Optimiser, centraliser et faciliter la recherche d’informations sur une base documentaire.
Appart'City a sollicité YoungData pour moderniser sa base documentaire et le processus de demandes de modifications associé. L'objectif : centraliser et standardiser les informations pour améliorer l'efficacité du standard téléphonique lors de la relation client.
Application unique vs Excel multi-onglets.
Demandes suivies en temps réel.
Applications Power Apps déployées.
Résumé du cas client
Appart'City gérait sa base documentaire dans un fichier Excel à multiples onglets, difficile à interroger pendant un appel client. YoungData a livré deux applications Power Apps qui centralisent l'information et portent le circuit de demandes de modification. Le standard téléphonique trouve la bonne information immédiatement, et chaque demande est suivie en temps réel jusqu'à sa validation.
Un fichier de dizaines d'onglets, consulté pendant l'appel client
La base documentaire d'Appart'City vivait dans un fichier Excel de plusieurs dizaines d'onglets. Le standard téléphonique devait y chercher l'information pendant que le client patientait, et personne ne pouvait garantir qu'une ligne était à jour. Les demandes de modification circulaient par mail, sans suivi ni visibilité pour celui qui les avait faites.
Deux applications et un circuit d'approbation
La base redevient lisible
La première application remplace le fichier Excel et rend la base documentaire consultable écran par écran, sans faire défiler des onglets. Sa mise en place a mis en lumière les incohérences accumulées, ce qui a permis de repartir sur une base assainie et unifiée. La seconde porte les demandes de modification, temporaires ou permanentes, avec un suivi en temps réel pour le demandeur.
L'approbation ne dort plus dans une boîte mail
Le circuit d'approbation est dynamique : chaque demande part vers les bons approbateurs, qui reçoivent une relance automatique tant qu'ils n'ont pas répondu. La validation se fait depuis Teams, avec un résumé de la demande sous les yeux, ce qui raccourcit nettement le délai de traitement.
Cadrage
Le fichier Excel réel, ses onglets et les usages du standard téléphonique
Maquettage
Écrans de consultation et parcours de demande validés avant développement
Développement
Deux applications Power Apps et le circuit d'approbation dans Teams
Adoption
Assainissement des données incohérentes et accompagnement du standard
L'accompagnement de YoungData nous a permis de cadrer nos besoins au-delà de ce qu'on imaginait possible, tout en faisant monter nos équipes en compétence.
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