Application de suivi des appels d'offres sur mesure pour le BTP
Savoir où l'entreprise gagne, où elle perd, et sur quel écart de prix
YoungData développe votre application de suivi des appels d'offres, construite sur votre pipeline commercial : affaires en cours, jalons de remise et pièces à fournir, charge du bureau d'études, taux de réussite par type d'ouvrage, par client et par tranche de montant, écart avec l'offre retenue quand il est connu. La décision de répondre ou non s'appuie sur l'historique et sur la capacité réelle du bureau d'études, pas sur une impression. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Choisir où répondre et capitaliser chaque perte
Quatre effets constatés dans les entreprises de construction dont YoungData a construit le suivi des appels d'offres.
Le taux de réussite se lit par segment
Par type d'ouvrage, par maître d'ouvrage, par tranche de montant et par mode de consultation, marché public ou privé. On sait où l'entreprise gagne, et où le bureau d'études passe des semaines pour rien.
La charge d'études est visible
Combien d'affaires en cours, pour quelle date de remise, avec quel chargé d'études. La décision de répondre tient compte de la capacité réelle du bureau d'études, pas seulement de l'intérêt de l'affaire.
Les écarts de prix sont capitalisés
L'écart avec l'offre retenue, quand il est connu, et le motif de perte alimentent la réflexion sur les prix et les coefficients de vente. Une affaire perdue devient une information pour les chiffrages suivants.
Les jalons de remise sont tenus
Date limite de remise, questions au maître d'ouvrage, pièces administratives et mémoire technique à fournir, suivis avec relance. Une remise hors délai ou un dossier incomplet est une affaire perdue pour rien.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur le suivi des appels d'offres
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour le pilotage commercial des entreprises de construction : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Une perte non analysée est une perte deux fois. Renseigner l'écart avec l'offre retenue et le motif prend deux minutes, et transforme un échec en donnée exploitable pour les prochains chiffrages.
Le suivi doit être plus rapide qu'un tableur. Si renseigner une affaire prend cinq minutes, la base reste vide ; c'est le premier critère de conception, et un modèle Azure AI Foundry lit le dossier de consultation pour pré-remplir la fiche d'affaire : maître d'ouvrage, lots, date de remise, pièces exigées.
Le taux de réussite se lit par segment. Par type d'ouvrage, par client et par tranche de montant, avec la charge d'études en face, pour décider où répondre.
Ce cas d'usage relève du chargé d'études de prix et complète les autres chantiers du secteur BTP. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur le suivi des appels d'offres
Faut-il remplacer notre CRM ?
Non. Vos écrans se branchent sur votre CRM, qui garde la relation commerciale et les contacts chez les maîtres d'ouvrage. Ils ajoutent ce qu'un CRM ne porte pas : le lien entre le pipeline commercial et la charge réelle du bureau d'études, les jalons de remise, le motif de perte et l'écart de prix avec l'offre retenue.
Comment obtient-on l'écart avec le concurrent ?
Quand il est communiqué, en marché public dans la lettre de rejet ou le rapport d'analyse des offres, il se saisit en deux champs : montant retenu et rang. Quand il ne l'est pas, le suivi fonctionne sans, avec le motif de perte estimé par le chargé d'études : prix, mémoire technique, références, délai.
Faut-il reprendre les affaires passées dans le suivi ?
Oui, au moins les deux dernières années, pour que le taux de réussite par segment ait un sens dès le premier mois. La reprise se fait par import de votre tableau actuel, avec le résultat, le montant remis et, quand il est connu, le montant retenu. Une affaire ancienne sans motif de perte reste comptée dans le taux, simplement sans analyse.
Comment décider de répondre ou non à un appel d'offres ?
Sur quatre chiffres affichés à l'ouverture de la fiche : le taux de réussite de l'entreprise sur ce segment, la charge du bureau d'études jusqu'à la date de remise, le montant estimé de l'affaire et l'écart de prix habituel sur ce type d'ouvrage. La décision et son motif sont enregistrés et se relisent en fin d'année.
Comment calcule-t-on le taux de réussite des appels d'offres ?
Nombre d'affaires gagnées divisé par le nombre d'affaires remises, en nombre et en montant, sur une période donnée. Vos écrans le calculent par type d'ouvrage, par maître d'ouvrage, par tranche de montant et par mode de consultation, et le mettent en face du temps d'études consommé. Un taux de vingt pour cent en nombre peut cacher cinq pour cent en montant.
Quelles pièces suivre dans un dossier de réponse à un appel d'offres ?
Celles que le règlement de consultation exige : acte d'engagement, décomposition du prix global et forfaitaire ou bordereau de prix unitaires, mémoire technique, attestations et références, planning prévisionnel. Chaque pièce porte un responsable, un état et la date limite de remise ; une pièce manquante à cinq jours de l'échéance remonte au responsable du bureau d'études.
Un taux de réussite à comprendre ?
Quarante minutes pour cadrer votre suivi des appels d'offres, sans engagement.
