Application de gestion des demandes de groupes et des allotements sur mesure
Répondre à chaque demande de groupe dans le délai et ne plus bloquer des chambres qu'un allotement ne consomme pas
YoungData développe votre application de gestion des groupes et des allotements, construite sur votre PMS et vos conditions de vente : chaque demande de groupe ou de séminaire est qualifiée, répondue dans le délai avec une option datée, puis contractualisée avec ses paliers d'annulation et sa rooming list. Les allotements des partenaires sont suivis en consommation réelle, et les chambres non vendues reviennent à la vente à la date de release. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Qualifier chaque demande de groupe et libérer les allotements non consommés à temps
Quatre effets constatés dans les établissements dont YoungData a construit la gestion des groupes et des allotements.
La demande de groupe est qualifiée et répondue dans le délai
Dates, chambres, prestations, budget et interlocuteur sont enregistrés à la réception de la demande, le devis se chiffre avec le déplacement de clientèle individuelle, et la réponse part dans le délai que vous fixez. Le client sait à quoi s'en tenir avant d'aller voir ailleurs.
L'option porte sa date de release
Chaque option bloque des chambres jusqu'à une date connue ; le client est relancé avant, et les chambres reviennent à la vente automatiquement si l'option n'est pas confirmée. Plus de disponibilité fermée par une option oubliée.
L'allotement se suit en consommation réelle
Chambres contractées, vendues et restantes par partenaire et par période, avec la date de release et le taux de consommation des saisons précédentes. Les allotements qui ne se vendent pas se renégocient sur des chiffres.
Le contrat de groupe reprend le devis et les conditions
Rooming list attendue, date limite, paliers d'annulation, acompte, prestations et tarifs viennent du devis accepté, dans votre modèle de contrat. Le jour de l'arrivée, la réception dispose de la liste nominative et des conditions signées.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les groupes et les allotements
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les hôtels, résidences et sites touristiques : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Un groupe accepté sur une date forte déplace des clients individuels. Le devis doit intégrer ce que ces chambres auraient rapporté en individuel ; c'est le calcul que vos écrans font avant la réponse.
Un allotement non suivi bloque des chambres invendues. La date de release est une échéance à surveiller, pas une clause de contrat oubliée.
Les demandes de groupes sont lues. Un modèle Azure AI Foundry lit la demande reçue par mail, dates, nombre de chambres, prestations, budget, et crée le dossier qualifié avec le délai de réponse.
Ce cas d'usage relève du revenue manager et complète les autres chantiers du secteur du tourisme et de l'hôtellerie. Parmi les clients de YoungData : Appart'City, Compass Group, La Poste, Bouygues Construction, Royal Canin.
Vos questions sur les groupes et les allotements
Qu'est-ce qu'un allotement et comment le suivre ?
Un allotement est un nombre de chambres réservé contractuellement à un partenaire, agence, tour-opérateur, entreprise, pour une période, avec une date de release à laquelle les chambres non vendues reviennent à l'hôtel. Vos écrans suivent, par partenaire, les chambres contractées, vendues et restantes, alertent avant le release et comparent la consommation d'une saison à l'autre.
Comment traiter une demande de groupe ou de séminaire ?
La demande est qualifiée, dates, chambres, salles, restauration, budget, puis chiffrée en tenant compte des chambres individuelles qu'elle déplace sur ces dates et de la marge des prestations ; la réponse part avec une option datée, et le contrat reprend le devis accepté avec ses paliers d'annulation. Le délai de réponse et le taux de transformation se lisent par type de demande.
Comment fixer les conditions d'un contrat de groupe ?
Une date limite de confirmation avec acompte, une rooming list attendue à une date donnée, des paliers d'annulation qui libèrent une part des chambres sans frais puis facturent les suivantes, les prestations et leurs tarifs, et les conditions de paiement du solde. Vos écrans portent ces conditions par type de groupe et les reprennent dans le contrat.
Comment sont gérées les rooming lists ?
Le contrat fixe la date d'envoi de la liste nominative ; l'organisateur la dépose depuis un lien ou l'envoie par mail, et vos écrans la lisent, contrôlent le nombre de chambres face au contrat et préparent l'affectation dans le PMS. Les modifications de dernière minute sont tracées, et la réception reçoit la liste finale avec les demandes particulières la veille de l'arrivée.
Comment décider d'accepter un groupe sur une date forte ?
En comparant la recette du groupe, chambres et prestations, à ce que les mêmes chambres auraient rapporté en clientèle individuelle selon le pickup et le prix moyen attendus sur ces dates. Vos écrans font ce calcul de déplacement à la demande, et la décision, avec son chiffrage, est conservée.
Les demandes des agences et des tour-opérateurs suivent-elles le même circuit ?
Oui, avec leurs particularités : tarifs nets et commissions, allotements contractuels avec release, séries de départs, conditions de paiement et de facturation propres à chaque partenaire. Chaque agence ou tour-opérateur porte sa fiche de conditions, ses demandes sont qualifiées comme les autres, et sa consommation d'allotement se lit sur la saison pour préparer le contrat suivant.
Des groupes et des allotements à piloter sans surprise ?
Quarante minutes pour cadrer votre gestion des groupes et des allotements, sans engagement.
