Preuves de conformité centralisées sur mesure pour vos audits clients et assureurs
Sortir la preuve demandée par l'auditeur en trois secondes, au lieu de reconstituer le dossier pendant des jours
YoungData développe votre base de preuves de conformité, construite sur votre référentiel d'exigences : certificats, attestations de formation, rapports d'audit, contrôles réglementaires des véhicules, plans de prévention et protocoles de sécurité, déposés ou reçus par mail, classés automatiquement par exigence, par site et par véhicule ou conducteur, avec leur date de validité. La pièce manquante ou expirée est signalée avant l'audit, et le dossier se constitue en une recherche. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Classer chaque preuve par exigence et voir ce qui manque avant l'audit
Quatre effets constatés chez les responsables QHSE de transporteurs dont YoungData a construit la base de preuves de conformité.
Le document est classé à réception, par exigence et par périmètre
Déposé depuis le téléphone, reçu par mail ou transmis par un organisme, chaque document est reconnu, rattaché à l'exigence qu'il prouve et au site, au véhicule ou au conducteur concerné. Le classement manuel dans des dossiers disparaît.
La date de validité est lue et surveillée
Certificat ADR, attestation de formation, procès-verbal de vérification, contrat d'assurance : la date de fin est extraite du document et surveillée. L'alerte part avant l'expiration, vers la personne chargée du renouvellement.
La couverture du référentiel se lit exigence par exigence
Pour chaque exigence de votre référentiel, client, assureur ou certification, la preuve attendue, celle qui existe avec sa date, et celle qui manque. Le trou se voit en juin, pas devant l'auditeur en septembre.
Le dossier d'audit se constitue en une recherche
L'auditeur annonce son référentiel : le dossier correspondant, preuves classées dans son ordre, s'exporte en quelques minutes, avec les documents originaux. La consultation est tracée, et un accès limité peut être ouvert à l'auditeur lui-même.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les preuves de conformité
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour la sécurité et la conformité des transporteurs et des logisticiens : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Le référentiel d'exigences précède le classement. Sans la liste de ce que l'auditeur peut demander, exigence par exigence, une base de documents n'est qu'un dossier de plus ; c'est ce référentiel, écrit avec vous, qui permet de dire ce qui manque.
La preuve expire, le classeur non. Une attestation de formation ou un certificat de vérification a une date de fin ; la base la surveille et prévient, là où le classeur attend l'audit pour révéler le trou.
Les documents sont lus et classés à réception. Un modèle Azure AI Foundry reconnaît le type de chaque pièce, certificat, attestation, procès-verbal, rapport, en extrait le périmètre, le site, le véhicule ou le conducteur, et la date de validité, puis la range sous la bonne exigence.
Ce cas d'usage relève du responsable QHSE transport et complète les autres chantiers du secteur transport et logistique. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur les preuves de conformité
Quelles preuves un client ou un assureur demande-t-il lors d'un audit transport ?
Les licences et attestations de capacité, les contrats d'assurance, les contrôles réglementaires des véhicules, les qualifications des conducteurs, les protocoles de sécurité et plans de prévention, le document unique, les rapports d'audit interne, le registre des accidents, et pour les matières dangereuses le conseiller à la sécurité et son rapport annuel. Le référentiel liste ce qui vous concerne.
Comment les preuves sont-elles classées automatiquement ?
Chaque document reçu est lu : son type est reconnu, certificat, attestation, procès-verbal, rapport, contrat, et les éléments qui le rattachent à votre organisation sont extraits, site, immatriculation, nom du conducteur, date de validité. Il est rangé sous l'exigence correspondante du référentiel, et un document ambigu est proposé au QHSE avec une suggestion plutôt que classé au hasard.
Les photos WhatsApp et les mails peuvent-ils servir de preuve ?
Oui, à condition d'être déposés dans la base avec leur date, leur auteur et leur contexte : une photo d'affichage de consigne, un mail de convocation à une formation ou une attestation photographiée deviennent des preuves datées et retrouvables. Le dépôt se fait depuis le téléphone, et la base conserve l'original, ce qui vaut mieux qu'une capture perdue dans une conversation.
Comment préparer un audit de certification ou un audit client en deux heures ?
En consultant, quelques semaines avant, la couverture du référentiel concerné : les preuves manquantes ou expirées sont listées et leur renouvellement lancé. Le jour venu, le dossier s'exporte dans l'ordre du référentiel de l'auditeur, avec les originaux, et les questions pendant l'audit se règlent par une recherche plutôt que par une fouille dans les classeurs.
Comment gérer plusieurs référentiels d'exigences en parallèle ?
Une même preuve, un certificat ADR par exemple, répond souvent à plusieurs référentiels : celui d'un client, celui de l'assureur, celui d'une certification. La base la classe une fois et la rattache à toutes les exigences concernées, et la couverture se lit référentiel par référentiel, sans dupliquer les documents ni les demandes de renouvellement.
Qui a accès aux preuves et comment tracer leur consultation ?
Les droits reprennent vos groupes Microsoft 365 : le QHSE et la direction voient tout, un responsable de site voit son site, un auditeur externe reçoit un accès limité au référentiel et à la durée de sa mission. Chaque consultation et chaque export sont journalisés, ce qui protège les données personnelles des conducteurs contenues dans certaines pièces.
Un dossier d'audit à constituer en une recherche ?
Quarante minutes pour cadrer votre base de preuves de conformité, sans engagement.
