Application de gestion des demandes des stagiaires sur mesure
Répondre aux stagiaires sans passer ses matinées au téléphone et sans perdre une demande de report
YoungData développe votre application de gestion des demandes des stagiaires, construite sur votre planning et vos règles : les demandes reçues par mail, par téléphone ou par formulaire entrent dans une file unique, chacune avec un accusé de réception, un responsable et un délai. Les questions pratiques trouvent leur réponse sans appel, et la demande de report suit un circuit qui prévient le financeur et le formateur. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Centraliser les demandes des stagiaires et répondre dans le délai promis
Quatre effets constatés dans les organismes de formation dont YoungData a construit le circuit des demandes des stagiaires.
La demande de report suit un circuit, pas une boîte mail
Le stagiaire demande depuis un lien ou un mail, la demande porte la session, le motif et les conséquences, places, financement, documents ; le gestionnaire accepte ou propose une autre date, et les acteurs concernés sont prévenus. Rien ne se perd.
Les questions pratiques trouvent leur réponse sans appel
Horaires, adresse, accès, matériel à apporter, documents à venir : la réponse vient du planning, par mail automatique ou par un agent qui lit la fiche de session. Les matinées au téléphone du gestionnaire se libèrent.
L'absence justifiée porte sa pièce et son effet
Le justificatif arrive avec la demande, est rattaché à la session, et l'effet sur l'assiduité, le certificat de réalisation et la prise en charge est appliqué selon vos règles et celles du financeur. L'entreprise est informée dans le même mouvement.
Le délai de réponse se mesure par type de demande
Chaque demande a un délai cible, une attestation en 48 heures, un report en cinq jours, et vos écrans montrent les demandes en retard et les motifs les plus fréquents. Ce qui revient trop souvent devient une information à mettre dans la convocation.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les demandes des stagiaires
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les organismes de formation : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Les mêmes questions reviennent chaque semaine. Horaires, accès, report, attestation : quand la réponse vient du planning lui-même, le gestionnaire ne la retape plus.
Une demande de report n'est pas une question, c'est un circuit. Elle touche le planning, le financeur, le formateur et la facturation ; elle doit être tracée de bout en bout.
Les demandes reçues par mail sont lues. Un modèle Azure AI Foundry lit le mail ou le message du stagiaire, identifie le type de demande, la session et les pièces jointes, justificatif d'absence par exemple, et crée la demande qualifiée dans la file.
Ce cas d'usage relève du gestionnaire de formation et complète les autres chantiers du secteur des organismes de formation. Parmi les clients de YoungData : Cap English, Radio RTS, Bouygues Construction, La Poste, Compass Group.
Vos questions sur les demandes des stagiaires
Quelles demandes des stagiaires reviennent le plus souvent ?
Les horaires et le lieu exact, l'accès et le stationnement, le report ou l'annulation d'une inscription, la justification d'une absence, l'attestation de présence ou de fin de formation, le duplicata d'un document, la facture pour un financement individuel, et le lien de connexion pour le distanciel. Vos écrans classent chaque demande dans l'une de ces catégories, avec un délai de réponse propre.
Comment traiter une demande de report de session ?
La demande porte la session d'origine, le motif et la session souhaitée ; vos écrans vérifient les places disponibles et les règles du financeur, préviennent l'entreprise ou le prescripteur, et enregistrent la décision avec sa date. L'inscription est déplacée, la convocation réémise, et le dossier de financement est mis à jour si le report le demande.
Comment sont gérées les absences justifiées et leurs conséquences ?
Le stagiaire ou son employeur transmet le justificatif depuis la demande ; il est rattaché à la session, et vos écrans appliquent les règles convenues, heures non facturées ou facturées selon la convention, rattrapage proposé, information du financeur quand il l'exige. Le certificat de réalisation reprend les heures réellement suivies, et l'absence entre dans le suivi de l'apprenant pour repérer un décrochage.
Le stagiaire peut-il suivre sa demande ?
Oui : il reçoit un accusé de réception avec un numéro et le délai de réponse annoncé, puis la réponse elle-même, et il peut consulter l'état de sa demande depuis un lien sans compte à créer. Le stagiaire qui sait que sa demande est prise en compte ne rappelle pas trois fois, et l'organisme tient son engagement de délai.
Les demandes des entreprises clientes passent-elles par le même circuit ?
Oui, avec leurs propres types de demande : ajout ou remplacement d'un participant, report d'une session intra, attestation pour un financeur, facture ou convention à réémettre. Le responsable formation de l'entreprise voit les demandes de ses salariés et leur état, et le commercial est informé des demandes qui touchent au contrat, remplacement tardif ou annulation, pour agir avant le litige.
Comment le circuit des demandes sert-il le registre des réclamations ?
Une demande qui exprime un mécontentement, retard de document, désaccord sur une facture, insatisfaction sur une session, est marquée comme réclamation et alimente le registre demandé par le référentiel, avec sa date, son traitement, sa réponse et son délai. Le responsable qualité y accède directement, et le taux de réclamations par formation et par motif se lit chaque trimestre.
Des demandes de stagiaires à canaliser ?
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