Application de planning et de remplacements sur mesure pour les équipes soignantes
Combler une absence avant la prise de poste sans passer la matinée au téléphone
YoungData développe votre application de planning et de remplacements, construite sur votre logiciel de gestion des temps : dès qu'une absence est déclarée, vos écrans identifient les agents disponibles et habilités, envoient la proposition et enregistrent la réponse. L'effectif minimal de chaque unité est contrôlé avant la prise de poste, et le recours aux heures supplémentaires, aux rappels sur repos et à l'intérim se mesure. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Trouver le remplaçant plus vite et tenir l'effectif minimal de chaque unité
Quatre effets constatés dans les établissements dont YoungData a construit la gestion des remplacements.
La recherche de remplaçant est automatisée
La proposition part à tous les agents disponibles et habilités en même temps, sur leur téléphone. Le premier qui accepte est retenu, les autres sont prévenus, et le cadre n'appelle plus douze personnes une par une.
L'habilitation est vérifiée avant la proposition
Un agent non habilité sur l'unité concernée, ou dont l'habilitation a expiré, n'est pas sollicité. La conformité ne repose plus sur la mémoire du cadre, et les règles de repos sont vérifiées avant l'envoi.
L'effectif minimal est surveillé
Une unité qui passe sous son seuil pour une plage déclenche une alerte au cadre et à la direction des soins avant la prise de poste, pas pendant, avec les agents encore sollicitables.
Le recours au renfort est mesuré
Heures supplémentaires, rappels sur repos, pool et intérim par unité et par mois. La discussion budgétaire et le dimensionnement du pool s'appuient sur des chiffres constatés.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les remplacements
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour l'organisation du travail dans les établissements de santé : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Le vrai sujet est la vitesse de la recherche. Une absence signalée à cinq heures du matin ne laisse pas le temps d'appeler douze personnes une par une ; la sollicitation part à tous les agents éligibles en une fois.
Le logiciel de gestion des temps reste la référence. Vos écrans ne recalculent ni les compteurs ni les droits ; ils apportent la recherche, la traçabilité de la décision et la mesure du renfort.
Les arrêts reçus par mail ou par photo sont lus. Un modèle Azure AI Foundry lit l'arrêt de travail transmis par l'agent et ouvre l'absence avec ses dates, ce qui déclenche la recherche sans attendre la saisie du lendemain.
Ce cas d'usage relève de la DRH et du planning des soignants et complète les autres chantiers du secteur santé. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur la gestion des remplacements
Faut-il changer de logiciel de gestion des temps ?
Non : votre logiciel de gestion des temps et des activités (GTA) reste la référence des plannings, des compteurs et des droits, et vos écrans lisent ses données par export ou connexion. Ils apportent la recherche de remplaçant, la traçabilité des sollicitations et la mesure du recours au renfort, trois points que les logiciels de temps couvrent rarement.
Les agents sont-ils obligés de répondre ?
Non, et vos écrans enregistrent simplement les réponses reçues, y compris les refus, sans pénaliser personne. Cette traçabilité est souvent appréciée des agents eux-mêmes : elle montre que les sollicitations sont réparties sur l'ensemble de l'équipe plutôt que concentrées sur les mêmes personnes, et le nombre de sollicitations par agent se lit sur la période.
Comment sont gérées les habilitations par unité ?
Chaque agent porte les unités et les postes sur lesquels il peut intervenir, avec les dates de validité de ses habilitations, et la sollicitation ne part qu'aux personnes éligibles. Cela évite les propositions inadaptées et les refus systématiques, et une habilitation qui expire retire l'agent de la liste jusqu'à son renouvellement.
Comment fonctionne un pool de remplacement avec vos écrans ?
Le pool, équipe de suppléance ou agents volontaires d'autres unités, est sollicité en premier selon la règle que vous fixez, puis les agents de l'unité en repos, puis l'intérim. Vos écrans appliquent cet ordre, tracent chaque étape et mesurent la part des absences couvertes par le pool, ce qui permet de le dimensionner sur des chiffres plutôt que sur le ressenti.
Comment est contrôlé l'effectif minimal d'une unité ?
Chaque unité porte son effectif minimal et son effectif cible par poste et par plage, jour, nuit, week-end, définis dans la maquette organisationnelle. Toute absence non couverte qui fait passer une plage sous le seuil déclenche une alerte au cadre et à la direction des soins avant la prise de poste, avec la liste des agents encore sollicitables.
Le remplacement respecte-t-il les règles de temps de travail ?
Les règles de repos quotidien, d'amplitude et de durée hebdomadaire sont vérifiées avant l'envoi de la proposition à partir du planning du logiciel de gestion des temps, et un agent qui les enfreindrait n'est pas sollicité. Le rappel sur repos reste possible quand votre règlement le prévoit, mais il est compté et visible dans le suivi mensuel.
Des remplacements à trouver plus vite ?
Quarante minutes pour cadrer votre gestion des remplacements, sans engagement.
