Factures fournisseurs : S.T. Dupont et Delvaux centralisent la saisie et l’approbation
Centraliser la saisie et l'approbation des factures fournisseurs
Les équipes comptables de S.T. Dupont et de Delvaux, deux maisons de luxe (maroquinerie et accessoires), géraient leurs factures fournisseurs sans circuit établi : des mails éparpillés sur plusieurs boîtes, des factures signées à la main, puis ressaisies dans JDE (Oracle) pour S.T. Dupont ou dans SAP pour Delvaux, avec un risque d'erreur et une perte de temps importants. Nous avons développé P4Demat, qui centralise la saisie et l'approbation des factures fournisseurs des deux maisons, avec Power Automate et Power Apps.
Récupérations et OCR des factures par jour, en continu, par le flux Power Automate.
Le traitement des factures, avec moins d'erreurs et une saisie facilitée (retour qualitatif du client).
Les relances : plus besoin de surveiller manuellement qui a approuvé une facture ou non.
Résumé du cas client
S.T. Dupont et Delvaux traitaient leurs factures fournisseurs sans circuit établi, avec des mails éparpillés et une saisie manuelle dans leurs ERP respectifs. YoungData a développé P4Demat : un flux Power Automate qui récupère et OCRise les factures quatre fois par jour, et une application Power Apps où la comptabilité vérifie les données, désigne les valideurs, puis où les approbateurs valident la facture avant que l'information soit poussée dans JDE.
Un circuit de facturation éclaté entre boîtes mail, papier et deux ERP
Avant le projet, il n'existait pas de circuit établi pour les factures fournisseurs de ces deux maisons du luxe : les factures arrivaient sur des boîtes mail éparpillées, certaines étaient signées à la main, puis ressaisies dans JDE (Oracle) pour S.T. Dupont ou dans SAP pour Delvaux.
Ce fonctionnement représentait un gros risque d'erreur et une perte de temps importante pour les équipes comptables. Le besoin exprimé était de centraliser la saisie et l'approbation des factures fournisseurs.
De la réception du mail à l'écriture dans JDE
La récupération et l'OCR des factures, quatre fois par jour
Un flux Power Automate récupère et OCRise automatiquement les factures reçues, quatre fois par jour, pour alimenter l'application de vérification sans ressaisie manuelle depuis les boîtes mail.
La vérification, la désignation des valideurs et l'approbation
Dans l'application Power Apps, la comptabilité vérifie et complète les informations extraites par l'OCR, puis désigne les valideurs suivant des règles établies (montant, numéro de PO, centre de coût). Les approbateurs reçoivent ensuite la facture, la valident, puis l'information est poussée dans JDE. Les utilisateurs peuvent même répartir une facture sur plusieurs budgets.
Cadrage
Recueil du besoin auprès des équipes comptables de S.T. Dupont et Delvaux, et analyse du circuit de facturation existant sur les deux ERP (JDE et SAP).
Conception
Conception du flux d'OCR, des règles de désignation des valideurs et de la connexion à JDE.
Développement
Développement du flux Power Automate d'OCR et de l'application Power Apps P4Demat, sur une base Dataverse.
Adoption
Utilisation quotidienne par les équipes comptables et les approbateurs des deux maisons.
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