Dossier conducteur numérique sur mesure : permis, visite médicale, carte conducteur
Vérifier un dossier conducteur complet en deux minutes, et voir la pièce qui expire avant le contrôle
YoungData développe votre dossier conducteur numérique, construit sur votre liste de pièces obligatoires : permis et catégories, visite médicale du permis poids lourd, carte conducteur du tachygraphe, carte de qualification, pièce d'identité ou titre de séjour, déposés en photo à l'embauche, lus automatiquement et surveillés jusqu'à leur date de fin. La pièce manquante ou expirée se voit sur la fiche, avant le contrôle sur route ou l'audit. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Tenir un dossier conducteur complet et surveiller chaque pièce jusqu'à sa date de fin
Quatre effets constatés chez les DRH de transporteurs dont YoungData a construit le dossier conducteur numérique.
Chaque pièce est lue au dépôt, sa validité extraite
Permis, avis médical, carte conducteur, carte de qualification, titre de séjour : le document déposé est reconnu, l'identité et la date de fin sont extraites et rattachées à la bonne rubrique du dossier. Une pièce illisible ou incohérente est renvoyée au déposant.
Le conducteur dépose ses pièces depuis son téléphone
À l'embauche ou à chaque renouvellement, le conducteur photographie la pièce demandée depuis son téléphone, guidé par la liste de ce qui manque. La RH valide en un clic, et le dossier se complète sans photocopieuse ni pochette.
L'alerte part avant l'expiration, au conducteur et à la RH
Visite médicale, carte conducteur, titre de séjour, autorisation : chaque date de fin déclenche une alerte au conducteur et à la RH à l'échéance que vous fixez, avec la démarche à faire. Le planning est informé si la pièce arrive à expiration sans renouvellement.
La complétude des dossiers se lit par site
Le tableau de bord montre par site le nombre de dossiers complets, les pièces manquantes et celles qui expirent dans les trois mois. L'audit d'un client ou d'une administration se prépare depuis cet écran, pas depuis les armoires.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur le dossier conducteur
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les ressources humaines des transporteurs et des logisticiens : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Une pièce expirée engage l'entreprise. Un conducteur dont la visite médicale du permis est périmée roule sans permis valide ; la surveillance des dates n'est pas un confort administratif, c'est la responsabilité de l'employeur.
Le conducteur dépose lui-même ses pièces. La photo du nouveau permis ou de la carte conducteur renouvelée se prend depuis le téléphone, est lue et rattachée au dossier ; la RH valide, elle ne court plus après les photocopies.
Les pièces sont lues à leur dépôt. Un modèle Azure AI Foundry reconnaît le type de document, permis, carte conducteur, avis médical, titre de séjour, en extrait l'identité, les catégories et la date de fin de validité, et signale une photo illisible ou un document qui ne correspond pas au conducteur.
Ce cas d'usage relève de la DRH transport et complète les autres chantiers du secteur transport et logistique. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur le dossier conducteur numérique
Quelles pièces doit contenir le dossier d'un conducteur routier ?
Le permis de conduire avec les catégories requises, l'avis médical d'aptitude à la conduite des poids lourds, la carte conducteur du tachygraphe, la carte de qualification attestant la FIMO ou la FCO, la pièce d'identité ou le titre de séjour avec autorisation de travail, les attestations de formation spécifiques et les autorisations de conduite délivrées par l'employeur, plus les pièces contractuelles habituelles.
Comment vérifier la validité du permis d'un conducteur salarié ?
L'employeur peut demander au conducteur de présenter son permis à l'embauche et périodiquement, et lui faire signer une attestation sur l'honneur de validité, sans accès direct au solde de points. Le dossier enregistre la présentation avec sa date, programme la vérification suivante selon votre règle, et conserve l'attestation signée, ce qui prouve la diligence de l'entreprise.
Comment gérer la confidentialité des données du dossier conducteur ?
Les pièces sont stockées dans votre tenant Microsoft 365, avec des droits par rôle : la RH voit tout, l'exploitant voit l'état de validité sans les documents, le conducteur voit son propre dossier. Les données de santé se limitent à l'aptitude et à sa date, chaque consultation est journalisée, et les durées de conservation appliquent vos obligations légales.
Que se passe-t-il quand la visite médicale du permis poids lourd arrive à échéance ?
Trois mois avant la date de fin de l'avis médical, le conducteur et la RH reçoivent une alerte avec la démarche à engager auprès d'un médecin agréé, puis des rappels. Le nouvel avis déposé met la validité à jour. Si l'échéance arrive sans renouvellement, le conducteur est signalé au planning comme non affectable, puisque son permis poids lourd n'est plus valide.
Comment le dossier conducteur se relie-t-il au suivi des formations FIMO, FCO et ADR ?
Le dossier conducteur et le registre des qualifications partagent la même fiche : la RH y suit le permis, la visite médicale et la carte conducteur, le QHSE y suit les formations obligatoires et les habilitations. L'exploitant lit un seul état d'affectabilité qui combine les deux, et une pièce n'est jamais déposée deux fois pour deux services.
Comment constituer le dossier d'un nouveau conducteur avant son premier jour ?
Dès la promesse d'embauche, le futur conducteur reçoit un lien pour déposer ses pièces depuis son téléphone, et voit ce qui reste à fournir. La RH est prévenue quand le dossier est complet ou qu'une pièce pose problème, ce qui permet de régler un titre de séjour ou une visite médicale manquante avant le premier jour.
Des dossiers conducteurs à sortir des pochettes papier ?
Quarante minutes pour cadrer votre dossier conducteur numérique, sans engagement.
