Automatiser la gestion des bons de commande
MDCV, Châteaux & Vignobles en Provence, a sollicité YoungData pour une application de gestion des bons de commande intuitive et peu coûteuse en licences. L'objectif : sortir d'un circuit géré par mail, sans vision globale, où l'information se perdait entre les différents acteurs de la validation. Nous avons développé une application Power Apps reliée à SharePoint et des flux Power Automate qui mènent chaque bon de commande jusqu'à la signature électronique.
Utilisateurs actifs sur l'application.
Bons de commande créés en un an.
Des factures fournisseurs passent désormais par l'outil.
Résumé du cas client
MDCV suivait ses bons de commande par mail, sans vision globale de l'avancement des demandes. YoungData a livré une application Power Apps reliée à SharePoint, complétée par des flux Power Automate : lecture des factures par AI Builder, approbations, signature électronique et archivage. Un an après sa mise en service, l'outil compte 11 utilisateurs, plus de 1 000 bons de commande et 100 % des factures fournisseurs.
Des bons de commande suivis par mail, sans vision d'ensemble
MDCV rencontrait des difficultés à suivre la gestion de tous ses bons de commande. Tout se faisait par mail, sans vision globale de l'évolution des demandes.
Des informations se perdaient entre les différents acteurs de la boucle de validation, sur un besoin qui devait rester couvert par une application intuitive et peu coûteuse en licences.
Une application de bout en bout, du dépôt de facture à la signature électronique
Un tableau de bord et un dépôt de facture qui se remplit tout seul
L'application Power Apps offre un tableau de bord, un espace de suivi du circuit de validation et un espace de gestion des bases connecté aux listes SharePoint, avec des formulaires plus agréables que les formulaires natifs. Au dépôt d'une facture, son contenu est analysé automatiquement par océrisation grâce à AI Builder, ce qui réduit la ressaisie d'informations.
Un site SharePoint stocke toutes les informations nécessaires au circuit de validation et de facturation, avec la liste qui récupère les bons de commande et la facture associée en pièce jointe. Les responsables peuvent ajuster eux-mêmes les listes qui pilotent le processus, par exemple lors d'un changement de poste, sans dépendre d'un développement.
Les approbations et la signature électronique gérées sans intervention manuelle
Plusieurs flux Power Automate prennent en charge l'analyse OCR des documents déposés, la gestion des approbations, l'envoi en signature électronique une fois le bon de commande validé avec récupération automatique du document signé dans l'application, ainsi que l'archivage des bons de commande anciens.
Cadrage
Recueil du besoin auprès de MDCV et analyse du circuit de validation existant, géré par mail.
Conception
Construction du site SharePoint et de la liste des bons de commande, avec des formulaires Power Apps plus agréables que les formulaires natifs.
Développement
Mise en place de l'application Power Apps, de la lecture automatique des factures par AI Builder et des flux Power Automate : approbations, signature électronique, archivage.
Adoption
Mise en production et prise en main de l'application par les équipes MDCV.
L'outil est vraiment super et on l'utilise énormément, ça marche très bien.
Des bons de commande à automatiser ?
Quarante minutes pour cadrer votre besoin. On vous dit ce qui est faisable, en combien de temps, et pour quel budget.
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