Gardet
Accompagner la transformation digitale du Groupe Gardet en remplaçant leurs processus papier par une solution automatisée de suivi des temps projet, avec export automatique vers leur CRM, pour améliorer la traçabilité, optimiser la gestion des ressources et libérer du temps pour les tâches à forte valeur ajoutée.
La mission
Le Groupe Gardet, bureau d’études dans le domaine de la construction, est en pleine transformation digitale.
Ils ont une forte volonté d’automatisation, en plus de vouloir changer de fonctionnement pour avoir le moins possible de processus papier.
Leur premier besoin était d’avoir un outil qui permet aux employés de saisir leurs temps passés sur différents projets, avec un export automatique hebdomadaire des heures travaillées vers leur CRM.
La Power Platform était idéale, car ils utilisent déjà énormément les outils Microsoft.
Nous avons donc mis en place une appli Power Apps Canvas pour la saisie et le suivi des heures, 5 flux Power Automate, le tout en utilisant des listes SharePoint pour stocker les données, ne nécessitant ainsi aucune licence supplémentaire.
Résultats
Meilleure traçabilité
Toutes les heures travaillées sont stockées de manière homogène, exportées automatiquement dans le CRM, en respectant leur nomenclature
Visibilité accrue sur la charge réelle de travail
Les collaborateurs et la direction ont une vision claire du temps passé et peuvent adapter la charge sur les futurs projets
Interface intuitive et moderne
L’appli est conçue sur mesure, en un seul écran, qui permet de voir les heures déjà saisies et d’en ajouter via une simple fenêtre pop-up
Résultats
Meilleure traçabilité
Toutes les heures travaillées sont stockées de manière homogène, exportées automatiquement dans le CRM, en respectant leur nomenclature
Visibilité accrue sur la charge réelle de travail
Les collaborateurs et la direction ont une vision claire du temps passé et peuvent adapter la charge sur les futurs projets
Interface intuitive et moderne
L’appli est conçue sur mesure, en un seul écran, qui permet de voir les heures déjà saisies et d’en ajouter via une simple fenêtre pop-up
Résultats
Meilleure traçabilité
Toutes les heures travaillées sont stockées de manière homogène, exportées automatiquement dans le CRM, en respectant leur nomenclature
Visibilité accrue sur la charge réelle de travail
Les collaborateurs et la direction ont une vision claire du temps passé et peuvent adapter la charge sur les futurs projets
Interface intuitive et moderne
L’appli est conçue sur mesure, en un seul écran, qui permet de voir les heures déjà saisies et d’en ajouter via une simple fenêtre pop-up
Résultats
Meilleure traçabilité
Toutes les heures travaillées sont stockées de manière homogène, exportées automatiquement dans le CRM, en respectant leur nomenclature
Visibilité accrue sur la charge réelle de travail
Les collaborateurs et la direction ont une vision claire du temps passé et peuvent adapter la charge sur les futurs projets
Interface intuitive et moderne
L’appli est conçue sur mesure, en un seul écran, qui permet de voir les heures déjà saisies et d’en ajouter via une simple fenêtre pop-up
Ce qu'on a fait
Une appli pensée pour ses utilisateurs : L’application est conçue pour 2 types d’utilisateurs : les collaborateurs et la direction. Tous peuvent consulter les saisies de tout le monde, chacun peut saisir ses propres heures, à la différence de la direction qui peut saisir des heures pour tout autre collaborateur.
Connexion avec le CRM : via Power Automate, Les différents projets sont récupérés et stockés de manière temporaire dans SharePoint. Ce stockage temporaire permet aux collaborateurs de n’avoir que les projets en cours ou en SAV dans l’application. Ce stockage temporaire est vidé et refait chaque jour. En fin de semaine, les heures travaillées sur chaque projet sont renvoyées vers le CRM
Stockage SharePoint : Toutes les données (Projets, Lignes de saisie des heures, Volumes horaires des collaborateurs) sont stockées dans des listes SharePoint, évitant ainsi tout coût de licence supplémentaire
Automatisations : En plus du flux d’alimentation des projets et du flux d’export, 3 process d’automatisation viennent compléter l’application :
- Un flux de relance pour que les collaborateurs complètent leur saisie
- Un flux d’export spécifiques aux projets en SAV pour connaître les motifs et volume horaire de service après-vente par projet.
- Un flux d’export CSV pour une période passée, définie manuellement, afin de mettre à jour les données du CRM pour les projets antérieurs à la mise en place de l’application
Ce qu'on a fait
Une appli pensée pour ses utilisateurs : L’application est conçue pour 2 types d’utilisateurs : les collaborateurs et la direction. Tous peuvent consulter les saisies de tout le monde, chacun peut saisir ses propres heures, à la différence de la direction qui peut saisir des heures pour tout autre collaborateur.
Connexion avec le CRM : via Power Automate, Les différents projets sont récupérés et stockés de manière temporaire dans SharePoint. Ce stockage temporaire permet aux collaborateurs de n’avoir que les projets en cours ou en SAV dans l’application. Ce stockage temporaire est vidé et refait chaque jour. En fin de semaine, les heures travaillées sur chaque projet sont renvoyées vers le CRM
Stockage SharePoint : Toutes les données (Projets, Lignes de saisie des heures, Volumes horaires des collaborateurs) sont stockées dans des listes SharePoint, évitant ainsi tout coût de licence supplémentaire
Automatisations : En plus du flux d’alimentation des projets et du flux d’export, 3 process d’automatisation viennent compléter l’application :
- Un flux de relance pour que les collaborateurs complètent leur saisie
- Un flux d’export spécifiques aux projets en SAV pour connaître les motifs et volume horaire de service après-vente par projet.
- Un flux d’export CSV pour une période passée, définie manuellement, afin de mettre à jour les données du CRM pour les projets antérieurs à la mise en place de l’application
Ce qu'on a fait
Une appli pensée pour ses utilisateurs : L’application est conçue pour 2 types d’utilisateurs : les collaborateurs et la direction. Tous peuvent consulter les saisies de tout le monde, chacun peut saisir ses propres heures, à la différence de la direction qui peut saisir des heures pour tout autre collaborateur.
Connexion avec le CRM : via Power Automate, Les différents projets sont récupérés et stockés de manière temporaire dans SharePoint. Ce stockage temporaire permet aux collaborateurs de n’avoir que les projets en cours ou en SAV dans l’application. Ce stockage temporaire est vidé et refait chaque jour. En fin de semaine, les heures travaillées sur chaque projet sont renvoyées vers le CRM
Stockage SharePoint : Toutes les données (Projets, Lignes de saisie des heures, Volumes horaires des collaborateurs) sont stockées dans des listes SharePoint, évitant ainsi tout coût de licence supplémentaire
Automatisations : En plus du flux d’alimentation des projets et du flux d’export, 3 process d’automatisation viennent compléter l’application :
- Un flux de relance pour que les collaborateurs complètent leur saisie
- Un flux d’export spécifiques aux projets en SAV pour connaître les motifs et volume horaire de service après-vente par projet.
- Un flux d’export CSV pour une période passée, définie manuellement, afin de mettre à jour les données du CRM pour les projets antérieurs à la mise en place de l’application
Ce qu'on a fait
Une appli pensée pour ses utilisateurs : L’application est conçue pour 2 types d’utilisateurs : les collaborateurs et la direction. Tous peuvent consulter les saisies de tout le monde, chacun peut saisir ses propres heures, à la différence de la direction qui peut saisir des heures pour tout autre collaborateur.
Connexion avec le CRM : via Power Automate, Les différents projets sont récupérés et stockés de manière temporaire dans SharePoint. Ce stockage temporaire permet aux collaborateurs de n’avoir que les projets en cours ou en SAV dans l’application. Ce stockage temporaire est vidé et refait chaque jour. En fin de semaine, les heures travaillées sur chaque projet sont renvoyées vers le CRM
Stockage SharePoint : Toutes les données (Projets, Lignes de saisie des heures, Volumes horaires des collaborateurs) sont stockées dans des listes SharePoint, évitant ainsi tout coût de licence supplémentaire
Automatisations : En plus du flux d’alimentation des projets et du flux d’export, 3 process d’automatisation viennent compléter l’application :
- Un flux de relance pour que les collaborateurs complètent leur saisie
- Un flux d’export spécifiques aux projets en SAV pour connaître les motifs et volume horaire de service après-vente par projet.
- Un flux d’export CSV pour une période passée, définie manuellement, afin de mettre à jour les données du CRM pour les projets antérieurs à la mise en place de l’application
Bénéfices
Standardisation de l’information : En utilisant l’application, les utilisateurs sont guidés par le formulaire de saisie, qui élimine les erreurs de saisie de part l’absence de champs de texte. Toutes les informations nécessaires sont dans des listes déroulantes (heures, noms des projets, projets en SAV), ou calculées (durée de travail).
Optimisation du temps de travail par projet : En comparant la somme des heures passées avec le temps de travail estimé en début de projet, la direction peut affiner ses devis futurs pour mieux correspondre à la réalité.
Gain de temps : Les relances automatiques et les exports en CSV libèrent du temps et de la charge mentale pour la direction. Il ne lui est plus nécessaire de contrôler et relancer les collaborateurs, et peut se concentrer sur les tâches importantes de gestion de l’entreprise.
Bénéfices
Standardisation de l’information : En utilisant l’application, les utilisateurs sont guidés par le formulaire de saisie, qui élimine les erreurs de saisie de part l’absence de champs de texte. Toutes les informations nécessaires sont dans des listes déroulantes (heures, noms des projets, projets en SAV), ou calculées (durée de travail).
Optimisation du temps de travail par projet : En comparant la somme des heures passées avec le temps de travail estimé en début de projet, la direction peut affiner ses devis futurs pour mieux correspondre à la réalité.
Gain de temps : Les relances automatiques et les exports en CSV libèrent du temps et de la charge mentale pour la direction. Il ne lui est plus nécessaire de contrôler et relancer les collaborateurs, et peut se concentrer sur les tâches importantes de gestion de l’entreprise.
Bénéfices
Standardisation de l’information : En utilisant l’application, les utilisateurs sont guidés par le formulaire de saisie, qui élimine les erreurs de saisie de part l’absence de champs de texte. Toutes les informations nécessaires sont dans des listes déroulantes (heures, noms des projets, projets en SAV), ou calculées (durée de travail).
Optimisation du temps de travail par projet : En comparant la somme des heures passées avec le temps de travail estimé en début de projet, la direction peut affiner ses devis futurs pour mieux correspondre à la réalité.
Gain de temps : Les relances automatiques et les exports en CSV libèrent du temps et de la charge mentale pour la direction. Il ne lui est plus nécessaire de contrôler et relancer les collaborateurs, et peut se concentrer sur les tâches importantes de gestion de l’entreprise.
Bénéfices
Standardisation de l’information : En utilisant l’application, les utilisateurs sont guidés par le formulaire de saisie, qui élimine les erreurs de saisie de part l’absence de champs de texte. Toutes les informations nécessaires sont dans des listes déroulantes (heures, noms des projets, projets en SAV), ou calculées (durée de travail).
Optimisation du temps de travail par projet : En comparant la somme des heures passées avec le temps de travail estimé en début de projet, la direction peut affiner ses devis futurs pour mieux correspondre à la réalité.
Gain de temps : Les relances automatiques et les exports en CSV libèrent du temps et de la charge mentale pour la direction. Il ne lui est plus nécessaire de contrôler et relancer les collaborateurs, et peut se concentrer sur les tâches importantes de gestion de l’entreprise.
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Optimiser, centraliser et faciliter la recherche d’informations sur une base documentaire.