décision et leurs documents ; trois flux Power Automate gèrent la recherche de créneau, les relances et la synthèse de chaque comité. Une heure gagnée par collaborateur à chaque comité, d’après l’estimation de l’équipe projet.
- Le Bélier : trois applications Power Apps et un rapport Power BI pour les demandes de recrutement et d’investissement. Recrutements traités cinq fois plus vite, 800 demandes d’investissement automatisées, 92 % de mails manuels en moins.
- Baudrand New Tech : une application Power Apps gère la vente de pièces détachées, de la demande du client à l’envoi de la pièce. La gestion complète d’une commande passe de 4 jours à 1 jour.
Quel est le vrai ROI ou COI d'une application métier ?
Venons-en aux faits, quel est le réel ROI/COI de la mise en place d'applications métier ?
Une révolution encore mystique a fait son apparition il y a quelques années, l'IA. Son souci c'est que c'est trop flou : on fait quoi avec ? Comment je peux l'implémenter dans mon entreprise ?
Parce que les études les plus récentes montrent que la mise en place de LLM (comme Copilot ou ChatGPT) pour les collaborateurs n'a pas un ROI dingue, certes il rédige des mails et fait des comptes rendus de réunion, ok, mais ce n'est pas non plus la révolution promise.
Prenons un exemple concret d'une entreprise qui a produit du gros ROI grâce à de l'IA : UPS. UPS ont fait fort, 300 000 000 $ économisés chaque année grâce à l'IA, c'est fort c'est fort.
Un algorithme optimisé au mieux pour eux le trajet des chauffeurs, résultat du temps et de l'essence économisés. Pour en arriver là, ils ont eu besoin de nourrir leur algorithme, à base de données, des montagnes de données, mais pas n'importe lesquelles, des données propres et utilisables.
Heureusement que leurs données n'étaient pas générées sur la base de tableaux Excel parce qu'ils en auraient perdu des sous. Non, des données collectées sur la base d'applications métier, d'IoT etc. et de ça ils ont pu concevoir un algo capable de produire du ROI.
Vous comprenez où je veux en venir, les applications métiers, leur ROI, il est là. Quant au jour de demain, les concurrents et autres entreprises auront toujours un coup d'avance dans la prédiction, le rebond, l'intelligence business, ce n'est pas parce qu'ils auront embauché 200 data analysts parés à fouiller des Excel à longueur de journée pour identifier des patterns, mais bien parce que la donnée sera cadrée dans des bases de données peu importe le type, avec des données propres collectées grâce aux applications métiers mises en place 4 ans plus tôt.
Une fois que la donnée est là, propre, utile, on pose des choses par-dessus avec de la prédiction, de l'alerte, de l'action automatique. Imaginez des données RH et commerciales propres, un algorithme qui vous dit que vous avez connu ce pic il y a 5 ans, que vous l'avez géré, qu'aujourd'hui vos effectifs manquent de certaines choses pour gérer le pic correctement ? C'est pas le rêve ? Imaginez ça en tout point ? Chaque humain fera alors son travail et ce qui produit de la valeur, les décisions seront prises sur la base de données réelles, vraies et fraîches quotidiennement.
Pensez-vous donc que, garder des papiers, des fichiers Excel, vous permettra donc de monter dans le train au moment de maturité suffisante ? Ou pensez-vous que prendre un billet aujourd'hui en structurant vos données grâce à des applis métiers ne serait pas finalement, le plus gros pas vers un ROI colossal demain ?
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- La Power Platform pour les équipes commerciales
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Questions fréquentes
Quels sont les avantages d’une application métier ?
Du temps gagné sur la ressaisie et les relances, des données fiables et à jour, des erreurs évitées grâce aux règles appliquées à chaque saisie, un suivi en temps réel sur ordinateur et sur téléphone, et des données structurées sur lesquelles bâtir des tableaux de bord et de l’IA.
Comment calculer le ROI d’une application métier ?
Mesurez le temps passé aujourd’hui sur le processus, estimez celui qui restera avec l’application, et valorisez la différence au coût horaire chargé. Le délai de retour est le coût du projet divisé par ce gain annuel. Ajoutez le coût des erreurs et des incidents évités.
Qu’est-ce que le coût de l’inaction ?
C’est ce que coûte le fait de ne rien changer : heures perdues chaque semaine, erreurs, incidents et occasions manquées. On l’estime en listant les incidents des dernières années liés au processus, leur coût et leur fréquence.
En combien de temps une application métier est-elle rentabilisée ?
Souvent en moins d’un an quand elle remplace un processus qui prend plusieurs heures par semaine à plusieurs personnes. Dans notre exemple de suivi des audits qualité, le retour arrive en 10 mois environ.
