Application de suivi des dossiers de financement OPCO et CPF sur mesure
Voir le dossier de financement qui bloque avant la session, pas au refus de paiement
YoungData développe votre application de suivi des dossiers de financement, construite sur vos conventions et les règles de vos financeurs : chaque dossier porte son financeur, son statut réel, demande déposée, accord reçu, pièces manquantes, service fait, facturé, payé, son montant pris en charge, ses pièces et ses échéances. Le dossier bloquant est signalé avant la session, la subrogation est suivie, et la direction voit l'ensemble sans Excel partagé. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Suivre chaque dossier de financement jusqu'au paiement et signaler celui qui bloque
Quatre effets constatés dans les organismes de formation dont YoungData a construit le suivi des dossiers de financement.
Le dossier bloquant se voit avant la session, pas au paiement
Accord non reçu, pièce manquante, montant inférieur au prix, échéance dépassée : le dossier ressort à J-15 avec le responsable à relancer, financeur, entreprise ou stagiaire. La session démarre avec un financement sécurisé.
Les pièces de chaque financeur sont connues d'avance
Convention, programme, devis, certificat de réalisation, émargements, facture : la liste attendue par chaque OPCO, par EDOF et par France Travail est portée par vos écrans et cochée au fil du dossier. Le refus pour pièce manquante disparaît.
La subrogation est suivie jusqu'au paiement
Quand le financeur paie directement l'organisme, le dossier porte le montant subrogé, le reste à charge de l'entreprise et l'état de chaque paiement. Plus de tableur parallèle à la comptabilité pour savoir qui doit quoi.
Le taux de dossiers acceptés du premier coup se lit par financeur
Dossiers déposés, acceptés, rejetés et leurs motifs, par OPCO et par dispositif, sur l'année. Les financeurs qui rejettent souvent et les pièces qui manquent le plus deviennent des sujets précis, pas une impression.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les dossiers de financement
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les organismes de formation : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Onze OPCO, onze logiques. Les pièces, les délais et les portails diffèrent ; vos écrans portent les règles de chaque financeur et les appliquent au dossier, plutôt que de les laisser dans la tête du responsable.
Le dossier bloqué coûte des mois de trésorerie. Un accord manquant découvert au moment de facturer retarde le paiement de deux à trois mois ; le contrôle se fait avant la session.
Les demandes des financeurs sont lues. Un modèle Azure AI Foundry lit les mails et courriers des OPCO demandant une pièce ou signalant un refus, identifie le dossier concerné et crée la tâche avec son échéance.
Ce cas d'usage relève du responsable administratif et financier et complète les autres chantiers du secteur des organismes de formation. Parmi les clients de YoungData : Cap English, Radio RTS, Bouygues Construction, La Poste, Compass Group.
Vos questions sur les dossiers de financement
Quelles étapes suit un dossier de prise en charge OPCO ?
Demande déposée par l'entreprise ou par l'organisme sur le portail de l'OPCO, avec devis, programme et convention ; accord de prise en charge reçu avec son numéro, son montant et ses conditions ; réalisation de la formation avec émargements ; dépôt du certificat de réalisation et de la facture ; paiement, direct ou par subrogation.
Comment fonctionne la subrogation de paiement ?
Avec la subrogation, l'OPCO paie l'organisme directement, à hauteur du montant pris en charge, et l'entreprise règle le reste à charge éventuel ; l'organisme doit fournir au financeur un dossier irréprochable, car la moindre pièce manquante suspend le paiement. Vos écrans distinguent la part subrogée et la part entreprise, et suivent les deux encaissements séparément.
Que faire quand un financeur refuse ou réduit la prise en charge ?
Le refus ou la réduction est enregistré sur le dossier avec son motif ; vos écrans calculent le reste à charge pour l'entreprise ou le stagiaire, préparent l'avenant ou la nouvelle facture, et enregistrent la décision, maintien de l'inscription, report, annulation. Les motifs de refus par financeur se lisent sur l'année, ce qui corrige les demandes suivantes.
Comment sont gérés les dossiers France Travail et les autres financeurs ?
Chaque financeur a sa fiche de règles : pièces exigées, portail, déclaration d'assiduité mensuelle pour France Travail, conventions régionales, financements de branche ou d'entreprise sur fonds propres. Le dossier hérite des règles de son financeur ; un changement de règle se met à jour une fois, pour tous les dossiers suivants.
Comment le dossier de financement se relie-t-il à la facturation ?
La facture ne part que lorsque le dossier est au statut service fait avec ses pièces complètes ; elle reprend le montant pris en charge, le financeur destinataire et le reste à charge, et joint automatiquement le certificat de réalisation et les émargements. Un dossier facturé sans accord ou avec un montant supérieur à l'accord est bloqué avant l'envoi.
Comment suivre un reliquat ou une régularisation ?
Quand les heures réalisées diffèrent des heures prévues, absence, abandon, report, vos écrans calculent l'écart entre le montant accordé et le montant dû, préparent la facture de régularisation ou l'avoir, et informent le financeur selon ses règles. Le reliquat par dossier se lit à tout moment, et les régularisations par cause montrent ce qui pèse sur le chiffre d'affaires.
Des dossiers de financement à sortir d'Excel ?
Quarante minutes pour cadrer votre suivi des dossiers de financement, sans engagement.
