Application de gestion des inscriptions sur mesure pour votre organisme de formation
Créer le dossier du stagiaire depuis son bulletin et relancer la pièce manquante avant la session
YoungData développe votre application de gestion des inscriptions, construite sur vos canaux d'entrée et votre planning : bulletins d'inscription reçus par mail, par le site, par EDOF ou par un client intra lus automatiquement, dossier stagiaire créé une fois avec son identité, sa session, son financement et ses pièces, contrôle des prérequis et des pièces manquantes, relance du stagiaire ou de l'entreprise avant la session. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Créer chaque dossier sans ressaisie et compléter les pièces avant la session
Quatre effets constatés dans les organismes de formation dont YoungData a construit la gestion des inscriptions.
Le dossier se crée depuis le bulletin, sans ressaisie
Bulletin PDF, formulaire du site, export EDOF ou liste envoyée par une entreprise : les champs sont lus, identité, session, financeur, et le dossier stagiaire est créé en attente de validation. Le gestionnaire contrôle, il ne recopie plus.
La pièce manquante est relancée avant la session
Convention non signée, accord de prise en charge absent, justificatif d'identité ou attestation d'employeur manquants : le stagiaire ou l'entreprise est relancé automatiquement, et le dossier incomplet ressort à J-15. La facture ne bloque plus des semaines après.
Les inscriptions de tous les canaux arrivent au même endroit
Mail, téléphone, site, EDOF, France Travail, entreprise cliente : chaque inscription entre dans la même file avec son canal, ce qui donne le remplissage réel de chaque session et la part de chaque canal sur l'année.
Le dossier complet alimente la suite sans ressaisie
Une fois validé, le dossier alimente la convocation, la feuille d'émargement, le dossier de financement et la facturation avec les mêmes données. Le stagiaire n'est saisi qu'une fois, et son nom s'écrit de la même façon partout.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur la gestion des inscriptions
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les organismes de formation : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
La ressaisie est la source des erreurs. Un stagiaire saisi dans le planning, puis dans la convocation, puis dans la facturation, finit avec trois orthographes ; le dossier unique règle le sujet.
La pièce manquante se découvre avant la session, pas au paiement. Une prise en charge sans accord signé ou un dossier CPF incomplet bloque la facture des semaines plus tard ; le contrôle se fait à l'inscription.
Les bulletins et les pièces sont lus. Un modèle Azure AI Foundry lit le bulletin PDF ou le mail d'inscription et ses pièces jointes, extrait identité, session, financeur et prise en charge, crée le dossier et signale ce qui manque.
Ce cas d'usage relève du gestionnaire de formation et complète les autres chantiers du secteur des organismes de formation. Parmi les clients de YoungData : Cap English, Radio RTS, Bouygues Construction, La Poste, Compass Group.
Vos questions sur la gestion des inscriptions
Quelles pièces composent un dossier d'inscription complet ?
Le bulletin ou le formulaire d'inscription, la convention signée avec l'entreprise ou le contrat de formation signé par le particulier, la pièce d'identité, l'accord de prise en charge ou la validation CPF, le résultat du positionnement quand la formation l'exige, et les justificatifs propres à certains financeurs. Vos écrans portent la liste attendue par type de financement et cochent chaque pièce reçue.
Comment les inscriptions EDOF et les inscriptions par le site sont-elles réunies ?
Les inscriptions CPF validées sur EDOF sont reprises dans vos écrans, avec leur numéro de dossier et leur montant ; les inscriptions du site arrivent par le formulaire, celles des entreprises par mail ou par fichier. Toutes créent un dossier stagiaire de même structure, marqué de son canal, ce qui donne le remplissage exact de la session.
Comment sont relancées les pièces manquantes ?
À la création du dossier, la liste des pièces attendues est comparée à ce qui est reçu ; le stagiaire ou l'entreprise reçoit un mail listant ce qui manque, avec un lien pour déposer chaque pièce, puis une relance à sept jours et une alerte au gestionnaire à J-15 avant la session. Les pièces déposées sont rattachées au dossier.
Comment sont contrôlés les prérequis à l'inscription ?
Chaque formation porte ses prérequis, niveau, expérience, matériel, et le formulaire d'inscription les demande ; une réponse hors prérequis bloque la validation et propose un entretien ou un positionnement avant confirmation. La décision est enregistrée dans le dossier, ce qui constitue la preuve de l'analyse du besoin et des prérequis attendue par le référentiel.
Que se passe-t-il quand la session est complète ou annulée ?
Une inscription sur une session complète entre en liste d'attente, avec information du stagiaire et proposition de la session suivante ; une place libérée par un report lui est proposée automatiquement. Si la session est annulée, les inscrits sont prévenus, reportés ou remboursés selon vos conditions, et le dossier de financement est mis à jour avec le financeur informé.
Les données des stagiaires sont-elles protégées ?
Les dossiers vivent dans votre tenant Microsoft 365, avec des droits limités aux personnes qui en ont besoin, un historique des accès aux pièces sensibles et une durée de conservation par type de document ; les pièces d'identité et les justificatifs de handicap sont les plus protégés. Le registre des traitements et l'information des stagiaires sont fournis pour votre conformité au RGPD.
Des inscriptions à ne plus ressaisir ?
Quarante minutes pour cadrer votre gestion des inscriptions, sans engagement.
