Lotus Notes, devenu HCL Notes, fait encore tourner des applications métier dans beaucoup d’entreprises : demandes avec validation, registres, suivis, bases documentaires. En sortir pose deux chantiers distincts : la messagerie, qui part vers Exchange et Outlook avec des outils de migration dédiés, et les applications, qui se refont dans Power Apps et Dataverse. Ce guide traite du second : inventaire, correspondances, méthode, reprise des données, durée et coût.
En bref : sortir de Lotus Notes
- La messagerie Notes se migre vers Exchange Online avec des outils spécialisés : c’est un projet d’infrastructure, à part.
- Les applications (bases Domino) se refont : écrans dans Power Apps, données dans Dataverse, agents et circuits de validation dans Power Automate.
- Toutes les bases ne se migrent pas : beaucoup s’archivent en lecture seule, d’autres sont remplacées par SharePoint ou Teams.
Pourquoi les entreprises quittent Lotus Notes
- Des compétences rares : les développeurs LotusScript et les administrateurs Domino se font rares, et chaque évolution dépend de quelques personnes.
- Une interface pensée pour le client lourd : adapter une application Notes au navigateur et au téléphone demande des développements spécifiques.
- Peu d’intégration avec Microsoft 365 : les bases Notes communiquent mal avec Teams, SharePoint et les outils de reporting.
- Des coûts en double : licences HCL, serveurs Domino et expertise rare, alors que l’abonnement Microsoft 365 est souvent déjà payé.
Faire l’inventaire et trier les bases
Une organisation qui utilise Notes depuis vingt ans a souvent des dizaines de bases, dont une partie n’est plus ouverte. Pour chacune, l’inventaire note son rôle, ses utilisateurs, la date de dernière modification, le volume, les liens avec d’autres bases et la logique cachée (agents LotusScript, formules). Puis vient le tri :
| Décision | Quand | Exemple |
|---|---|---|
| Archiver en lecture seule | Base inutilisée, ou consultée seulement pour l’historique | Ancien registre, dossiers clos |
| Remplacer par Microsoft 365 | Le besoin est couvert par un outil standard | Base documentaire vers SharePoint, agenda d’équipe vers Outlook et Teams |
| Refaire dans Power Apps | Processus propre à l’entreprise, toujours utilisé | Demandes avec validation, registres, suivis d’activité |
| Remplacer par un logiciel du marché | Besoin standard déjà couvert ailleurs | Congés gérés dans le logiciel RH existant |
Correspondances : de Notes à la Power Platform
| Lotus Notes | Power Platform |
|---|---|
| Base Notes (fichier NSF) | Environnement Power Platform et tables Dataverse |
| Formulaire | Écran Power Apps et colonnes Dataverse |
| Vue | Vue Dataverse ou galerie Power Apps |
| Agent LotusScript, planifié ou déclenché | Flux Power Automate |
| Formules @ | Formules Power Fx, règles métier Dataverse |
| Liste de contrôle d’accès, champs Lecteurs et Auteurs | Rôles de sécurité, équipes et unités métier Dataverse |
| Texte enrichi et pièces jointes | Colonnes texte enrichi et fichiers Dataverse, ou bibliothèque SharePoint |
| Liens entre documents | Relations entre tables |
| Base de courrier entrant, notifications | Flux Power Automate avec Outlook |
Le processus de migration en 5 étapes
1. Inventaire et tri
On liste les bases, on trie (archiver, remplacer, refaire) et on choisit la première application : utile, visible, pas la plus complexe.
2. Logigramme et maquette
Le processus, souvent implicite dans les agents LotusScript, est formalisé en logigramme, puis les écrans sont maquettés avec les utilisateurs. Pas de cahier des charges : les utilisateurs valident ce qu’ils voient à l’écran.
3. Développement
Application Power Apps (canevas ou pilotée par modèle), tables Dataverse, flux Power Automate, rôles de sécurité, par lots de deux semaines que les utilisateurs testent au fil de l’eau.
4. Reprise des données
Export des documents Notes, nettoyage, import dans Dataverse (avec des flux de données Power Query), reprise des pièces jointes, puis contrôle des volumes et des totaux.
5. Bascule et archivage
Formation des utilisateurs, bascule, puis ancienne base passée en lecture seule le temps de vérifier que rien ne manque.
Reprise des données et archivage
Les documents Notes mêlent champs, texte enrichi, pièces jointes et historique. Trois options : tout reprendre dans Dataverse ; ne reprendre que les dossiers en cours et archiver le reste en lecture seule ; ou ne rien reprendre quand la base ne sert plus qu’à consulter le passé. La plupart des projets reprennent les données vivantes et archivent l’historique, ce qui allège la migration sans rien perdre.
Exemple : le registre RUDEC de Compass Group
Chez Compass Group, en restauration collective, le registre des établissements RUDEC avait été développé sous Lotus Notes. YoungData l’a recréé dans Power Apps et Dataverse : plus de 300 utilisateurs s’en servent chaque jour, plus de 15 000 établissements y sont gérés en France, et un export quotidien alimente les bases internes. Voir l’étude de cas Compass Group.
Lotus Notes ou Power Apps : le comparatif
| Critère | Lotus Notes (HCL Notes) | Power Apps |
|---|---|---|
| Hébergement | Serveurs Domino, chez vous ou chez un hébergeur | Cloud Microsoft, dans votre environnement Microsoft 365 |
| Développement | Domino Designer, LotusScript et formules | Power Apps Studio, Power Fx, développement low-code |
| Données | Bases documentaires NSF | Dataverse, SharePoint ou bases existantes |
| Accès | Client Notes, navigateur selon l’application | Navigateur, application mobile Power Apps, Teams |
| Intégration | Limitée avec Microsoft 365 | Native avec Outlook, Teams, SharePoint, Power BI et Power Automate |
| Compétences | Rares sur le marché | Répandues, avec des formations certifiantes |
Durée, coût et risques
- Durée : avec notre méthode, une à deux semaines de cadrage (logigramme et maquette), puis quatre à six semaines de développement par application. Un parc de plusieurs dizaines de bases se traite par vagues.
- Coût : chaque application migrée se chiffre comme un projet sur mesure, à partir de 7 000 € HT pour une application centrée sur un seul processus et de 18 000 à 40 000 € HT pour une application métier complète (repères tirés de nos projets, hors licences).
- Licences : une application sur Dataverse demande Power Apps Premium, à 17,30 € HT par utilisateur et par mois au 2 octobre 2026 ; une application plus simple sur SharePoint reste dans les abonnements Microsoft 365.
- Risques : la logique cachée dans les agents et les formules, les liens entre bases, la sécurité au document (champs Lecteurs et Auteurs) à reproduire, et des utilisateurs habitués aux vues Notes. L’inventaire et la maquette sont là pour les traiter avant le développement.
Quand choisir Power Apps pour remplacer Notes
- Vos applications Notes portent un processus propre à votre activité, toujours utilisé.
- Vos équipes travaillent déjà dans Microsoft 365 et Teams.
- Vous voulez des applications utilisables sur téléphone et reliées à Power BI et Power Automate.
- Vous voulez arrêter de dépendre de compétences Domino de plus en plus rares.
Pour aller plus loin : migrer une base Access vers Power Apps, notre offre de refonte des outils Excel et Access, qui suit la même logique, et notre expertise Power Apps.
À lire aussi :
- Power Apps, c’est quoi : définition, usages et prix
- Microsoft Dataverse : définition et prix
- Transformer un fichier Excel en application, étape par étape
- Power Apps ou Airtable
Questions fréquentes
Comment migrer des applications Lotus Notes ?
En cinq étapes : inventaire et tri des bases, logigramme et maquette de chaque application à refaire, développement dans Power Apps avec Dataverse et Power Automate, reprise des données, puis bascule et archivage de l’ancienne base en lecture seule.
Faut-il migrer toutes les bases Lotus Notes ?
Non. Une partie des bases n’est plus utilisée et s’archive en lecture seule ; d’autres sont remplacées par SharePoint, Outlook ou Teams. Seules les applications qui portent un processus encore vivant méritent d’être refaites.
Par quoi remplacer Lotus Notes ?
La messagerie par Exchange Online et Outlook ; les bases documentaires par SharePoint ; les applications métier par Power Apps, avec leurs données dans Dataverse et leurs circuits de validation dans Power Automate.
Combien de temps dure une migration Lotus Notes ?
Pour une application, comptez une à deux semaines de cadrage puis quatre à six semaines de développement. Un parc de plusieurs dizaines de bases se migre par vagues, sur plusieurs mois.
