Application de saisie des frais de route sur mesure pour vos conducteurs
En finir avec les tickets froissés en fin de mois : le frais se photographie sur la route, rattaché à sa tournée
YoungData développe votre application de frais de route, construite sur votre convention collective et vos règles : repas, découcher, parking, lavage, péage payé en espèces photographiés au moment de la dépense, rattachés à la tournée et au véhicule, indemnités forfaitaires calculées selon le barème applicable, validation par l'exploitation en un clic et transmission à la paie et au calcul de marge. Le conducteur suit ses remboursements, et la comptabilité ne ressaisit plus. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Saisir les frais sur la route et les imputer à la bonne tournée
Quatre effets constatés chez les contrôleurs de gestion de transporteurs dont YoungData a construit la saisie des frais de route.
Le ticket se photographie au moment de la dépense
Le conducteur photographie le ticket, choisit la nature du frais, et la tournée en cours est proposée automatiquement. Montant, date et commerçant sont lus sur la photo, et la déclaration prend moins de temps que de ranger le ticket.
Les indemnités forfaitaires suivent le barème applicable
Repas, casse-croûte, découcher, grand déplacement : les indemnités se calculent depuis les horaires réels de la tournée et le barème de la convention collective ou de votre accord d'entreprise, sans que le conducteur ait à les demander.
L'exploitant valide en un clic, la paie reçoit sans ressaisie
Les frais de la semaine arrivent à l'exploitant rapprochés des tournées, avec les écarts signalés. Une fois validés, ils partent vers la paie au format attendu, et la comptabilité comptabilise sans ressaisir un montant.
Chaque frais entre dans la marge de sa tournée
Frais réels et indemnités forfaitaires s'imputent à la tournée et au client concernés le mois même. Le coût conducteur d'une tournée devient complet, et les tournées qui génèrent le plus de frais se comparent entre elles.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les frais de route
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour le contrôle de gestion des transporteurs et des logisticiens : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Le frais se déclare quand il est payé, pas en fin de mois. Une photo au moment de la dépense, rattachée à la tournée en cours, supprime le tri des tickets et l'imputation de mémoire ; c'est la seule règle qui tient dans la durée.
Le barème est une règle, pas une négociation. Indemnités de repas, de casse-croûte, de découcher et de grand déplacement de la convention collective des transports routiers sont calculées depuis les horaires réels de la tournée, et le conducteur voit le calcul.
Les tickets sont lus. Un modèle Azure AI Foundry extrait de la photo du ticket le montant, la date, le commerçant et la TVA, ce qui remplit la déclaration et permet de contrôler la cohérence avec la tournée sans ressaisie.
Ce cas d'usage relève du contrôleur de gestion transport et complète les autres chantiers du secteur transport et logistique. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur les frais de route
Quels frais de route un conducteur routier peut-il déclarer ?
Les frais réels engagés pour la tournée, parking, lavage, péage ou carburant payés en espèces, petite fourniture, et les indemnités forfaitaires prévues par la convention collective des transports routiers, repas, casse-croûte, découcher, grand déplacement, déclenchées par les horaires et la durée de la tournée. Vos règles d'entreprise précisent les plafonds et les justificatifs exigés.
Comment sont calculées les indemnités de repas et de grand déplacement ?
À partir des heures de début et de fin de service et des nuits passées hors du domicile, comparées aux tranches horaires du barème conventionnel : une prise de service avant une heure donnée ouvre droit au casse-croûte, une pause repas dans une plage horaire au repas, une nuit hors domicile au découcher. Le conducteur voit le calcul.
Que devient un frais sans justificatif ?
Il est déclaré comme tel, avec la nature, le montant et une explication, et suit une règle définie avec vous : accepté jusqu'à un plafond pour certaines natures, refusé au-delà, ou soumis à l'exploitant pour décision. Le taux de frais sans justificatif se lit par conducteur, ce qui permet d'en parler sur des faits plutôt que de refuser en bloc.
Comment éviter la double saisie entre la carte carburant, le badge de péage et les frais du conducteur ?
Les dépenses réglées par carte carburant ou badge de télépéage arrivent par les relevés et n'ont pas à être déclarées ; seules les dépenses payées par le conducteur le sont. Le circuit rapproche les deux flux par date, heure et véhicule, et signale un frais déclaré qui correspond à une ligne de relevé, avant qu'il ne soit remboursé deux fois.
Les frais de route peuvent-ils être refacturés au client ?
Oui, quand le contrat le prévoit : un péage exceptionnel, un parking imposé par le site de livraison ou un découcher lié à une attente client se marquent comme refacturables lors de la validation. Ils rejoignent la pré-facture de la tournée avec leur justificatif, et le tableau de bord distingue les frais absorbés des frais refacturés par client.
Comment contrôler les frais sans ralentir le remboursement des conducteurs ?
En automatisant le contrôle plutôt qu'en le retardant : cohérence entre le frais et la tournée, lieu, date, heure, montant dans les plafonds, absence de doublon avec les relevés. Un frais conforme est validé en un clic par l'exploitant et payé avec la paie du mois ; seul le frais signalé demande un échange, et le conducteur voit l'état de chaque remboursement.
Des frais de route à imputer sans ressaisie ?
Quarante minutes pour cadrer votre saisie des frais de route, sans engagement.
