Générer des offres commerciales sans ressaisir les CV
Biotope, bureau d'études en écologie, biodiversité et environnement, voulait un outil d'aide à la génération de devis pour réduire le travail manuel de ses collaborateurs : supprimer la mise en forme manuelle des documents et récupérer automatiquement les données issues des CV. Nous avons développé deux applications Power Apps, des flux Power Automate et une Azure Function qui complète les documents Word.
La mise en forme manuelle des devis : les données des CV ne sont plus recherchées à la main dans le PDF.
Un modèle pour toutes les propositions : des offres homogènes, duplicables pour accélérer les projets suivants.
Outils Microsoft déployés : Power Apps, Power Automate et Azure.
Résumé du cas client
Biotope créait ses devis manuellement dans Word, en rouvrant à chaque fois un PDF volumineux pour retrouver les données des CV de ses collaborateurs. YoungData a développé deux applications Power Apps, pour les offres commerciales et pour les données des collaborateurs, deux flux Power Automate, pour le document Word final et la rédaction assistée par IA, et une Azure Function qui insère les tableaux dans les documents.
Un devis recréé à la main à chaque projet
Les données des CV des collaborateurs étaient regroupées dans un seul PDF volumineux. Il fallait les récupérer une à une, manuellement, pour les insérer dans le devis ou pour mettre à jour les informations.
Chaque devis était ensuite créé manuellement dans un document Word, et les données saisies devaient être remises en forme à chaque fois : des opérations répétitives qui mobilisaient du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.
De la sélection du client au document final généré par IA
Deux applications : les offres commerciales et les données des collaborateurs
Le collaborateur sélectionne le client, personnalise les sections de la proposition en estimant le nombre de jours nécessaires pour chacune, puis définit l'équipe en charge du projet. L'intelligence artificielle contextualise ensuite la proposition à partir d'une description synthétique du projet et de l'image du plan de situation. L'application génère une offre commerciale complète, qui peut être dupliquée pour servir de base à de futures propositions.
Une seconde application Power Apps, dédiée à la gestion des données des collaborateurs, permet de tenir à jour des informations telles que les spécialités, les années d'expérience et la formation de chaque profil. Elle propose également une section d'affichage de ces données, conçue pour être intégrée directement à la section « Équipe » de l'offre commerciale.
La génération automatique du document Word final
Un flux, déclenché après la validation de l'offre commerciale, reçoit les données structurées de la proposition. Il complète automatiquement un template Word préformaté en alimentant dynamiquement les champs correspondants, puis génère le document final, prêt à être envoyé au client.
Un second flux, connecté à l'IA via API, aide à rédiger le résumé de l'offre à partir d'un contexte fourni par le collaborateur, puis retourne la proposition à l'application.
Une Azure Function insère automatiquement les tableaux et les contenus que Power Automate ne sait pas gérer nativement dans les documents Word stockés sur SharePoint. Appelée par Power Automate, elle localise le fichier, insère le contenu au bon endroit, puis enregistre le document mis à jour.
Cadrage
Recueil du besoin auprès de Biotope et analyse du PDF de CV et du processus de devis existant.
Conception
Conception des deux applications (offres commerciales et données collaborateurs) et du template Word cible.
Développement
Développement des applications Power Apps, des flux Power Automate et de l'Azure Function.
Adoption
Utilisation par les collaborateurs Biotope pour chaque nouvelle offre commerciale.
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