Les convocations partent seules, les émargements reviennent signés
Votre planning tient dans un Excel à onglets que vous êtes seule à savoir lire, les convocations partent une par une dans Outlook, et les feuilles d'émargement reviennent froissées ou pas du tout. YoungData construit vos écrans de gestion pour les organismes de formation : planning des sessions, salles et formateurs, convocations et attestations automatiques, émargement signé sur tablette.
Planifier les sessions et supprimer les ressaisies
Quatre effets observés dans les organismes dont YoungData a construit la gestion des sessions.
Le planning voit les conflits avant vous
Salle prise, formateur déjà affecté, groupe complet : le conflit s'affiche à la saisie. Un formateur malade se remplace depuis l'écran, sans repartir de zéro.
Les convocations et attestations partent d'elles-mêmes
Inscription validée, convention ou contrat de formation généré, convocation envoyée ; session terminée, attestation et certificat de réalisation générés. Les relances de ceux qui ne confirment pas partent sans vous.
L'émargement se signe sur tablette, en séance
Chaque demi-journée est signée par le stagiaire et le formateur sur place. Plus de feuille froissée ni de signature à courir des semaines plus tard.
Le stagiaire se saisit une fois
Ses informations alimentent le planning, la convocation, l'émargement, le dossier de prise en charge et la facturation. La triple saisie disparaît.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre vos processus, vos circuits de validation et vos irritants. On repart avec le cas d'usage à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure, et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules ensuite.
Pourquoi YoungData sur la gestion de vos sessions
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform : plus de 150 projets livrés depuis 2017, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Pas un quatrième outil. Vos écrans vivent dans le Microsoft 365 que vous utilisez déjà, à la place d'Excel, de Word et du scanner, connectés à Outlook.
Une saisie sert trois fois. Le stagiaire saisi une fois alimente le planning, la convocation, l'émargement et la facturation que tient le responsable administratif et financier.
Vos questions avant de sortir le planning d'Excel
On jongle déjà entre trois outils, pas envie d'un quatrième ?
Il n'y en a pas de quatrième. YoungData construit vos écrans dans le Microsoft 365 que vous utilisez déjà, à la place d'Excel, de Word et du scanner : le planning, les convocations, l'émargement et les attestations vivent au même endroit, connectés à Outlook.
Les écrans sont construits avec Power Apps.
L'émargement digital est-il accepté par les financeurs ?
Oui. La signature sur tablette est horodatée, nominative et rattachée à la demi-journée ; la feuille se génère en PDF avec les signatures, dans le format que les OPCO et les auditeurs Qualiopi attendent. Elle vaut preuve d'assiduité et alimente directement la facturation.
Le détail côté organismes de formation.
En combien de temps le planning est-il en service ?
Comptez deux à quatre semaines entre la validation des maquettes et la mise en service. YoungData démarre sur le planning et les convocations, le point qui coûte le plus de temps, puis ajoute l'émargement et les attestations.
Les envois sont portés par Power Automate.
Des sessions à planifier sans Excel à onglets ?
Quarante minutes pour cadrer le cas d'usage à plus fort impact, sans engagement.
