Tableau de bord de conformité Qualiopi sur mesure, indicateur par indicateur
Savoir en juin quels indicateurs sont couverts par des preuves à jour, pas la veille de l'audit
YoungData développe votre tableau de bord de conformité Qualiopi, construit sur votre plan de preuves et vos dossiers de session : pour chacun des 32 indicateurs, les preuves attendues, celles qui existent avec leur date, celles qui manquent ou expirent, les non-conformités ouvertes et le niveau de préparation de l'audit. Le responsable qualité sait toute l'année où en est l'organisme, sans reconstituer le classeur avant l'audit. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Lire la couverture des 32 indicateurs toute l'année et voir la preuve qui expire
Quatre effets constatés dans les organismes de formation dont YoungData a construit le tableau de bord de conformité.
Chaque indicateur affiche ses preuves et leurs dates
Pour l'indicateur 11 comme pour le 32, la liste des preuves attendues selon votre plan, celles qui existent avec leur date et leur session, et celles qui manquent. Le trou de preuve se voit en juin, pas devant l'auditeur.
La preuve qui expire est signalée avant l'échéance
Une veille datée de plus d'un an, une qualification de formateur à renouveler, un questionnaire de satisfaction trop ancien : l'alerte part au responsable qualité avec l'indicateur concerné, à temps pour produire la preuve suivante.
Le niveau de préparation de l'audit se lit en un chiffre
Part des indicateurs couverts par des preuves à jour, non-conformités ouvertes, dossiers de session complets sur l'échantillon probable. Le responsable qualité et la direction partagent le même chiffre, chaque mois.
La revue qualité mensuelle se prépare en dix minutes
Indicateurs de résultats, réclamations, actions d'amélioration et couverture des preuves sortent du même écran, prêts pour la revue de direction. Le compte rendu de cette revue est lui-même une preuve, datée et classée.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur la conformité Qualiopi
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les organismes de formation : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
YoungData est elle-même organisme de formation certifié Qualiopi. Les 32 indicateurs, l'échantillonnage et l'audit de surveillance font partie de sa propre activité de formation.
La conformité se lit, elle ne se reconstitue pas. Un tableau tenu à jour la veille de l'audit ne pilote rien ; un tableau alimenté par les dossiers de session eux-mêmes est juste chaque jour.
Les preuves déposées sont classées. Un modèle Azure AI Foundry reconnaît le type de chaque document déposé, émargement, évaluation, convocation, programme, et le rattache à l'indicateur et à la session concernés, ce que le responsable qualité vérifie en un clic.
Ce cas d'usage relève du responsable qualité Qualiopi et complète les autres chantiers du secteur des organismes de formation. Parmi les clients de YoungData : Cap English, Radio RTS, Bouygues Construction, La Poste, Compass Group.
Vos questions sur le tableau de bord de conformité
Comment mesurer la couverture des 32 indicateurs Qualiopi ?
En définissant, pour chaque indicateur, les preuves attendues selon votre plan de preuves et le type de votre organisme, puis en rattachant chaque document produit à son indicateur avec sa date. La couverture est la part des preuves attendues qui existent et sont à jour, par indicateur et par critère ; vos écrans la calculent en continu depuis les dossiers de session.
Quelles preuves expirent et doivent être renouvelées ?
Les veilles, qui doivent montrer des dates récentes, les qualifications et évaluations des formateurs, les enquêtes de satisfaction et les indicateurs de résultats, les revues de direction et le plan d'amélioration, les conventions avec les partenaires handicap. Chaque type de preuve porte sa durée de validité dans vos écrans, et l'alerte part avant l'expiration.
Comment le tableau de bord aide-t-il à préparer l'audit de surveillance ?
Dix-huit mois après l'audit initial, l'auditeur vérifie que le système fonctionne dans la durée : le tableau montre l'historique des preuves, la couverture mois par mois et le traitement des écarts précédents, ce qui est exactement sa question. La liste des indicateurs faibles devient le plan de travail des trois mois précédant l'audit.
Les indicateurs diffèrent-ils selon le type d'organisme ?
Oui : le référentiel compte 32 indicateurs, mais certains ne s'appliquent qu'aux centres de formation d'apprentis, aux prestataires de bilans de compétences ou de validation des acquis de l'expérience, et le niveau attendu varie selon le type d'action. Vos écrans n'affichent que les indicateurs applicables à votre organisme, avec le niveau d'exigence retenu par votre certificateur.
Comment sont suivis les indicateurs de résultats à publier ?
Taux de satisfaction, d'assiduité, de réussite, d'insertion ou de poursuite de parcours selon vos actions : ils se calculent depuis les dossiers de session et les enquêtes, par formation et par période, et vos écrans conservent la version publiée avec sa date. L'écart entre le chiffre publié et le chiffre réel, souvent relevé en audit, disparaît.
Le tableau de bord est-il montrable à l'auditeur ?
Oui, et c'est souvent une bonne entrée en matière : il montre que le système de preuves vit toute l'année, avec des dates, et permet d'ouvrir chaque preuve en un clic depuis l'indicateur. L'auditeur garde son échantillonnage et ses entretiens ; le tableau lui évite d'attendre la recherche d'une pièce, ce qui pèse sur son appréciation.
Une conformité Qualiopi à lire toute l'année ?
Quarante minutes pour cadrer votre tableau de bord de conformité, sans engagement.
