Application de planning des sessions, des salles et des formateurs sur mesure
Planifier une session sans découvrir le doublon de salle ou le formateur non prévenu le jour J
YoungData développe votre application de planning des sessions, des salles et des formateurs, construite sur votre catalogue et vos ressources : chaque session porte ses dates, son lieu, sa salle, son formateur et ses inscrits, les conflits de salle et de formateur sont signalés avant validation, et le taux d'occupation des salles et des formateurs se lit chaque semaine. Le planning cesse d'être un fichier à onglets. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Planifier sans conflit et voir la session à risque quinze jours avant
Quatre effets constatés dans les organismes de formation dont YoungData a construit le planning des sessions.
Le conflit de salle ou de formateur se voit avant validation
Une salle déjà réservée, un formateur déjà affecté ou indisponible, une capacité dépassée : vos écrans le signalent au moment de créer la session, pas le jour J. Le doublon qui fait sauter une session disparaît.
Le désistement d'un formateur trouve un remplaçant
Quand un formateur se désiste, les formateurs qualifiés sur la même formation et disponibles aux dates concernées ressortent aussitôt, avec leur dernière évaluation. La session est réaffectée en quelques minutes, sans repartir de zéro.
L'occupation des salles et des formateurs se lit chaque semaine
Taux d'occupation par salle, par formateur et par période, sessions confirmées et en option, capacité restante. Les décisions d'ouvrir une salle de plus ou de recruter un formateur se prennent sur des chiffres.
La session à risque est signalée à J-15
Formateur non confirmé, salle non réservée, effectif sous le seuil d'ouverture, supports non prêts : chaque manque déclenche une alerte quinze jours avant la session, avec son responsable. L'annulation, si elle vient, se décide tôt et proprement.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur le planning des sessions
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les organismes de formation : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
La session est l'unité de tout l'organisme. Planning, convocations, émargements, facturation et preuves Qualiopi partent de la même fiche de session ; c'est elle que YoungData construit d'abord.
Le planning doit être lisible par tous. Direction, commerciaux et formateurs voient la même semaine, chacun avec ce qui le concerne, et le gestionnaire cesse d'être le seul à savoir lire le fichier.
Les demandes de réservation reçues par mail sont lues. Un modèle Azure AI Foundry lit une demande de session intra reçue par mail, dates, lieu, effectif, formation, et pré-remplit la fiche de session à valider.
Ce cas d'usage relève du gestionnaire de formation et complète les autres chantiers du secteur des organismes de formation. Parmi les clients de YoungData : Cap English, Radio RTS, Bouygues Construction, La Poste, Compass Group.
Vos questions sur le planning des sessions
Comment planifier une session sans créer de conflit de salle ou de formateur ?
La fiche de session se crée depuis le catalogue, avec ses dates et son effectif prévu ; vos écrans ne proposent que les salles libres de capacité suffisante et les formateurs qualifiés et disponibles sur ces dates, et refusent la validation en cas de chevauchement. Les sessions en option sont distinguées des sessions confirmées.
Que se passe-t-il quand un formateur se désiste ?
Le désistement est enregistré sur la session avec sa date, et la liste des formateurs qualifiés sur la même formation et disponibles s'affiche aussitôt ; le gestionnaire réaffecte, le nouveau formateur reçoit le déroulé et les supports, et les stagiaires sont prévenus si l'horaire ou le lieu change. Le nombre de sessions annulées faute de formateur se lit sur l'année, par formation.
Comment gérer les sessions multi-sites et à distance dans le même planning ?
Chaque session porte son lieu, site, salle du client ou classe virtuelle, et les règles propres à chaque cas : capacité et équipement pour une salle, lien et outil pour le distanciel, déplacement du formateur pour l'intra. Le planning se filtre par site, par formateur ou par modalité, et le taux d'occupation se calcule par site.
Le planning s'intègre-t-il à Outlook et au calendrier des formateurs ?
Oui : chaque session validée crée l'événement dans le calendrier Outlook du formateur et de la salle, avec le lieu et les documents utiles, et toute modification le met à jour. Les formateurs externes reçoivent une invitation sur leur propre agenda, et les disponibilités qu'ils déclarent dans leur espace sont lues au moment de planifier.
Comment sont gérés les reports et les annulations de session ?
Un report ou une annulation se décide depuis la fiche de session, avec son motif ; vos écrans listent ce qui en découle, stagiaires et entreprises à prévenir, convocations à réémettre, dossiers de financement à mettre à jour, et suivent chaque action. Le taux de report et d'annulation par cause se lit sur l'année, ce qui guide le seuil d'ouverture.
Quelles données de planning servent au BPF et à Qualiopi ?
Les dates, durées et effectifs de chaque session donnent les heures stagiaires par formation et par origine de financement, base du bilan pédagogique et financier ; les affectations de formateurs, les lieux et les modalités alimentent les preuves d'organisation et de moyens attendues par le référentiel. Ces chiffres sortent par extraction, sans reconstitution en fin d'année.
Un planning à sortir du fichier à onglets ?
Quarante minutes pour cadrer votre planning des sessions, sans engagement.
