Application de suivi des contrats de maintenance sur mesure
Vérifier que les visites payées au contrat ont eu lieu et anticiper chaque échéance
YoungData développe votre application de suivi des contrats de maintenance, construite sur votre inventaire et vos marchés : périmètre d'équipements par contrat, niveau de prestation, échéances de dénonciation et de renouvellement, visites dues et visites réellement réalisées avec leur rapport. L'écart entre ce qui est facturé et ce qui est exécuté devient visible, les renouvellements tacites ne passent plus inaperçus, et la remise en concurrence se prépare sur l'historique réel. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Comparer le dû et le réalisé de chaque contrat et anticiper la dénonciation
Quatre effets constatés dans les établissements dont YoungData a construit le suivi des contrats de maintenance.
La visite due et la visite faite se comparent
Un contrat prévoyant quatre visites annuelles et n'en produisant que deux se repère au rapprochement des rapports. Cela représente des montants réels, prestataire par prestataire.
Le renouvellement tacite est anticipé
L'échéance de dénonciation remonte trois mois avant, distincte de la date de fin. La remise en concurrence redevient possible, avec l'historique réel du contrat pour la préparer.
Le périmètre couvert est connu
On sait quels équipements sont sous contrat, à quel niveau de prestation, et lesquels ne le sont pas. Les doublons de couverture et les garanties encore valides apparaissent aussi.
Les comptes rendus sont centralisés
Chaque visite laisse son rapport rattaché au contrat et à l'équipement, avec ses réserves. Plus de classeur par prestataire, et le rapport manquant est relancé automatiquement.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les contrats de maintenance
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour la gestion technique des établissements de santé : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Le contrat non suivi est un budget qui part sans contrepartie vérifiée. C'est le poste où le retour sur investissement est le plus rapide à démontrer, souvent dès le premier rapprochement.
L'échéance de dénonciation compte plus que la date de fin. C'est elle qui conditionne la possibilité de renégocier ; elle est donc suivie séparément et annoncée trois mois avant.
Les contrats et les factures sont lus. Un modèle Azure AI Foundry extrait des contrats PDF le périmètre, le nombre de visites et les clauses de reconduction, et des factures les prestations facturées, ce qui alimente le rapprochement sans ressaisie.
Ce cas d'usage relève du responsable biomédical et complète les autres chantiers du secteur santé. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur le suivi des contrats de maintenance
Comment sait-on si une visite a réellement eu lieu ?
Par le rapport déposé par le prestataire et par la validation du service technique ou biomédical à l'issue de l'intervention, avec la date et l'équipement concerné. Le rapprochement avec les visites prévues au contrat se fait ensuite automatiquement, et l'écart est signalé sans aucun travail supplémentaire pour vos équipes, prestataire par prestataire.
Peut-on relier les contrats aux équipements ?
Oui, chaque contrat porte son périmètre d'équipements avec leur numéro d'inventaire et le niveau de prestation prévu, pièces comprises ou non, délai d'intervention. C'est ce qui permet de repérer les équipements couverts deux fois par des contrats différents, et surtout ceux qui ne sont couverts par aucun contrat sans que personne l'ait remarqué.
Comment préparer une remise en concurrence ?
En partant de l'historique complet du contrat que vos écrans conservent : visites réalisées, interventions correctives et délais constatés, réserves émises, pièces facturées et coût total sur la période. Ces éléments donnent une base solide pour rédiger le cahier des charges de la consultation suivante, fixer le niveau de prestation réellement nécessaire et discuter le prix proposé.
Quelle différence entre un contrat tous risques, préventif seul et à l'attachement ?
Un contrat tous risques couvre préventif, correctif et pièces pour un forfait ; un contrat préventif seul ne couvre que les visites planifiées, le correctif étant facturé en plus ; l'attachement facture chaque intervention à l'heure et à la pièce. Vos écrans portent le type de chaque contrat, ce qui permet de comparer le coût réel des trois formules.
Comment suivre les délais d'intervention contractuels ?
Chaque contrat porte son délai de prise en charge et de remise en service ; chaque appel au prestataire est horodaté, ainsi que son arrivée et la remise en service. Le taux de respect du délai se lit par prestataire et par trimestre, et sert à appliquer les pénalités prévues ou à préparer la renégociation.
Comment sont gérées les garanties des équipements neufs ?
La date de fin de garantie de chaque équipement est enregistrée à la mise en service, avec ce qu'elle couvre, et vos écrans alertent avant son terme pour décider d'un contrat ou d'une maintenance interne. Pendant la garantie, une intervention facturée à tort est signalée au rapprochement, et le nombre de pannes sous garantie documente la fiabilité du matériel pour l'achat suivant.
Des contrats de maintenance à vérifier ?
Quarante minutes pour cadrer votre suivi des contrats de maintenance, sans engagement.
