Application de gestion des non-conformités et des actions correctives Qualiopi sur mesure
Donner à chaque écart un pilote, une échéance et une preuve de correction, sans le laisser dans un Word
YoungData développe votre application de gestion des non-conformités et des actions correctives Qualiopi, construite sur votre plan de preuves : chaque écart, relevé par l'auditeur ou en interne, est déclaré avec l'indicateur concerné, reçoit une action corrective avec un responsable et une échéance, est relancé automatiquement, et se clôture avec la preuve de la correction jointe. Le rapport d'audit cesse de dormir dans un document que personne ne rouvre. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Tenir chaque non-conformité jusqu'à sa preuve de clôture
Quatre effets constatés dans les organismes de formation dont YoungData a construit le suivi des non-conformités.
L'écart d'audit ne dort plus dans un Word
Chaque écart du rapport d'audit devient une non-conformité avec son indicateur, sa gravité, son délai de réponse et son pilote. Le responsable qualité voit sur un écran ce qui est en cours, en retard et soldé, sans rouvrir le rapport.
Chaque action a un pilote et une échéance relancée
L'action corrective est affectée à une personne avec une date ; la relance part à J-7, puis le retard remonte à la direction. Le responsable qualité cesse d'envoyer les mêmes mails chaque semaine à des collègues qui ne répondent pas.
La preuve de la correction est jointe à la clôture
Une non-conformité ne se clôture qu'avec la pièce qui prouve la correction, nouvelle procédure, document mis à jour, formation faite, et sa date. Ce que l'auditeur suivant demandera existe déjà, au bon endroit.
Les écarts internes se traitent comme ceux de l'auditeur
Un dossier de session incomplet trouvé par sondage, une preuve manquante, une réclamation non traitée dans le délai : le même circuit s'applique, avec la même trace. Le système d'amélioration continue existe entre deux audits, et se prouve.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les non-conformités
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les organismes de formation : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Une non-conformité non prouvée corrigée ressort à l'audit suivant. L'auditeur ne demande pas si vous avez agi, il demande la preuve datée de l'action et de son effet.
La relance ne doit pas dépendre du responsable qualité. Elle part seule, au pilote de l'action puis à la direction, ce qui libère le responsable qualité pour le fond.
Le rapport d'audit est lu. Un modèle Azure AI Foundry lit le rapport PDF du certificateur, en extrait chaque écart avec son indicateur, sa gravité et son délai, et crée les non-conformités à traiter, prêtes pour l'affectation.
Ce cas d'usage relève du responsable qualité Qualiopi et complète les autres chantiers du secteur des organismes de formation. Parmi les clients de YoungData : Cap English, Radio RTS, Bouygues Construction, La Poste, Compass Group.
Vos questions sur les non-conformités et les actions correctives
Quelle différence entre non-conformité majeure et mineure ?
Une non-conformité majeure signifie que l'organisme ne répond pas à un indicateur : elle bloque la certification tant qu'elle n'est pas levée, avec un délai fixé par le certificateur. Une mineure signale une réponse partielle ou un défaut ponctuel, à corriger avant l'audit suivant. Les majeures remontent à la direction dès leur création.
Comment traiter un écart relevé lors de l'audit dans le délai imposé ?
Chaque écart est saisi le jour de la restitution, avec le délai contractuel du certificateur, et reçoit une action, un pilote et une date de fin antérieure au délai ; vos écrans montrent le chemin restant et relancent avant l'échéance. Le dossier de réponse, action réalisée et preuve jointe, se génère pour le certificateur depuis ces éléments, sans reconstitution.
Comment relever des non-conformités en interne avant l'audit ?
Par un contrôle mensuel de quelques dossiers de session tirés au sort, comme le fera l'auditeur, avec une grille par indicateur : preuve présente, datée, signée, cohérente. Chaque manque devient une non-conformité interne avec son action, et le taux de dossiers complets progresse d'un mois sur l'autre, ce qui se lit sur le tableau de bord.
Comment prouver l'efficacité d'une action corrective ?
En mesurant, quelques semaines après la clôture, que le défaut ne se reproduit pas : dossiers de session complets sur le point corrigé, réclamations en baisse sur le motif, preuves produites dans les délais. Vos écrans programment cette vérification à une date donnée et enregistrent son résultat, ce qui distingue une action faite d'une action efficace, la nuance que l'auditeur attend.
Les réclamations et les non-conformités sont-elles gérées dans le même circuit ?
Elles se rejoignent : une réclamation entre au registre des réclamations avec sa date, son traitement et sa réponse, et quand elle révèle un défaut du système, elle ouvre une non-conformité avec son action corrective. Le lien entre les deux est conservé, ce qui montre à l'auditeur que les réclamations alimentent l'amélioration continue plutôt que d'être seulement enregistrées.
Le plan d'amélioration continue vient-il du même écran ?
Oui : les actions correctives issues des écarts, les actions décidées à partir des évaluations et des réclamations, et les améliorations choisies en revue de direction forment un seul plan, avec pilotes, échéances et état. Il se présente à l'auditeur tel quel, avec l'historique des actions closes, ce qui répond aux indicateurs sur l'amélioration continue sans document parallèle.
Des écarts d'audit à solder pour de bon ?
Quarante minutes pour cadrer votre gestion des non-conformités, sans engagement.
