Application de maintenance et de registre de sécurité sur mesure pour votre établissement
Retrouver l'historique de chaque chambre et de chaque équipement, et voir l'échéance réglementaire avant la commission de sécurité
YoungData développe votre application de maintenance et de registre de sécurité, construite sur vos équipements, vos prestataires et vos obligations d'établissement recevant du public : bons d'intervention des techniciens et rapports des contrôles réglementaires lus et classés par chambre et par équipement, historique de maintenance consultable en un clic, échéances des vérifications périodiques avec alerte avant la date. Le registre de sécurité se tient à jour au fil des interventions. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Classer chaque intervention par chambre et par équipement et tenir le registre de sécurité à jour
Quatre effets constatés dans les établissements dont YoungData a construit le suivi de maintenance et le registre de sécurité.
Le bon d'intervention est lu et classé par chambre et par équipement
Le bon manuscrit du technicien ou le rapport du prestataire, photographié ou reçu en PDF, est lu et rattaché à la chambre, à l'équipement et à la date, avec ses observations. Le classeur papier disparaît, l'historique se constitue seul.
L'échéance réglementaire alerte avant la visite
Chaque vérification périodique, ascenseurs, sécurité incendie, électricité, gaz, légionelles, porte sa périodicité et sa prochaine date ; l'alerte part au responsable et au prestataire avant l'échéance. La commission de sécurité ne découvre plus un contrôle en retard.
L'historique d'une chambre se lit en un clic
Pannes, réparations, contrôles, blocages et coûts de chaque chambre et de chaque équipement, sur plusieurs années. La panne récurrente se voit, et la décision de remplacer plutôt que de réparer se prend sur des faits.
Le prestataire dépose son rapport lui-même
Un lien sécurisé, sans compte, permet à chaque prestataire de déposer son rapport de contrôle ou d'intervention, qui est lu et classé ; la relance part quand un rapport attendu manque. La charge revient à celui qui détient le document.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur la maintenance et le registre de sécurité
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les hôtels, résidences et sites touristiques : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Le classeur du registre de sécurité est le point faible du contrôle. Un rapport d'ascenseur égaré ou une vérification électrique en retard se découvre devant la commission ; l'échéance doit être surveillée avant.
L'historique par chambre change les décisions. Une fuite réparée trois fois dans la 204 n'est pas un incident, c'est un chantier ; sans historique, elle est réparée une quatrième fois.
Les bons et les rapports sont lus. Un modèle Azure AI Foundry lit les bons d'intervention manuscrits et les rapports de contrôle en PDF, en extrait l'équipement, la date, les observations et les réserves, et les classe au bon endroit.
Ce cas d'usage relève du responsable hébergement et complète les autres chantiers du secteur du tourisme et de l'hôtellerie. Parmi les clients de YoungData : Appart'City, Compass Group, La Poste, Bouygues Construction, Royal Canin.
Vos questions sur la maintenance et le registre de sécurité
Que doit contenir le registre de sécurité d'un hôtel ?
Pour un établissement recevant du public, le registre rassemble les vérifications périodiques des installations techniques et de sécurité, les rapports des organismes agréés et des techniciens compétents, les consignes et les exercices d'évacuation, la formation du personnel à la sécurité incendie, les travaux réalisés et les procès-verbaux de la commission de sécurité. Vos écrans le tiennent à jour au fil des interventions.
Quels contrôles périodiques un hôtel doit-il faire réaliser ?
Selon sa catégorie et ses installations : système de sécurité incendie, extincteurs et désenfumage, ascenseurs, installations électriques, gaz et chaufferie, analyses de légionelles sur l'eau chaude sanitaire, piscine et spa, portes automatiques, cuisines et hottes, avec des périodicités qui vont du trimestre à plusieurs années. Vos écrans portent la liste applicable à votre établissement, fixée avec votre organisme de contrôle.
Comment constituer l'historique de maintenance par chambre ?
En rattachant chaque bon d'intervention, chaque incident signalé par les étages et chaque contrôle à la chambre ou à l'équipement concerné, avec la date, le technicien, les pièces et le coût ; les bons anciens sont repris par lot depuis le classeur. L'historique se lit ensuite par chambre, par équipement et par type de panne.
Comment sont suivies les analyses de légionelles et la qualité de l'eau ?
Les points de prélèvement, les périodicités et les seuils sont enregistrés ; les rapports d'analyse du laboratoire sont lus, rattachés au point et à la date, et un résultat au-dessus du seuil déclenche une alerte avec les actions prévues, purge, choc thermique, contre-analyse. Le carnet sanitaire des installations d'eau chaude se constitue ainsi au fil des analyses, prêt pour un contrôle.
Le registre numérique est-il accepté par la commission de sécurité ?
Oui : la réglementation impose la tenue et la présentation du registre, pas son support, et un registre numérique qui présente les rapports, les dates et les procès-verbaux avec leur historique est accepté, sous réserve de pouvoir l'imprimer ou l'exporter à la demande. Vos écrans produisent l'extrait complet en PDF pour la visite, avec les pièces jointes.
Comment sont gérés les contrats de maintenance et leurs visites ?
Chaque contrat, ascenseurs, chauffage, sécurité incendie, blanchisserie technique, porte ses visites prévues, ses délais d'intervention et son échéance de renouvellement ; les visites réalisées et leurs rapports s'y rattachent, et une visite prévue non faite est signalée. Le coût de chaque contrat se compare aux interventions réellement obtenues, ce qui prépare la renégociation.
Un registre de sécurité à tenir sans classeur ?
Quarante minutes pour cadrer votre suivi de maintenance et votre registre de sécurité, sans engagement.
