Centraliser la gestion des comités de décision
SUEZ, groupe de l'environnement, a sollicité YoungData pour centraliser la gestion et le suivi de ses comités de décision de projets dans une interface unique, avec dépôt de documents communs, programmation des dates par un tiers et rappels automatiques pour les tâches et documents obligatoires. L'objectif : sortir de fichiers Excel non uniformes et de relances incessantes, pour standardiser la création des comités et des projets. Nous avons développé une application Power Apps et trois flux Power Automate.
Gagnée par collaborateur à chaque comité, sur la préparation et la recherche d'information (estimation de l'équipe projet).
Flux Power Automate : recherche de créneau, relances et synthèse de comité.
Application Power Apps unique pour piloter tous les projets et comités.
Résumé du cas client
SUEZ gérait la préparation et le suivi de ses comités de décision de projets dans des fichiers Excel non uniformes, mis à jour à la main et sujets à des relances incessantes. YoungData a développé une application Power Apps qui centralise les projets, les comités et leurs documents, complétée par des flux Power Automate qui gèrent la programmation, les relances et la synthèse de chaque comité.
Des fichiers Excel non uniformes et des relances incessantes
Les comités de décision de projets étaient suivis sur des fichiers Excel non uniformes et complexes à remplir, rarement tenus à jour. Les résultats restaient non structurés d'un comité à l'autre.
Faire remonter l'information demandait des relances incessantes pour obtenir les fichiers Excel remplis et les documents associés. L'information était éparpillée, avec une charge mentale importante pour les équipes.
Une application pour piloter les comités, des flux pour ne plus rien oublier
Les projets et comités centralisés dans une application unique
L'application Power Apps permet de créer des projets et, à l'intérieur, les comités associés : informations, documents et KPI sont retrouvés au même endroit. Une bibliothèque de documents types aide chaque contributeur à déposer le bon format du premier coup.
Les documents sont stockés dans un espace partagé sur SharePoint.
Les relances et synthèses de comité envoyées automatiquement
Trois flux Power Automate prennent le relais une fois le comité programmé : l'un envoie les informations à la personne chargée de trouver un créneau, un autre relance les tâches non réalisées et les documents obligatoires non déposés, un dernier envoie à tous les participants la synthèse du comité avec décisions, actions et montants.
Cadrage
Recueil du besoin auprès des équipes SUEZ et analyse des fichiers Excel existants pour poser la structure cible des projets et comités.
Conception
Construction de l'application Power Apps, des projets, des comités et de la bibliothèque de documents types.
Développement
Mise en place des flux Power Automate : recherche de créneau, relances et synthèse de comité.
Adoption
Mise en production et prise en main de l'application par les équipes SUEZ.
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