Application de gestion documentaire des engins sur mesure pour le BTP
Sortir le dossier complet d'un engin en quelques secondes, depuis le chantier
YoungData développe votre application de gestion documentaire des engins, construite sur votre parc : rapport de VGP, attestation d'assurance, carte grise, notice constructeur, certificat de conformité et autorisation de conduite vivent sur la fiche de chaque machine, avec leur date de validité. Le dossier se consulte depuis le chantier sur le téléphone, une pièce qui expire alerte avant l'échéance, et le taux de conformité du parc se lit sur un écran. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Retrouver le dossier d'un engin sans le chercher
Quatre effets constatés dans les entreprises de construction dont YoungData a construit la gestion documentaire du parc.
Chaque document est rattaché à son engin
Rapport de VGP, attestation d'assurance, carte grise, notice constructeur, certificat de conformité CE et autorisation de conduite vivent sur la fiche de la machine, avec leur date de validité, pas dans un classeur au dépôt.
Les documents qui expirent alertent à l'avance
Une assurance, un rapport de VGP ou une autorisation de conduite qui arrive à échéance déclenche une notification au responsable matériel, au délai que vous fixez, au lieu de se découvrir devant l'inspecteur du travail.
Le dossier se consulte depuis le chantier
Le conducteur de travaux ouvre la fiche de l'engin sur son téléphone et présente le rapport de VGP au coordonnateur sécurité ou à l'inspecteur. Plus d'appel au dépôt pour faire scanner un document en urgence.
Le taux de conformité du parc est mesurable
Combien d'engins sont à jour de VGP, d'assurance et de contrôle, lesquels ne le sont pas et depuis quand, par famille et par chantier. La question se règle sur un écran avant l'audit, pas pendant.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur vos documents de parc
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour le suivi de parc des entreprises de construction : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Le document suit l'engin, pas le classeur. Chaque pièce est rattachée à sa machine et à sa date de validité, consultable depuis le chantier, et un modèle Azure AI Foundry lit le rapport de VGP ou l'attestation reçus en PDF pour en extraire la date et la prochaine échéance.
Ce qui expire prévient à l'avance. Une assurance ou un rapport qui arrive à échéance déclenche une alerte, au lieu de se découvrir devant l'inspecteur du travail ou le coordonnateur sécurité.
SharePoint garde sa place. Les documents restent stockés dans votre tenant, avec les droits hérités de vos rôles ; vos écrans ajoutent le rattachement à l'engin, les dates de validité et la consultation terrain.
Ce cas d'usage relève du responsable matériel et complète les autres chantiers du secteur BTP. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur les documents des engins
Où sont stockés les documents des engins ?
Dans votre tenant Microsoft 365, sur SharePoint, avec les droits hérités de vos rôles existants : rien ne part vers un service externe et rien ne s'ajoute à votre facture Microsoft. Chaque pièce reste rattachée à sa machine et à sa date de validité, et une version remplacée est conservée avec sa date.
Peut-on reprendre nos classeurs et dossiers existants ?
Oui. Les documents déjà numérisés sont repris et rattachés à leur engin lors de la mise en service, avec lecture automatique de la date de validité sur les rapports et attestations en PDF. Pour le papier, la reprise se fait au fil de l'eau : chaque contrôle suivant dépose sa pièce au bon endroit.
Les conducteurs peuvent-ils consulter sans tout modifier ?
Oui. La consultation et le dépôt de pièces sont séparés : un conducteur de travaux ouvre la fiche d'un engin et lit ses documents, peut déposer une photo ou un rapport, mais ne peut ni supprimer ni modifier ce qui fait foi. Les droits reprennent vos rôles Microsoft 365, et chaque dépôt porte son auteur et sa date.
Quels documents doivent accompagner un engin de chantier ?
Le rapport de la dernière vérification générale périodique, la notice d'instructions du constructeur, le certificat de conformité CE, l'attestation d'assurance et, pour un engin immatriculé, la carte grise ; côté conducteur, l'autorisation de conduite délivrée par l'employeur sur la base du CACES et de l'aptitude médicale. Vos écrans rattachent chaque pièce à l'engin ou au compagnon concerné.
Comment présenter le dossier d'un engin lors d'un contrôle sur chantier ?
Depuis le téléphone du conducteur de travaux : la fiche de l'engin affiche le rapport de VGP en cours de validité, la notice, l'assurance et l'autorisation de conduite du compagnon aux commandes, et se partage en un lien ou un PDF à l'inspecteur du travail ou au coordonnateur sécurité. Plus d'appel au dépôt ni de photo floue d'un classeur.
Les documents des engins loués sont-ils suivis de la même façon ?
Oui. À la livraison d'un engin loué, le loueur fournit son rapport de VGP et son certificat de conformité ; ils sont déposés sur une fiche temporaire créée depuis la demande de location, avec la date de retour prévue. Un engin loué sans rapport de VGP valide remonte le jour de la livraison, avant sa première utilisation sur le chantier.
Des dossiers engins à rassembler ?
Quarante minutes pour cadrer votre gestion documentaire du parc, sans engagement.
