Tableau de bord budgétaire par service sur mesure pour votre établissement
Suivre le budget de chaque service et les ratios qui font le résultat pendant le mois, pas à la clôture
YoungData développe votre tableau de bord budgétaire par service, construit sur votre budget, votre comptabilité, votre planning et vos factures : budget et réalisé par département, hébergement, restauration, bar, spa, ratio masse salariale sur chiffre d'affaires, coût matière, coût du linge et de l'énergie par chambre occupée, projection du résultat brut d'exploitation sur la saison. Les écarts se signalent chaque semaine au chef de service concerné, avec ce qui les explique. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Tenir chaque service dans son budget et piloter les ratios à la semaine
Quatre effets constatés dans les établissements dont YoungData a construit le suivi budgétaire par service.
Le ratio masse salariale se lit à la semaine, extras compris
Heures planifiées et réalisées, extras, saisonniers et majorations, rapportées au chiffre d'affaires de la semaine par service. Le planning de la semaine suivante s'ajuste sur un chiffre, pas sur une impression de suractivité.
Le coût matière et le linge se suivent par chambre occupée
Achats alimentaires face aux couverts et au chiffre d'affaires restauration, linge et produits d'accueil face aux chambres occupées, énergie par nuitée. Les dérives se voient au poste où elles naissent, pas dans le total du mois.
L'écart au budget se voit par service avant la fin du mois
Chaque chef de service voit son budget, son réalisé à date et sa projection de fin de mois, avec les lignes en écart. La conversation budgétaire a lieu le 15, quand il reste deux semaines pour corriger.
Le résultat brut d'exploitation se projette sur la saison
Recettes attendues depuis les réservations, charges engagées et planifiées par service, donnent le résultat brut d'exploitation projeté par mois et par saison. Les décisions de recrutement et d'investissement se prennent sur cette projection.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur le budget par service
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les hôtels, résidences et sites touristiques : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Le ratio masse salariale est le levier le plus rapide. Calculé à la paie du mois suivant, il ne sert à rien ; calculé à la semaine, extras compris, il change les plannings de la semaine d'après.
Le budget se lit par service, avec son chef de service. Un écart sur la restauration ne se traite pas au niveau de l'établissement mais avec le responsable qui commande et qui planifie.
Les factures d'énergie et de linge sont lues. Un modèle Azure AI Foundry lit les factures d'électricité, de gaz et de blanchisserie et ramène leurs montants et leurs volumes à la chambre occupée, sans ressaisie.
Ce cas d'usage relève du directeur d'établissement et complète les autres chantiers du secteur du tourisme et de l'hôtellerie. Parmi les clients de YoungData : Appart'City, Compass Group, La Poste, Bouygues Construction, Royal Canin.
Vos questions sur le budget et les ratios par service
Quels ratios suivre dans un hôtel-restaurant ?
Le ratio masse salariale sur chiffre d'affaires, global et par service, le coût matière rapporté au chiffre d'affaires restauration, le coût du linge et des produits d'accueil par chambre occupée, l'énergie par nuitée, le coût d'acquisition par canal de réservation, et le résultat brut d'exploitation par chambre disponible. Vos écrans les calculent chaque semaine depuis le planning, la caisse et les factures.
Comment suivre la masse salariale en cours de mois, extras compris ?
En lisant chaque semaine les heures planifiées et réalisées de chaque service dans le planning, en y ajoutant les extras et les intérimaires depuis leurs bons ou leurs factures, et en valorisant l'ensemble avec les coûts horaires chargés, majorations comprises. Le ratio par service se compare au budget et à la même semaine de l'an dernier, à activité comparable.
Comment construire un budget par service et le confronter au réel ?
Le budget se saisit par département et par mois, recettes et charges, en partant de l'an dernier ajusté des événements et des travaux ; chaque ligne est rattachée aux comptes de votre comptabilité et aux sources qui alimentent le réalisé, planning, caisse, factures. Vos écrans confrontent les deux chaque semaine, et le chef de service explique ses écarts dans le même écran.
Qu'est-ce que le GOP et le GOPPAR ?
Le GOP, résultat brut d'exploitation, est le chiffre d'affaires moins les charges d'exploitation, masse salariale et charges directes des services comprises, avant loyers, amortissements et frais financiers ; le GOPPAR le rapporte au nombre de chambres disponibles, ce qui permet de comparer des établissements de tailles différentes. Vos écrans les calculent chaque mois et les projettent sur la saison.
Comment suivre le coût de l'énergie par chambre occupée ?
Les factures et, quand ils existent, les relevés de compteurs sont lus et rapportés aux nuitées et aux couverts de la période ; le coût par chambre occupée se compare au budget, à l'an dernier et à la saison. Une dérive signale un équipement à vérifier ou un usage à corriger, et l'effet d'un investissement se mesure sur les mois suivants.
Le tableau de bord aide-t-il à décider un investissement ?
Oui : il donne le coût actuel du poste concerné, énergie, linge, maintenance, masse salariale, et son évolution, ce qui permet de chiffrer le gain attendu d'un investissement et de le suivre après coup. Un propriétaire ou un groupe reçoit ainsi un dossier fondé sur les chiffres réels de l'établissement, pas sur une estimation générale.
Des ratios à piloter pendant le mois ?
Quarante minutes pour cadrer votre suivi budgétaire par service, sans engagement.
