Access a fait tourner beaucoup d’applications internes : suivi des commandes, gestion du parc, plannings, registre des contrats. Vingt ans plus tard, la base tient encore, mais elle vit sur un partage réseau, s’ouvre sur un PC Windows et dépend souvent d’une seule personne qui connaît son code. Voici comment la remplacer par une application Power Apps sans perdre ce qu’elle fait.
En bref : remplacer Access par Power Apps
Les données partent dans Dataverse, ou dans SharePoint pour une base simple ; les formulaires deviennent des écrans Power Apps utilisables sur ordinateur, tablette et téléphone ; les macros et le code VBA deviennent des formules Power Fx et des flux Power Automate ; les états passent dans Power BI ou dans des documents générés. Access propose lui-même un export vers Dataverse, qui permet de garder la base en service pendant la transition.
Pourquoi les entreprises quittent Access
- Une limite de 2 Go par fichier de base de données.
- Un fichier sur un partage réseau, qui supporte mal les accès simultanés et le travail à distance.
- Pas de version web ni mobile : les applications web Access ont été arrêtées dans SharePoint Online en avril 2018, et une base Access s’ouvre sur un PC Windows.
- Du code VBA qu’une seule personne maîtrise, et que personne n’ose plus modifier.
- Une sécurité limitée : celui qui ouvre le fichier voit souvent toutes les données.
Où mettre les données : Dataverse, SharePoint ou SQL Server
| Option | Pour quelle base | Points d’attention |
|---|---|---|
| Dataverse | La plupart des bases métier : relations entre tables, règles de gestion, sécurité par rôle | Licence Power Apps Premium pour les utilisateurs ; 10 Go de base relationnelle au départ, extensibles |
| SharePoint | Une base simple : quelques listes, peu de relations, des volumes modestes | Souvent couverte par Microsoft 365 ; moins adaptée aux relations et aux gros volumes |
| SQL Server ou Azure SQL | Une base volumineuse, ou déjà reliée à d’autres logiciels | Connecteur premium ; une base à administrer |
Dans la plupart des projets, Dataverse est le meilleur choix : c’est la base de la Power Platform, avec les relations, les règles de gestion et la sécurité par rôle qu’une base Access gère mal.
Ce que deviennent les éléments d’une base Access
| Access | Power Platform |
|---|---|
| Table | Table Dataverse, ou liste SharePoint |
| Relation | Relation entre tables Dataverse |
| Requête | Vue Dataverse, filtre ou formule Power Fx dans l’application |
| Formulaire | Écran Power Apps |
| État | Rapport Power BI, ou document Word ou PDF généré par Power Automate |
| Macro et code VBA | Formules Power Fx, règles Dataverse, flux Power Automate |
| Champ calculé | Colonne calculée par une formule dans Dataverse |
| Utilisateurs et droits | Comptes Microsoft 365 et rôles de sécurité Dataverse |
L’outil de migration d’Access vers Dataverse
Access sait exporter ses tables vers Dataverse : un clic droit sur une table, puis Exporter et Dataverse. L’outil reprend les tables et leurs relations, contrôle les données exportées, et peut créer dans Access des tables liées à Dataverse. La base continue alors de fonctionner avec ses formulaires, ses requêtes et ses états, sur les données de Dataverse, pendant que l’application Power Apps se construit. Les tables d’origine sont gardées, sous un autre nom.
Il faut Access pour Microsoft 365 ou Access 2024, une licence Power Apps, un environnement Dataverse et le rôle de créateur d’environnement. Trois points se préparent avant l’export : les champs à valeurs multiples, les types de données que Dataverse ne reprend pas tels quels, et les clés étrangères, qui doivent pointer vers la clé primaire de la table liée (documentation Microsoft relue le 3 octobre 2026).
La méthode en cinq étapes
- Inventaire : tables, requêtes, formulaires, états, macros et modules VBA, utilisateurs, et ce qui sert encore vraiment.
- Logigramme et maquette : le processus que porte la base est dessiné, puis les écrans sont maquettés avec les utilisateurs. Pas de cahier des charges : les utilisateurs valident ce qu’ils voient à l’écran.
- Migration des données : nettoyage, export vers Dataverse, contrôle des volumes et des totaux.
- Développement : écrans Power Apps, flux Power Automate, rôles de sécurité, rapports Power BI, par lots que les utilisateurs testent au fil de l’eau.
- Bascule : formation, mise en service, puis la base Access passe en lecture seule le temps de vérifier que rien ne manque.
Durée et coût
Avec notre méthode, comptez une à deux semaines de cadrage, puis quatre à six semaines de développement pour une première version. Une application centrée sur un seul processus coûte à partir de 7 000 € HT, une application métier complète le plus souvent de 18 000 à 40 000 € HT, hors licences ; une base qui porte plusieurs processus se traite en plusieurs lots. Les utilisateurs d’une application sur Dataverse ont besoin de Power Apps Premium, à 17,30 € HT par utilisateur et par mois (prix Microsoft relevé le 2 octobre 2026).
La même démarche que pour Lotus Notes ou Excel
Sortir d’Access ressemble à sortir de Lotus Notes : chez Compass Group, le registre des établissements RUDEC, développé sous Lotus Notes, a été recréé dans Power Apps et Dataverse et sert plus de 300 utilisateurs chaque jour (étude de cas). Pour les fichiers Excel, voir transformer un fichier Excel en application, et notre offre de refonte des outils Excel et Access.
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Questions fréquentes
Comment migrer une base Access vers Power Apps ?
Faites l’inventaire de la base, dessinez le processus qu’elle porte, exportez les tables vers Dataverse avec l’outil de migration d’Access, construisez les écrans dans Power Apps et remplacez les macros par des flux Power Automate, puis basculez les utilisateurs et passez la base en lecture seule.
Peut-on garder Access pendant la migration ?
Oui. L’export vers Dataverse peut créer dans Access des tables liées : les formulaires, requêtes et états existants continuent de fonctionner sur les données de Dataverse pendant que l’application Power Apps se construit.
Que deviennent les macros et le code VBA ?
Ils ne se convertissent pas automatiquement. Les règles qu’ils portent sont réécrites en formules Power Fx dans l’application, en règles Dataverse ou en flux Power Automate, ce qui est l’occasion de les documenter.
Dataverse ou SharePoint pour remplacer Access ?
Dataverse pour la plupart des bases métier, avec des relations entre tables, des règles de gestion et une sécurité par rôle ; ses utilisateurs ont besoin de Power Apps Premium. SharePoint pour une base simple, avec quelques listes et peu de relations, souvent couverte par les licences Microsoft 365.
