Application de gestion des procédures et des formations BPF sur mesure
Ne laisser qu'une version applicable de chaque procédure et prouver qui y est formé, aujourd'hui
YoungData développe votre application de gestion des procédures et des formations, construite sur votre système documentaire et votre organisation par poste : chaque procédure dans sa version applicable, circuit de révision et d'approbation électronique, lecture et attestation par chaque personne concernée, matrice de formation par poste qui dit qui est habilité à quoi, alertes sur les formations manquantes. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Diffuser la seule version applicable et tenir la matrice de formation à jour
Quatre effets constatés sur les sites pharmaceutiques dont YoungData a construit la gestion des procédures et des formations.
Une seule version applicable, visible au poste
La version approuvée et en vigueur de chaque procédure est la seule accessible depuis la ligne, sur tablette ; les versions antérieures sont archivées et consultables par l'assurance qualité seulement. L'instruction périmée dans un classeur d'atelier disparaît.
La révision suit un circuit avec ses relecteurs et ses dates
Rédaction, relecture par les services concernés, approbation électronique, date d'application et formation préalable : chaque révision avance dans un circuit tracé, avec ses délais. La procédure applicable sans formation faite est bloquée.
La lecture est attestée, opérateur par opérateur
Chaque personne concernée par une nouvelle version la lit et atteste, ou suit la formation prévue, avec horodatage ; le responsable voit qui n'a pas encore attesté. La preuve individuelle de formation à la version en vigueur existe sans classeur.
La matrice de formation dit qui est habilité à quoi, aujourd'hui
Postes, procédures applicables, formations et habilitations par personne, avec les dates de validité, alimentés par les attestations et les mouvements de personnel. L'intérimaire non formé et la requalification en retard ressortent avant l'inspection.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les procédures et les formations BPF
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les sites pharmaceutiques et les sciences de la vie : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
La matrice de formation est la preuve la plus demandée en inspection. Un fichier en retard sur les mouvements de personnel ne la fournit pas ; une matrice alimentée par les attestations et les habilitations, oui.
Votre GED reste en place si elle vous convient. Vos écrans y ajoutent ce qui manque le plus souvent, l'accès au poste, l'attestation de lecture et le lien avec la matrice ; ils ne remplacent pas un système qui fonctionne.
Les modifications entre versions sont résumées. Un modèle Azure AI Foundry compare la nouvelle version d'une procédure à la précédente et produit le résumé des modifications qui sert à la formation, vérifié par le rédacteur.
Ce cas d'usage relève du responsable assurance qualité et complète les autres chantiers du secteur de l'industrie pharmaceutique. Parmi les clients de YoungData : Sakata, McCain, Le Bélier, Radio RTS, Bouygues Construction.
Vos questions sur les procédures et les formations BPF
Comment gérer le cycle de vie d'une procédure BPF ?
Création ou révision avec justification, relecture par les services concernés, approbation par l'assurance qualité et les responsables désignés, formation du personnel avant la date d'application, mise en vigueur avec retrait de la version précédente, revue périodique à l'échéance fixée, et archivage des versions obsolètes avec leur historique. Vos écrans portent ce cycle avec la piste d'audit de chaque étape.
Qu'est-ce qu'une matrice de formation et comment la tenir à jour ?
Un croisement entre les postes et les procédures, formations et habilitations exigées pour chacun, appliqué à chaque personne avec l'état de sa formation et sa date de validité. Elle se tient à jour quand elle est alimentée automatiquement par les attestations de lecture, les formations enregistrées, les habilitations et les mouvements de personnel, ce que vos écrans font.
Comment prouver qu'un opérateur était formé à la version en vigueur ?
Par l'attestation horodatée de lecture ou de formation à cette version précise, rattachée à la personne et à la procédure, conservée avec les versions successives ; vos écrans répondent à la question pour n'importe quelle date, y compris pour un lot fabriqué il y a trois ans. C'est la question que l'inspecteur pose en premier.
Comment sont gérées les procédures des sous-traitants et des intérimaires ?
Un intérimaire ou un salarié d'un sous-traitant intervenant sur site reçoit un profil avec les procédures applicables à sa mission, atteste sa lecture ou suit la formation avant d'être habilité, et sa matrice est suivie comme celle d'un salarié, avec une date de fin. Vos écrans signalent l'intervenant présent sans habilitation à jour, et l'historique reste consultable après son départ.
Comment fonctionne l'accès aux procédures depuis la ligne ?
Depuis la tablette de la ligne ou un poste en zone, l'opérateur ouvre la procédure applicable à son opération, en version en vigueur, par recherche ou depuis l'étape du dossier de lot ; l'accès est en lecture, tracé, et l'impression est contrôlée pour éviter les copies non maîtrisées. Un agent conversationnel répond en citant le paragraphe applicable.
Comment sont gérés les documents périmés et l'archivage ?
À la mise en vigueur d'une nouvelle version, la précédente passe en statut obsolète, disparaît des accès opérationnels et reste archivée avec ses attestations, consultable par l'assurance qualité pour reconstituer ce qui s'appliquait à une date donnée. Les durées de conservation suivent votre politique et les exigences BPF, et les copies papier contrôlées sont rappelées et détruites avec trace.
Une matrice de formation à tenir à jour sans fichier ?
Quarante minutes pour cadrer votre gestion des procédures et des formations, sans engagement.
