Application de convocations et d'attestations automatiques sur mesure
Envoyer les convocations à J-7 et les attestations à la clôture sans ouvrir Outlook ni Word
YoungData développe votre application de convocations et d'attestations automatiques, construite sur votre planning et vos modèles de documents : convocation envoyée à J-7 avec les informations pratiques, relance automatique des stagiaires qui ne confirment pas, puis attestation de fin de formation et certificat de réalisation générés à la clôture de la session depuis les émargements et les évaluations. Chaque envoi est tracé. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Produire les documents de chaque session à la bonne date et garder la preuve de l'envoi
Quatre effets constatés dans les organismes de formation dont YoungData a construit le circuit des convocations et des attestations.
La convocation part à J-7 avec tout ce qu'il faut
Programme, objectifs, lieu, plan d'accès, horaires, formateur, règlement intérieur et documents à apporter, pris dans la fiche de session et envoyés à chaque stagiaire et à son employeur à la date que vous fixez. Rien n'est recopié.
Le stagiaire qui ne confirme pas est relancé, puis signalé
Une relance automatique à J-4, une seconde à J-2, puis le gestionnaire reçoit la liste des non-confirmés pour appeler. Les absents du jour J deviennent rares, et le remplissage réel de la session est connu avant qu'elle démarre.
L'attestation et le certificat se génèrent à la clôture
À la clôture de la session, l'attestation de fin de formation reprend les objectifs et les résultats de l'évaluation, le certificat de réalisation reprend les heures émargées ; les deux partent au stagiaire, à l'entreprise et au financeur.
Chaque envoi laisse une preuve datée
Date d'envoi, destinataire, document joint, confirmation et relances sont conservés par stagiaire et par session. La preuve de l'information préalable et de la remise des documents existe pour l'audit sans classeur de mails.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les convocations et les attestations
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les organismes de formation : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Les documents sont obligatoires, pas leur production manuelle. Convocation, règlement intérieur, attestation, certificat de réalisation : chacun garde ses mentions ; ce qui disparaît, c'est la ressaisie depuis le planning et les émargements.
La preuve de l'envoi compte autant que le document. Chaque convocation porte sa date d'envoi, sa confirmation et ses relances, ce que l'auditeur demande sur l'information préalable des stagiaires.
Les pièces reçues en retour sont reconnues. Un modèle Azure AI Foundry identifie les documents renvoyés par les stagiaires, convention signée, justificatif, attestation d'employeur, et les classe dans le dossier de session sans tri manuel.
Ce cas d'usage relève du gestionnaire de formation et complète les autres chantiers du secteur des organismes de formation. Parmi les clients de YoungData : Cap English, Radio RTS, Bouygues Construction, La Poste, Compass Group.
Vos questions sur les convocations et les attestations
Que doit contenir une convocation de formation ?
L'intitulé et les objectifs de la formation, les dates, les horaires et la durée, le lieu avec les modalités d'accès ou le lien de connexion, le nom du formateur, le programme et le règlement intérieur en pièce jointe, et un contact en cas d'empêchement. Vos écrans composent la convocation depuis la fiche de session, dans votre modèle.
Comment sont gérés les stagiaires qui ne confirment pas ?
La convocation demande une confirmation en un clic ; sans réponse, une relance part à J-4 puis à J-2, et le gestionnaire reçoit à J-2 la liste des non-confirmés avec leur téléphone pour un appel. L'entreprise ou le prescripteur est informé du silence de son stagiaire, ce qui règle la plupart des cas avant la session.
Quelle différence entre attestation de fin de formation et certificat de réalisation ?
L'attestation de fin de formation est remise au stagiaire : elle reprend les objectifs, la nature, la durée et les résultats de l'évaluation des acquis. Le certificat de réalisation est destiné au financeur : il atteste que l'action a été réalisée, avec les dates et les heures effectivement suivies d'après l'émargement, et déclenche le paiement.
Les documents peuvent-ils être personnalisés par formation ou par client ?
Oui : chaque formation porte son modèle de convocation et d'attestation, avec ses mentions propres, et un client intra peut avoir sa charte, son logo ou des consignes d'accès spécifiques. Les modèles vivent dans Word, que le gestionnaire modifie lui-même ; vos écrans y injectent les données de la session et du stagiaire, sans toucher au modèle.
Comment le règlement intérieur et les documents préalables sont-ils transmis ?
Le règlement intérieur, le programme détaillé et, pour les particuliers, le contrat de formation et les conditions d'annulation partent avec la convocation ou avant, selon les délais légaux de rétractation ; la transmission est tracée avec sa date. Pour les documents à signer, la signature se fait en ligne et le retour est rattaché au dossier du stagiaire.
Comment sont envoyées les convocations pour une session intra-entreprise ?
La liste des participants est transmise par l'entreprise, souvent tard : vos écrans l'importent depuis un fichier ou un formulaire rempli par le client, créent les stagiaires et envoient les convocations en une fois, avec copie au responsable formation de l'entreprise. Accès au site du client, horaires et formateur sont repris de la fiche de session.
Des documents de session à automatiser ?
Quarante minutes pour cadrer vos convocations et vos attestations, sans engagement.
