Convocations, émargements, financements et preuves Qualiopi sans ressaisie
"Migrer notre ancienne application Lotus Notes vers Power Apps a été un vrai tournant pour Compass Group. RUDEC a conservé l'essentiel tout en gagnant en rapidité, en sécurité et en confort d'usage. Les automatisations mises en place avec YoungData simplifient le quotidien de nos 15 000 établissements."
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre vos processus, vos circuits de validation et vos irritants. On repart avec le cas d'usage à plus fort impact.
Maquettage & logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage & estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer l'outil seules.
Ce que la Power Platform change dans un organisme de formation
Une session sous le seuil alerte trois semaines avant
Le remplissage se lit en continu depuis le planning. Vous remplissez ou reportez à temps, au lieu de découvrir quatre inscrits une semaine avant.
Les relances OPCO partent à J+30 sans y penser
Un paiement en retard déclenche la relance, puis la suivante. Les délais des financeurs raccourcissent, subrogation comprise, et le BPF se consolide en une extraction.
Chaque preuve Qualiopi se classe le jour où elle naît
Émargement, enquête, convention : la pièce se rattache à son indicateur au moment où elle est produite, du test de positionnement à l'action du référent handicap. L'audit de surveillance se prépare par extraction, pas en soirées.
Les convocations partent seules, les émargements reviennent signés
Inscription validée, contrat de formation ou convention envoyé avec la convocation ; séance faite, émargement signé sur tablette. La feuille froissée et les signatures à courir disparaissent.
Pourquoi YoungData dans votre organisme de formation
YoungData est une agence Microsoft Power Platform qui développe des applications sur mesure pour les organismes de formation : planning des sessions, convocations et émargements avec Power Apps, suivi des financements et des preuves Qualiopi avec Power BI. Partenaire Microsoft depuis 2017, certifiée Qualiopi, plus de 150 projets livrés et une note de 4,7/5 sur Google.
Les preuves Qualiopi ne se rattrapent pas la veille de l'audit. Chaque émargement signé, chaque enquête retournée et chaque convention validée se classe sur son indicateur au moment où elle est produite. L'audit de surveillance devient une extraction.
Vos règles deviennent le flux. Conditions de prise en charge, seuils de remplissage et délais de relance sont formalisés avant développement, puis appliqués dans Power Automate sans exception non tracée.
Vos données restent chez vous. Tout vit dans votre tenant Microsoft 365, avec les droits hérités de vos rôles existants.
Selon votre besoin :
- Planning des sessions et émargements
- Preuves des 32 indicateurs Qualiopi
- Dossiers OPCO, facturation et BPF
Parmi ses clients : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur la Power Platform en organisme de formation
Comment suivre les dossiers OPCO et CPF sans tableur ?
Chaque dossier avance dans un circuit : demande, accord de prise en charge, facturation, paiement. La facture se génère depuis la convention et les émargements, la relance part à J+30 sans que personne y pense, et les heures stagiaires se consolident au fil de l'eau pour le BPF.
C'est le quotidien du responsable administratif et financier.
Faut-il remplacer notre logiciel de gestion de formation ou notre LMS ?
Non. Ce qui fonctionne reste en place : le LMS pour les contenus, le logiciel de gestion s'il en existe un, la compta pour les écritures. YoungData construit ce qui vit aujourd'hui sur Excel, Word et par mail : planning, convocations, émargements, preuves, financements, jusqu'au suivi des dossiers déposés sur EDOF. Ni migration, ni double saisie.
Les connexions passent par Power Automate.
Les convocations et les émargements peuvent-ils être automatisés ?
Oui. Une inscription validée déclenche la convocation, puis la relance de ceux qui ne confirment pas. L'émargement se signe sur tablette en séance, horodaté et nominatif, et la feuille se génère en PDF au format attendu par les OPCO et les auditeurs. L'attestation part à la fin de la session.
C'est le quotidien de la gestionnaire de formation.
Comment repérer un décrochage avant le bilan final ?
En suivant la progression et l'assiduité par apprenant au fil des séances, pas dans un Excel par session. Une absence répétée ou une évaluation manquée fait remonter l'apprenant, à temps pour le rattraper. Les enquêtes à chaud et à froid partent d'elles-mêmes, et les parcours en situation de travail (AFEST) se suivent avec les mêmes preuves que le présentiel.
C'est le quotidien du responsable pédagogique.
Comment garder les preuves des 32 indicateurs Qualiopi à jour toute l'année ?
En rattachant chaque preuve à son indicateur le jour où elle est produite : un émargement signé, une enquête retournée, une convention validée se classent au moment même. Un tableau montre ce qui est couvert, ce qui expire et ce qui manque, de la déclaration d'activité aux certifications RNCP suivies. L'audit de surveillance se prépare par extraction.
C'est le quotidien du responsable qualité Qualiopi.
Comment savoir à l'avance qu'une session ne se remplira pas ?
Le taux de remplissage se lit en continu depuis le planning et les inscriptions confirmées. Une session sous son seuil à trois semaines déclenche une alerte, à temps pour la remplir ou la reporter proprement. Les devis sans réponse sont relancés à la date que vous fixez.
C'est le quotidien du responsable commercial.
Un processus à fiabiliser dans votre organisme ?
Quarante minutes pour cadrer le cas d'usage à plus fort impact, sans engagement.
