Un travail important pour les chefs de chantiers de remplir ces différents rapports, des éléments oubliés, des formats non uniformes etc... en réalité le chiffre est le suivant : 20% des rapports de chantier sont réellement exploités.
Le paradoxe est intéressant, des heures passées à documenter, pour que ces données terminent dans un SharePoint, SharePoint qui devient rapidement une décharge inexploitable d'informations pourtant précieuses.
La question est donc la suivante : pourquoi cette débâcle et comment y remédier ?
Anatomie d'une débâcle : les 5 raisons qui tuent vos REX
Les REX sont aujourd'hui une case à cocher
Les personnes en charge de remplir ces REX le font parce qu'ils doivent le faire.
En effet, combien d'informations remontées dans le vide ? Combien d'incidents indiqués sans aucune amélioration par la suite ?
C'est dans ce contexte que petit à petit la pensée suivante s'installe : "je vais le faire parce que je dois le faire, mais à quoi bon, pour que ça termine je ne sais où et que ce ne soit lu par personne ?"
Ce phénomène est réel et réduit drastiquement la qualité des retours d'expériences des collaborateurs.
On perd complètement le sens de la démarche. C'est 1 heure de travail le soir après une longue journée... mais à quoi bon ?
Et voilà comment on se retrouve avec des REX bâclés, remplis de phrases génériques copiées-collées d'un chantier à l'autre. Pas par mauvaise volonté. Par désillusion.
Le chaos numérique
Admettons qu'un conducteur de travaux motivé veuille réellement consulter les REX des chantiers précédents avant de démarrer.
Où sont-ils déjà ? SharePoint > Projets > 2023 > Région Est > ... ah non, celui-là c'est dans "Archives" > ... ou peut-être "Retours terrain" ? 20 minutes plus tard, il abandonne.
Et quand bien même il trouve le bon dossier, il tombe sur :
Lequel est le bon ? Mystère. Et même en ouvrant le bon fichier, comment retrouver L'info pertinente noyée dans 15 pages de descriptif ?
Un format non adapté
Un REX classique, c'est quoi ? Un PDF avec :
- Une page de garde
- Un descriptif du projet (qu'on connaît déjà si on cherche l'info)
- Des paragraphes de texte libre sans structure
- Quelques photos perdues en annexe
- Des "recommandations" tellement génériques qu'elles ne veulent rien dire
Exemple vécu : "Il conviendrait d'améliorer la coordination entre les différents corps d'état." OK... mais concrètement ?
Quel problème précis ? Quelle solution appliquée ? Sur quelle phase ? Impossible de filtrer, de rechercher, de croiser les données. Impossible de se dire "montre-moi tous les problèmes d'étanchéité sur des parkings souterrains ces 2 dernières années."
Déconnexion terrain
Souvent, celui qui remplit le REX n'était même pas sur le chantier au quotidien. C'est quelqu'un du bureau qui compile des infos de seconde main, lisse les aspérités, édulcore les vrais problèmes pour que ça fasse propre dans le rapport.
Résultat : les vraies pépites d'expérience restent dans la tête du chef de chantier qui a vécu le truc, mais qui n'a jamais eu l'occasion de le documenter correctement.
Ou pire, qui l'a documenté mais ça a été reformulé en langue de bois administrative.
Qui est responsable de ce processus ?
Là on touche au cœur du problème. Même si par miracle vous avez des REX bien remplis et bien rangés, répondez-moi :
1 - Qui est responsable de s'assurer qu'ils soient consultés avant chaque nouveau chantier ?
2 - À quel moment du cycle projet on prend le temps de les lire ?
3 - Comment on mesure si les leçons ont été appliquées ?
Généralement, la réponse à ces 3 questions, c'est : personne, jamais, et on ne mesure pas. Pas de responsable capitalisation. Pas de moment dédié. Pas de KPI. Donc personne ne consulte. Donc personne ne rédige sérieusement. Et la boucle est bouclée.
Comment passe-t-on du chaos à la productivité ?
Étape 1 : capturer la bonne info au bon moment
Ok, la base d'un REX de chantier, c'est d'avoir la bonne information au bon moment. Comme dit plus haut, la base c'est de saisir la bonne information au bon moment par la bonne personne, et pour ça, il est mieux que ça aille vite et que ce soit clair.
Une application métier claire, en ligne et hors ligne pour pouvoir saisir sous forme de formulaire dirigé et libre à la fin de chaque visite de chantier avec la possibilité de joindre des photos. 5 minutes pour remplir, pas de mise en page, pas de rapports, juste la capture de l'information en direct de manière authentique.
Et surtout : des champs structurés. Pas du texte libre dans tous les sens.
- Type d'ouvrage (menu déroulant)
- Phase du chantier (liste)
- Corps d'état concerné (tags)
- Niveau de criticité (échelle)
- Photos géolocalisées automatiquement
- Temps de remplissage : 5 minutes max. Accessible même sans réseau.
Étape 2 : CENTRALISER LES DONNÉES
Tout ça arrive dans une base SharePoint unique, mais personne n'y va directement. SharePoint, c'est votre backoffice technique. Le moteur invisible qui stocke tout proprement avec une vraie taxonomie métier.Parce que soyons honnêtes : personne ne va aller fouiller dans SharePoint. Les gens ne regardent jamais le SharePoint. C'est pour ça que vous avez besoin de...
Étape 3 : exploiter la donnée
Une deuxième Power Apps, celle-là pensée pour la consultation et le pilotage. C'est là que vos conducteurs de travaux, chefs de chantier, responsables QHSE vont vraiment venir chercher l'info. Interface claire avec :
- Recherche intelligente : "dalles béton + fissuration" → résultats en 3 secondes
- Filtres par métier : type d'ouvrage, phase, criticité, date, localisation, ville, chantier, client…
- Fiches REX lisibles : photos, contexte, problème, solution, en un coup d'œil
- Connexions automatiques : "3 autres REX similaires existent"
Pas besoin de comprendre l'arborescence SharePoint. Pas besoin de savoir où c'est rangé.
Vous ouvrez l'app, vous trouvez, vous exploitez.
Et là, vous pouvez aussi avoir des fonctions métier utiles :
- Marquer un REX comme "appliqué sur mon chantier"
- Créer des plans d'actions
- Ajouter un commentaire : "j'ai testé cette solution, voilà le résultat"
- Suggérer une amélioration à un REX existant
- Poser une question à l'équipe qui a remonté le REX
Étape 4 : Pousser l'info au bon moment (automatisation)
C'est là que Power Automate entre en jeu. Scénario : un nouveau chantier est créé dans votre système. Automatiquement, le workflow :
- Analyse les caractéristiques du projet (type, localisation, particularités)
- Cherche les REX pertinents dans l'historique
- Envoie au conducteur de travaux une notification dans l'app : "5 REX à consulter avant de démarrer"
- Génère une checklist des points de vigilance identifiés sur des chantiers similaires
Plus besoin de chercher. L'info vient à vous au moment où vous en avez besoin.
Et si une situation ressemble à un incident déjà vécu ? Notification automatique dans l'app : "Attention, ce cas ressemble au problème rencontré sur le chantier de Lyon - voir fiche #187"
Étape 5 : Piloter avec des vrais indicateurs
Là, on parle de dashboard de pilotage dédié aux responsables et à la direction. Un Power BI qui affiche :
Tableaux de bord dynamiques :
- Les incidents récurrents qui coûtent le plus cher (top 5 avec montants estimés)
- Les innovations qui marchent vraiment (par typologie de chantier)
- Le taux de consultation des REX par projet (qui utilise vraiment le système ?)
- Les économies réalisées grâce aux bonnes pratiques appliquées
- Les équipes les plus contributives
Remontées intelligentes :
- Alertes automatiques : "3 chantiers ont remonté le même problème ce mois-ci"
- Suggestions d'actions : "Ce problème revient souvent, une formation est peut-être nécessaire"
- Analyse des tendances : "Les problèmes de coordination électricité sont en hausse de 40%"
L'idée, c'est de donner de la visibilité stratégique et de permettre des décisions basées sur des données réelles, pas sur du feeling.
Étape 6 : Aller plus loin avec l'IA
Une fois que les données sont propres et que vos équipes utilisent réellement le système, vous pouvez passer au niveau supérieur avec un Copilot intelligent connecté à votre base REX.
L'assistant qui connaît toute votre expérience. Vous êtes en réunion de préparation et quelqu'un demande : "On a déjà eu des soucis de coordination VRD/gros œuvre sur des parkings souterrains ?"
Au lieu de fouiller dans l'app, vous posez la question au Copilot en langage naturel.
Réponse en 30 secondes : "Oui, 3 chantiers similaires. Problème récurrent : retard de 2-3 semaines à cause des réseaux existants non cartographiés.
Solution qui a marché sur Lyon Nord : scanner 3D préventif + réunion tri-partite avant terrassement.
Voir REX #187, #234, #289." Directement dans Teams. Sans casser le rythme de la réunion.
Détection proactive + synthèses automatiques Vous uploadez le CCTP d'un nouveau chantier.
Le Copilot l'analyse et vous alerte : "⚠️ Sur 4 chantiers similaires, problèmes logistiques liés à l'évacuation des déblais.
Impact moyen : 12 jours de retard. Recommandations : voir REX #156 et #278." Vous anticipez au lieu de subir. Besoin d'une formation interne ?
Demandez : "Génère-moi les 10 bonnes pratiques sur la gestion des sous-traitants électricité basées sur nos REX." Document structuré en 2 minutes au lieu de 3 jours de compilation manuelle.
Comment y aller sans se planter
- Phase 1 (3-6 mois) : Structurez d'abord votre base avec les apps. Atteignez 100-150 REX de qualité.
- Phase 2 (2-3 mois) : Déployez le Copilot en lecture seule avec une équipe pilote. Ajustez.
- Phase 3 : Activez progressivement détection proactive, enrichissement auto, synthèses.
L'erreur fatale : déployer l'IA sur des données chaotiques. L'IA amplifie la qualité, pas le bordel. Faites d'abord le gâteau, l'IA, c'est juste la cerise dessus.
Récap de l'écosystème
Pour être clair, vous avez 3 applications distinctes :
- App mobile de saisie : pour capturer à chaud sur le terrain
- App de consultation métier : pour chercher et consulter les REX facilement
- Dashboard de pilotage : pour les décideurs, avec les indicateurs et analyses
- Assistant IA connecté à vos données
Et en coulisse, SharePoint qui stocke tout proprement. Mais personne n'y va directement. C'est juste le coffre-fort technique.
Les 3 règles pour que ça marche vraiment
- Règle 1 : Ça doit être ridiculement simple Si remplir un REX prend plus de 5 minutes, personne ne le fera correctement. Point. L'interface doit être intuitive au point qu'aucune formation ne soit nécessaire. Et pareil pour la consultation : si je dois cliquer 15 fois pour trouver une info, je vais abandonner.
- Règle 2 : Il faut voir la valeur rapidement Quand quelqu'un remonte une info, il doit voir qu'elle est utilisée. Rien de pire que de contribuer dans le vide. Mettez en place des feedbacks dans l'app : "Ton REX sur l'étanchéité a été consulté 12 fois et appliqué sur le chantier Leclerc, merci !" Vous pouvez même gamifier un peu : contributeur du mois, équipe la plus active, etc.
- Règle 3 : Ça doit être intégré dans vos process Consulter les REX ne peut pas être une option. Ça doit être une étape obligatoire dans votre processus de démarrage de chantier. En réunion de lancement, prenez 10 minutes : "Qu'est-ce qu'on a appris sur des projets similaires ?" Et vous ouvrez l'app de consultation directement en réunion. Et il faut un responsable identifié. Pas "l'équipe QHSE en général". UN nom, UNE personne qui s'assure que la capitalisation se fait.
Les résultats qu'on observe
Quand c'est bien fait, voilà ce qui se passe :
- Le taux d'exploitation passe de 15% à 75% en 6 mois
- 30% de réduction des incidents récurrents
- ROI positif dès 8-10 mois
Et surtout, les équipes retrouvent du sens dans la démarche. Parce qu'elles voient que ce qu'elles remontent sert vraiment.
Conclusion
Le REX n'est pas une corvée administrative de plus. C'est votre seul levier pour arrêter de répéter les mêmes erreurs à 100 000 €pièce.
Mais pour que ça marche, il faut arrêter de penser "document à produire" et commencer à penser "donnée à exploiter".
Les étapes :
1 - Structurez : remplacez les PDF par une vraie base.
2 - Systématisez : intégrez ça dans vos process de démarrage.
3 - Augmentez : utilisez l'IA pour démultiplier la valeur.
Les boîtes qui font ça constatent des chantiers plus rentables, plus sûrs, plus rapides. Pas par magie. Juste parce qu'elles arrêtent de réinventer la roue tous les 3 mois.
On regarde ensemble ?
J'offre en ce moment un audit complet de votre système REX + une maquette adaptée à votre contexte + les livrables métiers qui vont avec.
Vous repartez avec un plan concret, que vous le fassiez avec nous ou en interne.
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