Application de gestion des conventions et des contrats de formation sur mesure
Générer la convention depuis le devis, la faire signer en ligne et savoir laquelle n'est pas revenue
YoungData développe votre application de gestion des conventions et des contrats de formation, construite sur votre catalogue, vos devis et vos modèles : convention avec l'entreprise ou contrat avec le particulier généré depuis le devis avec les mentions obligatoires, envoyé en signature en ligne, retour suivi et relancé, avenant tracé quand un participant, une date ou un montant change. La convention signée alimente le dossier de financement et la facture sans ressaisie. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Produire chaque convention sans copier-coller et suivre sa signature jusqu'au retour
Quatre effets constatés dans les organismes de formation dont YoungData a construit la gestion des conventions.
La convention se génère depuis le devis, mentions comprises
Intitulé, objectifs, durée, dates, lieu, effectif, prix, modalités de règlement, conditions d'annulation : tout vient du devis et du catalogue, dans votre modèle Word. La convention part en quelques minutes, sans copier-coller ni oubli de mention.
La signature revient en ligne, avec sa date
Le client signe depuis un lien, la convention signée revient dans le dossier avec l'horodatage, et une convention non signée à J-7 de la session est relancée puis signalée. La session ne démarre plus sans contrat.
Le contrat de formation respecte le délai de rétractation
Pour un particulier, le contrat porte le délai de rétractation, la limite d'acompte et les conditions propres à ce public ; vos écrans bloquent la facturation et l'encaissement avant l'expiration du délai. La conformité se fait sans y penser.
L'avenant remplace l'échange de mails
Changement de participant, de date, de lieu ou de montant : l'avenant se génère depuis la convention d'origine, part en signature et met à jour le dossier de financement et la facture. L'historique de chaque convention reste lisible en un clic.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les conventions de formation
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les organismes de formation : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
La convention est le premier document de preuve. Elle fixe le prix, la durée, les objectifs et les conditions ; tout le reste, facturation, financement, audit, en dépend.
Vos modèles restent les vôtres. Les modèles Word de convention et de contrat, validés par votre conseil, sont conservés ; vos écrans y injectent les données du devis, sans les réécrire.
Les conventions renvoyées scannées sont lues. Quand un client renvoie une convention signée en PDF, un modèle Azure AI Foundry vérifie la signature, la date et les montants, et rattache le document au dossier sans tri manuel.
Ce cas d'usage relève du responsable administratif et financier et complète les autres chantiers du secteur des organismes de formation. Parmi les clients de YoungData : Cap English, Radio RTS, Bouygues Construction, La Poste, Compass Group.
Vos questions sur les conventions et les contrats de formation
Quelle différence entre convention et contrat de formation ?
La convention est conclue avec une entreprise ou un financeur pour ses salariés ; le contrat de formation est conclu avec un particulier qui finance lui-même tout ou partie de sa formation, et il obéit à des règles protectrices, délai de rétractation, acompte plafonné. Vos écrans choisissent le bon modèle selon le client et appliquent les mentions et les règles de chacun.
Quelles mentions obligatoires doit porter une convention de formation ?
L'intitulé, la nature, la durée, les effectifs, les modalités de déroulement et de sanction de la formation, son prix et les modalités de règlement, ainsi que les conditions d'annulation ou de dédit. Vos modèles portent ces mentions une fois pour toutes, et les données de la session les remplissent sans erreur de recopie.
Comment gérer un changement de participant ou de date après signature ?
Par un avenant généré depuis la convention signée, qui reprend ses références et décrit la modification, participant remplacé, session reportée, montant ajusté, envoyé en signature avec la même trace. Le dossier de financement est mis à jour, le financeur informé quand ses règles l'exigent, et la facture reprend les nouvelles données ; l'échange de mails qui tenait lieu d'accord disparaît.
La signature électronique d'une convention est-elle valable ?
Oui : une signature électronique simple ou avancée, avec identification du signataire, horodatage et preuve d'intégrité du document, est reconnue pour une convention de formation et acceptée par les financeurs et les auditeurs. Vos écrans conservent le dossier de preuve de chaque signature avec la convention, ce qui vaut mieux qu'un scan de signature manuscrite reçu par mail.
Comment sont gérées les conditions d'annulation et de dédit ?
Chaque convention porte ses conditions, délai de prévenance, pourcentage de dédit, report possible, issues de vos conditions générales ou négociées avec le client ; une annulation enregistrée à une date donnée déclenche automatiquement le calcul du dédit et la facture correspondante à l'entreprise ou au stagiaire, jamais au financeur. La trace de la date d'annulation évite la contestation.
La convention alimente-t-elle le dossier de financement et la facture ?
Oui : la convention signée crée ou complète le dossier de financement avec le prix, la durée et le client, et fournit à la facture ses montants, son destinataire et ses conditions de règlement. Une facture dont le montant ou les dates diffèrent de la convention est signalée avant l'envoi, et la convention est jointe automatiquement quand le financeur l'exige.
Des conventions à générer et à faire signer sans relance manuelle ?
Quarante minutes pour cadrer votre gestion des conventions, sans engagement.
