Est-ce que mon fichier est optimisable ?

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Une des premières questions à se poser si on veut trouver une alternative à son fichier Excel serait : est-ce que j’en ai besoin et pourquoi ? 

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J’identifie 3 types de fichiers : 

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• La tenue de liste et le petit calcul : tenir des listes de participants, faire des visuels pour une présentation, des petites actions ponctuelles avec peu de données 

• L’usine de calculs : des centaines d’onglets de données, des KPI à n’en plus finir, des données à actualiser chaque mois et le besoin de dupliquer le fichier pour avoir une vision par entité, des macros VBA qui font des calculs tordus 

• Le grand recueil de l'information : une base d'informations conséquente, avec des formulaires à remplir, peut-être pour dynamiser la création d’une fiche ou d’un devis.

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Excel est un outil puissant. Fonctions intégrées, filtres, tips, graphiques variés, mise en forme conditionnelle, export et import de données, collaboration en temps réel, il est une très bonne clé d’entrée pour le traitement de données en entreprise. 

Les limites et alternatives

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Néanmoins, il commence à rencontrer des difficultés selon certains usages : 

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• Grosse volumétrie et visibilité  S’il reste efficace sur quelques milliers de lignes, un fichier qui contient trop de données rencontre très souvent de gros problèmes de performances, que ce soit au niveau du temps de chargement ou du délai de complétion et d’enregistrement des données. Cette lenteur de l’outil peut entraîner une vraie perte de temps au quotidien. 

• Accès et partage de la donnée : V1, V1_DEF, V1_FINALE… Combien de versions de votre fichier avez-vous générées en le partageant à des collègues qui l'ont à leur tour modifié ? Cela conduit bien souvent à une véritable perte de contrôle, de traçabilité et d'efficacité dans la gestion de l'information. 

• Mise à jour fréquente des données : Si le référentiel est un expert ou une copie d’un autre système qui bouge fréquemment vous vous exposez très facilement à une perte de données, des erreurs ou des doublons d'information ce qui est un vrai problème pour la fiabilité de votre donnée et de ce que vous en faites. 

• Sécurité et confidentialité des informations : Ces fichiers qui parfois contiennent de la donnée sensible circulent par emails, peuvent être copiés et envoyés à n'importe qui. Il n’y a pas de suivi des consultations ni de gestion fine des droits ce qui expose à des fuites de données.

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Pour parer à ces problématiques de fichiers isolés et non traçables, le Cloud peut s’avérer être une vraie alternative aux limites d’Excel. Là où Excel fonctionne en local ou repose sur des copies de fichiers, le Cloud propose une approche centralisée et connectée. Chaque action peut être tracée ce qui permet de s’assurer d’une cohérence dans nos données. 

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Aujourd’hui des outils cloud rapides à mettre en place comme la Power Platform permettent de remplacer une partie de ces fichiers. 

La Power Platform est une suite d'outils mis à disposition par Microsoft qui permettent de créer très rapidement, avec des technologies low code, des applications, rapports et flux d’automatisation 100% personnalisés.

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L’idée ici n’est pas de remplacer totalement Excel par des solutions Power Platform mais plutôt de savoir trouver la bonne dynamique quand les systèmes actuels atteignent leurs limites.

En quoi ça me concerne ? Exemple de cas d’usage

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Cas d'usage n°1

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👉 Mon avis  Pour ce qui est des fichiers simples, Excel reste l’outil à privilégier. Facile à mettre en place et à mettre à jour, il faut aussi savoir rester simple quand le besoin s’y prête. 

🚀 Voir plus loin  Si cette solution semble convenir au premier abord, en y regardant de plus près on se rend compte qu’elle peut être facilement optimisable. 

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En effet, ici les relances et les formulaires d’avis post formation sont envoyés à la main à partir de la colonne “Date d'inscription” ou “Date de la formation”. Madame X perd donc environ 2h par semaine à identifier les personnes à contacter.

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De plus, les coordonnées des participants étant saisies manuellement, les erreurs sont fréquentes, ce qui peut compromettre la qualité des fichiers transmis aux organismes de formation.

À cela s’ajoutent près de 3 heures supplémentaires par semaine passées à répondre aux questions récurrentes des participants sur les modalités des formations. Résultat : un processus chronophage, source d'erreurs, qui nuit à l’efficacité de Madame X. 

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Voici donc une solution proposée : 

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• SharePoint pour stocker vos listes de données.

• Power Apps pour gérer les participants et le référentiel de formations.

• Power Automate pour envoyer automatiquement un email aux participants avant la formation et après afin de recueillir leur avis.

• Copilot Studio pour créer un chatbot à destination des participants pour répondre à leurs questions sur les dates de leur prochaine formation et les éléments à préparer en amont.

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Cas d'usage n°2

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👉 Mon avis  Selon la taille du stock et la fréquence des mises à jour, gérer tout ça sur un fichier Excel peut vite devenir lourd, source d'erreurs, et difficile à suivre au quotidien.

En plus, sans indicateurs clairs, il est compliqué d’avoir une vraie visibilité sur l’état des stocks, de repérer les produits qui tournent le plus ou de prévoir les ruptures à temps. Résultat : on passe beaucoup de temps à corriger, vérifier, et on prend des décisions un peu à l’aveugle. 

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🚀 Voir plus loin  Avoir un fichier où on enregistre les stocks c’est très bien pour démarrer ou pour être utilisé de façon temporaire.

Si l’on a besoin d’une vraie vision long terme avec de l’anticipation et des prévisions notre donnée doit être fiable à 100%. De plus, il est possible que les informations matérielles soient contenues dans d’autres outils desquels on pourrait tirer parti pour créer une vraie solution qui profiterait à tous les corps de métier. 

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• SharePoint ou Dataverse pour stocker les données et les fiches produits (suivant la volumétrie et la complexité des données) 

• Power Apps pour consulter et administrer la base de données

• Power Automate pour déclencher une alerte lorsque le stock de certaines pièces est bas

• Power BI pour créer des visuels et des indicateurs utiles à une meilleure anticipation du stock 

• Copilot Studio pour aider les commerciaux ou les vendeurs à accéder aux fiches produits via un chatbot.

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Cas d'usage n°3

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👉 Mon avis  Les exports de données sont extrêmement chronophages et surtout répétitifs, le traitement à réaliser dessus est tout le temps le même, ce qui entraîne une énorme perte de temps.

Les délais de mise à disposition aux utilisateurs finaux peuvent varier, ce qui crée de la friction. De plus, la sécurité des données importées et partagées peut être compromise si les fichiers contenant ces données sont envoyés à la mauvaise personne. 

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🚀 Voir plus loin : Lorsqu’un système tiers contient les données à exploiter, il est presque toujours possible de s’y connecter directement via une API ou un connecteur natif, sans passer par des exports manuels.

Cette approche permet un accès automatisé, sécurisé et permanent aux données, tout en réduisant les risques d'erreur humaine.

En étant connecté en temps réel à la source, on obtient des KPI fiables et toujours à jour, ce qui favorise une meilleure anticipation et une prise de décision plus rapide. Avec des dashboards interactifs on a une vraie collaboration renforcée entre les équipes.

Se connecter en direct à la source de données pour éviter les exports de données et avoir un rafraîchissement instantané.

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• Power BI pour faire le traitement de la donnée et afficher des visuels utiles aux différentes directions, avec un contrôle automatique sur ce que chacune a le droit de voir.

• Copilot Studio pour répondre à des questions des utilisateurs sur la donnée et avoir des analyses prévisionnelles.

Ce qu’il faut retenir 

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La Power Platform est une alternative à prendre en compte quand nos fichiers Excel commencent à atteindre leurs limites.

Facile à mettre en place et généralement déjà inclus dans vos licences, pourquoi ne pas exploiter toute la puissance des outils Microsoft 365 pour gagner du temps, réduire les erreurs et booster votre activité ?