Application de rapprochement des accords de prise en charge OPCO sur mesure
Lire chaque accord de prise en charge à sa réception et voir l'écart avec la convention avant de facturer
YoungData développe votre application de rapprochement des accords de prise en charge, construite sur vos dossiers de financement et vos conventions : chaque accord ou notification reçu d'un OPCO est lu, puis rapproché de la convention et de la facture à venir. L'écart de montant, de durée ou de référence est signalé avant la session, et l'accord est rattaché au dossier sans ressaisie. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Rapprocher chaque accord de la convention sans ressaisie et facturer le bon montant
Quatre effets constatés dans les organismes de formation dont YoungData a construit le rapprochement des accords de prise en charge.
L'accord PDF devient des champs, sans ressaisie
Numéro de dossier, montant pris en charge, heures, dates de validité, conditions, financeur : chaque accord reçu est lu et rattaché au dossier de financement et à la convention concernés. Le responsable vérifie en un clic, il ne recopie plus.
L'écart entre l'accord et la convention se voit avant la facture
Montant accordé inférieur au prix, heures différentes, dates hors session, stagiaire non couvert : l'écart est signalé à la réception, avec la proposition d'avenant ou de reste à charge. Le rejet de facture pour incohérence disparaît.
Le plafond de prise en charge est connu avant la session
Le reste à charge de l'entreprise ou du stagiaire se calcule dès l'accord reçu, et le commercial ou le responsable en informe le client avant le démarrage. La discussion sur le montant a lieu avant la formation, pas après.
L'accord manquant est relancé avant la session
Une demande déposée sans accord reçu à J-15 est signalée, avec le contact de l'OPCO et l'historique des échanges ; la relance part au financeur ou à l'entreprise. La session ne démarre plus sur une prise en charge supposée.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les accords de prise en charge
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les organismes de formation : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Chaque OPCO envoie ses accords dans son format. Onze modèles de courrier, des portails différents, des montants exprimés tantôt par heure, tantôt par stagiaire ; la lecture doit s'adapter, pas le responsable.
L'écart se traite avant la facture. Un montant accordé inférieur au prix ou un nombre d'heures différent de la convention découvert au paiement coûte un rejet et des semaines ; découvert à la réception, il coûte un avenant.
Les accords sont lus. Un modèle Azure AI Foundry lit chaque accord ou notification, quel que soit l'OPCO, en extrait le numéro de dossier, les montants, les heures, les dates et les conditions, et les rapproche de la convention.
Ce cas d'usage relève du responsable administratif et financier et complète les autres chantiers du secteur des organismes de formation. Parmi les clients de YoungData : Cap English, Radio RTS, Bouygues Construction, La Poste, Compass Group.
Vos questions sur les accords de prise en charge
Que contient un accord de prise en charge OPCO ?
Le numéro de dossier à rappeler sur la facture, l'identité de l'entreprise et des stagiaires, l'intitulé et les dates de la formation, le nombre d'heures prises en charge, le montant accordé et son mode de calcul, les conditions de paiement, subrogation ou remboursement à l'entreprise, et la date de validité. Vos écrans en extraient chaque élément pour le rapprochement.
Pourquoi les montants pris en charge diffèrent-ils du prix de vente ?
Chaque OPCO applique des plafonds par heure ou par action, et ne prend pas toujours en charge les frais annexes ; la différence avec votre prix reste à la charge de l'entreprise, ce qui doit être convenu avant la formation. Vos écrans calculent ce reste à charge à la réception de l'accord et préparent l'information du client et l'avenant éventuel.
Comment sont traités les accords reçus par courrier ou par portail ?
Un courrier est photographié ou scanné et déposé, une notification de portail est téléchargée ou reçue par mail ; dans les deux cas, le document est lu, ses données extraites et rapprochées du dossier, et l'original est conservé dans le dossier de financement. Le responsable reçoit une liste d'accords à valider, avec les écarts détectés, plutôt qu'une pile de PDF à ouvrir.
L'accord de prise en charge est-il exigé pour facturer ?
Pour facturer l'OPCO, oui : sans accord, le financeur ne paie pas, et une facture émise avant l'accord est rejetée ou reste en attente. Vos écrans bloquent la facture au financeur tant que l'accord n'est pas rattaché au dossier, et proposent la facturation à l'entreprise quand la formation a eu lieu sans accord, selon ce que prévoit la convention.
Comment gérer un accord reçu après le début de la formation ?
C'est fréquent : le dossier est marqué en attente d'accord, la session démarre selon votre décision, et l'accord reçu ensuite est rapproché de la convention comme les autres ; si le montant ou les heures diffèrent, l'écart est signalé avant la facture. La liste des sessions démarrées sans accord se lit chaque semaine, ce qui mesure le risque pris.
Le rapprochement fonctionne-t-il avec les onze OPCO ?
Oui : la lecture des documents s'adapte aux modèles de chaque OPCO, et les règles propres à chacun, portail, pièces, mode de paiement, sont portées par sa fiche de financeur. Un nouveau modèle de courrier ou un OPCO que vous ne rencontriez pas encore s'ajoute sans développement, et les accords des financeurs hors OPCO, France Travail ou régions, suivent le même circuit.
Des accords OPCO à lire sans ressaisie ?
Quarante minutes pour cadrer votre rapprochement des accords de prise en charge, sans engagement.
