Application de collecte des preuves Qualiopi sur mesure, session par session
Classer chaque preuve dans le dossier de son indicateur le jour où elle naît, et réclamer celle qui manque
YoungData développe votre application de collecte des preuves Qualiopi, construite sur vos dossiers de session et votre plan de preuves : chaque document produit par la gestion, la pédagogie ou les formateurs est rattaché à sa session et classé dans le dossier de l'indicateur qu'il prouve, avec sa date. Quand une preuve attendue manque à la clôture d'une session, la personne qui la détient est relancée, pas le responsable qualité. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Rattacher chaque preuve à son indicateur et compléter la session avant de la clore
Quatre effets constatés dans les organismes de formation dont YoungData a construit la collecte des preuves.
La preuve se classe le jour où elle naît
La convocation envoyée, l'émargement signé, l'évaluation saisie ou le questionnaire reçu sont rattachés à leur session et rangés dans le dossier de leur indicateur au moment où ils sont produits, avec leur date. Personne ne les cherche après coup.
La preuve manquante est réclamée à qui la détient
À la clôture d'une session, la liste des preuves attendues est comparée à ce qui existe ; le formateur, le gestionnaire ou l'assistante concernés reçoivent la demande, puis une relance. Le responsable qualité ne court plus après les autres.
Le dossier de session est complet ou signalé
Chaque session affiche sa complétude, preuves présentes, manquantes, à renouveler, et les sessions incomplètes de plus de trente jours remontent à la direction. Le contrôle par sondage ne réserve plus de surprise.
L'échantillon de l'auditeur se sort en une extraction
Les sessions tirées au sort par l'auditeur s'exportent avec toutes leurs preuves, classées par indicateur, en quelques minutes, sur site comme à distance. Le temps de l'audit sert aux entretiens, pas à la recherche de pièces.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur la collecte des preuves
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les organismes de formation : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
La preuve naît dans un processus, pas chez le responsable qualité. Convocation, émargement, évaluation : chacune est produite par quelqu'un d'autre ; c'est ce circuit que YoungData branche, pas un classeur de plus.
Le dossier de session est l'unité de l'échantillonnage. L'auditeur tire des sessions au sort ; une seule session incomplète crée un écart, d'où le contrôle de complétude à la clôture de chacune.
Les pièces déposées sont reconnues. Un modèle Azure AI Foundry identifie le type de document déposé par un formateur ou une assistante, la session et l'indicateur concernés, et le classe au bon endroit.
Ce cas d'usage relève du responsable qualité Qualiopi et complète les autres chantiers du secteur des organismes de formation. Parmi les clients de YoungData : Cap English, Radio RTS, Bouygues Construction, La Poste, Compass Group.
Vos questions sur la collecte des preuves
Quelles preuves collecter pour chaque session ?
Le programme et ses objectifs, l'analyse du besoin ou le positionnement, la convocation et sa preuve d'envoi, le règlement intérieur transmis, les émargements par demi-journée, les évaluations des acquis, le questionnaire de satisfaction et ses résultats, l'attestation remise. Votre plan de preuves fixe cette liste par type d'action, et vos écrans la vérifient à chaque clôture.
Comment classer les preuves anciennes déjà accumulées ?
Par lot, session par session : les documents existants sur le serveur ou dans les boîtes mail sont déposés, reconnus par type, rattachés à leur session et à leur indicateur, et les manques sont listés sans être bloquants. La reprise se limite en général aux sessions de la période couverte par le prochain audit.
Comment est organisé le dossier de preuves par indicateur ?
Un dossier par indicateur, alimenté automatiquement depuis les dossiers de session pour les preuves liées aux actions, et directement pour les preuves d'organisation, procédures, veilles, revues de direction, conventions avec les partenaires. Chaque preuve porte sa date, sa session quand il y en a une et sa durée de validité, et la même pièce peut prouver plusieurs indicateurs sans être dupliquée.
Comment répondre à un échantillonnage de sessions par l'auditeur ?
L'auditeur choisit des sessions au hasard dans votre liste ; vos écrans produisent pour chacune le dossier complet, du programme à l'attestation, classé par indicateur, en quelques minutes. Comme la complétude est contrôlée à la clôture de chaque session, l'échantillon ne réserve pas de surprise, et le responsable qualité peut le préparer la veille plutôt que de le craindre.
Les preuves numériques sont-elles acceptées en audit à distance ?
Oui : l'audit à distance repose entièrement sur des preuves partagées à l'écran ou transmises avant, et une preuve numérique datée, rattachée à sa session et lisible en un clic est plus facile à examiner qu'un scan retrouvé dans un classeur. Vos écrans permettent de partager le dossier d'une session ou d'un indicateur avec l'auditeur pour la durée de l'audit.
Combien de temps conserver les preuves Qualiopi ?
Au moins le cycle de certification, trois ans, pour que l'audit de renouvellement puisse remonter jusqu'à l'audit initial, et davantage pour les pièces qui servent aussi aux financeurs, émargements et certificats de réalisation, soumises à leurs propres délais de contrôle. Vos écrans appliquent une durée par type de preuve et archivent à l'échéance, en tenant compte des données personnelles qu'elles contiennent.
Des preuves à classer au fil de l'eau ?
Quarante minutes pour cadrer votre collecte des preuves, sans engagement.
