Application de suivi des prestataires de maintenance sur mesure pour l'énergie
Vérifier les visites contractuelles et bloquer l'intervenant dont les documents ont expiré
YoungData développe votre application de suivi des prestataires de maintenance, construite sur vos contrats et vos installations : périmètre couvert par contrat, visites dues et réalisées, délais d'intervention constatés, et documents obligatoires des intervenants contrôlés avant tout accès au site. L'écart entre le contractuel et l'exécuté devient visible, un intervenant dont les pièces ont expiré ne peut plus être planifié, et la remise en concurrence se prépare sur des faits. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Comparer le contractuel et l'exécuté et conditionner l'accès au site aux documents à jour
Quatre effets constatés chez les exploitants dont YoungData a construit le suivi des prestataires de maintenance.
La visite due et la visite faite se comparent
Un contrat prévoyant quatre visites annuelles et n'en produisant que deux se repère au rapprochement des rapports déposés, prestataire par prestataire. Cela représente des montants réels, et l'écart se règle avant la facture suivante.
Le document expiré bloque l'accès au site
Attestation de vigilance, habilitations électriques, assurance, plan de prévention signé. Le contrôle est automatique et permanent, il ne dépend plus d'une vérification ponctuelle, et l'intervenant est prévenu avant l'expiration.
Les comptes rendus sont centralisés
Chaque intervention laisse son rapport rattaché à l'installation et au contrat, dans le même historique que les interventions internes et les gammes préventives. Le rapport manquant est relancé automatiquement.
Le renouvellement se prépare avec des données
Visites réalisées, réserves, délais d'intervention constatés, pénalités appliquées et coût total. La remise en concurrence et la renégociation s'appuient sur douze mois de faits documentés, pas sur une impression.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur le suivi des prestataires
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour la maintenance externalisée des exploitants d'énergie : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Le contrôle documentaire doit être automatique. Une vérification manuelle a lieu le premier trimestre, puis plus jamais ; une date surveillée par vos écrans ne s'oublie pas.
Le contrat non suivi est un budget sans contrepartie vérifiée. C'est le poste où le retour sur investissement se démontre le plus vite, souvent dès le premier rapprochement.
Les contrats et les rapports d'intervention sont lus. Un modèle Azure AI Foundry extrait des contrats PDF le périmètre, le nombre de visites, les délais et les clauses de reconduction, et des rapports déposés l'installation et la date, ce qui alimente le rapprochement sans ressaisie.
Ce cas d'usage relève du responsable exploitation et maintenance et complète les autres chantiers du secteur énergie. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur le suivi des prestataires en énergie
Le prestataire a-t-il besoin d'une licence Microsoft ?
Non : le dépôt de documents, la prise de rendez-vous d'intervention et la saisie des comptes rendus passent par un lien sécurisé, sans compte à créer et sans licence. C'est une condition pratique, car un prestataire contraint de s'inscrire quelque part ne le fera jamais dans les délais attendus, et ses documents resteraient dans une boîte mail.
Comment sait-on qu'une visite a eu lieu ?
Par le compte rendu déposé par le prestataire, avec l'installation, la date et les points contrôlés, et par la validation du responsable de site à l'issue de l'intervention, ou par le scan du QR code de l'installation à l'arrivée. Le rapprochement avec les visites prévues au contrat se fait ensuite automatiquement, et l'écart est signalé sans travail supplémentaire.
Peut-on relier les prestataires au registre des contrôles ?
Oui : les visites réglementaires réalisées par un organisme agréé et les visites contractuelles de maintenance se suivent au même endroit, rattachées à l'installation. Cela donne une vision complète de l'année par installation, et un contrôle réglementaire confié au prestataire de maintenance est suivi à la fois comme visite due et comme échéance de conformité.
Quels documents contrôler avant l'intervention d'un prestataire sur une installation ?
L'attestation de vigilance URSSAF, l'assurance responsabilité civile, les habilitations électriques et les certificats des intervenants, travail en hauteur, ATEX, conduite de nacelle, le plan de prévention signé et, selon les travaux, le permis de travail et l'attestation de consignation. Vos écrans portent chaque document avec sa date de validité, et un document manquant ou expiré bloque la planification de l'intervention.
Comment suivre les délais d'intervention et les pénalités contractuelles ?
Chaque contrat porte son délai de prise en charge et de remise en service par niveau d'urgence ; chaque appel au prestataire est horodaté, ainsi que son arrivée sur site et la remise en service. Le taux de respect du délai se lit par prestataire et par trimestre, et les pénalités prévues au contrat se calculent sur ces faits.
Comment évaluer un prestataire avant de renouveler son contrat ?
Sur douze mois de faits enregistrés dans vos écrans : visites réalisées par rapport aux visites dues, respect des délais d'intervention, qualité des comptes rendus, réserves émises et levées, incidents de sécurité, pièces facturées et coût total. Cette fiche par prestataire sert de base au cahier des charges de la consultation suivante et à la discussion du prix.
Des contrats de maintenance à reprendre en main ?
Quarante minutes pour cadrer votre suivi des prestataires, sans engagement.
