Tableau de bord financier et BPF sur mesure pour votre organisme de formation
Lire la marge par session et l'encours par financeur chaque mois, et sortir le BPF sans deux semaines de reconstitution
YoungData développe votre tableau de bord financier et BPF, construit sur vos conventions, votre facturation, vos émargements et votre comptabilité : chiffre d'affaires par dispositif, inter, intra, CPF, alternance, encours et délai de paiement par financeur, marge par session avec ses coûts directs, et heures stagiaires ventilées par origine de financement toute l'année. Le bilan pédagogique et financier se prépare par extraction. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Piloter la marge et l'encours chaque mois et préparer le BPF toute l'année
Quatre effets constatés dans les organismes de formation dont YoungData a construit le pilotage financier.
Le chiffre d'affaires se lit par dispositif et par formation
Inter, intra, CPF, alternance, fonds propres : le chiffre d'affaires facturé et à facturer se ventile par dispositif, par formation, par client et par période, dès la convention signée. La direction obtient sa réponse en un clic, pas en deux jours.
La marge par session se calcule avec ses coûts directs
Produits de la session face au coût du formateur, de la salle, des supports, des repas et des déplacements, saisis ou lus depuis les factures. La session déficitaire se voit, et le seuil d'ouverture se fixe sur des chiffres.
Les heures stagiaires sont ventilées par origine de financement toute l'année
Chaque session clôturée ajoute ses heures stagiaires aux catégories du bilan pédagogique et financier, par origine de financement et par type d'action. Le formulaire se remplit depuis une extraction, sans repartir des factures.
Le reste à encaisser se lit par financeur et par ancienneté
Encours par OPCO, par entreprise et par dispositif, classé par tranche de retard, avec le délai moyen de paiement constaté par financeur. La trésorerie se prévoit, et les relances se priorisent sur les montants qui comptent.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur le pilotage financier et le BPF
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les organismes de formation : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
La marge se lit par session, pas par an. Une session à quatre inscrits avec un formateur externe et une salle louée perd de l'argent ; le savoir avant de l'ouvrir vaut plus qu'un bilan annuel.
Le BPF se prépare le 1er janvier, pas en avril. Les heures stagiaires par origine de financement s'accumulent au fil des sessions ; en avril, il ne reste qu'à vérifier et à déclarer.
Les factures de coûts de session sont lues. Un modèle Azure AI Foundry lit les factures des formateurs, des salles et des traiteurs et les rattache à la session concernée, ce qui donne la marge réelle sans ressaisie.
Ce cas d'usage relève du responsable administratif et financier et complète les autres chantiers du secteur des organismes de formation. Parmi les clients de YoungData : Cap English, Radio RTS, Bouygues Construction, La Poste, Compass Group.
Vos questions sur le pilotage financier et le BPF
Comment calculer la marge d'une session de formation ?
Produits de la session, prix de vente par inscrit ou forfait intra, moins ses coûts directs : rémunération ou facture du formateur, location de salle, supports, repas, déplacements, frais de certification. Vos écrans rattachent ces coûts à la session au fur et à mesure et calculent la marge dès la clôture, par session, par formation et par dispositif.
Quelles données le bilan pédagogique et financier demande-t-il ?
Les produits par origine de financement, entreprises, OPCO, CPF, pouvoirs publics, particuliers, les charges, le nombre de stagiaires et d'heures stagiaires par type d'action et par public, les formateurs internes et externes, et la sous-traitance. Vos écrans accumulent ces catégories au fil des sessions, ce qui évite la reconstitution annuelle et l'écart avec la comptabilité.
Comment suivre l'encours et le délai de paiement par financeur ?
Chaque facture porte son financeur, sa date d'envoi, ses pièces et son échéance ; l'encours se lit par financeur et par tranche de retard, et le délai moyen de paiement se calcule sur les factures encaissées des douze derniers mois. Un OPCO qui passe de quarante-cinq à soixante-quinze jours ressort avant que la trésorerie le sente.
Comment prévoir le chiffre d'affaires des mois à venir depuis le carnet de sessions ?
Les sessions planifiées, avec leurs inscrits confirmés, leurs options et leur prix, donnent le chiffre d'affaires attendu par mois, pondéré par le taux de remplissage habituel de chaque formation ; les annulations tardives et les reports se répercutent le jour même. Le responsable financier voit à trois mois ce que la saison va produire, et la trésorerie s'anticipe.
Comment réconcilier le BPF et la comptabilité ?
Les catégories du bilan pédagogique et financier sont rattachées aux comptes et aux axes analytiques de votre comptabilité au cadrage, une fois ; chaque produit est ensuite classé dans les deux logiques au moment de la facturation. À la clôture, vos écrans comparent les totaux du BPF et de la comptabilité et listent les écarts.
Le tableau de bord distingue-t-il inter, intra, CPF et alternance ?
Oui, car ce sont quatre économies différentes : l'inter dépend du remplissage, l'intra du prix négocié, le CPF des plafonds et des délais d'EDOF, l'alternance des niveaux de prise en charge par contrat. Chiffre d'affaires, marge et encours se lisent par dispositif, et la part de chacun dans l'activité guide les décisions de catalogue.
Un BPF à sortir sans reconstitution ?
Quarante minutes pour cadrer votre pilotage financier, sans engagement.
