Application de contrôle des factures fournisseurs sur mesure pour votre hôtel
Contrôler chaque facture de linge, de restauration et d'énergie avant de la payer, pas six mois après
YoungData développe votre application de contrôle des factures fournisseurs, construite sur vos commandes, vos bons de livraison et votre comptabilité : chaque facture reçue est lue, classée par service et par fournisseur, rapprochée de la commande et du bon de livraison ou du comptage de linge, et l'écart de quantité, de prix ou de doublon est signalé au chef de service avant validation. Le litige s'ouvre le jour même. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Rapprocher chaque facture de sa commande et ouvrir le litige avant le paiement
Quatre effets constatés dans les établissements dont YoungData a construit le contrôle des factures fournisseurs.
La facture est lue et classée par service
Fournisseur, lignes, quantités, prix et période sont extraits de la facture reçue par mail ou scannée, et la facture est rattachée au service qui a commandé. Plus de saisie manuelle, et une imputation comptable prête.
L'écart avec la commande se voit avant paiement
Quantité facturée supérieure à la livraison, prix différent du contrat, facture en double, période déjà réglée : l'écart est signalé au chef de service avec les pièces en face. La facture en écart ne part pas en paiement sans décision.
Le comptage de linge conteste la facture de blanchisserie
Le linge compté à la réception et au départ, par catégorie, se rapproche des quantités facturées ; l'écart est chiffré et transmis au prestataire avec le relevé. La blanchisserie, premier poste de litige en hôtellerie, se contrôle enfin.
Le coût par service alimente le budget
Chaque facture validée alimente le réalisé du service concerné et les ratios, coût matière, linge, énergie par chambre occupée, sans attendre la comptabilité. Le chef de service voit ses achats du mois pendant le mois.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur le contrôle des factures
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les hôtels, résidences et sites touristiques : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Le litige fournisseur se gagne dans la semaine. Un écart de linge ou de livraison contesté six mois après n'est plus vérifiable ; contesté le jour de la facture, il est réglé sur le mois suivant.
Le chef de service valide, la comptabilité comptabilise. Celui qui a commandé et réceptionné dit si la facture est juste ; la comptabilité reçoit une facture déjà contrôlée et imputée.
Les factures sont lues. Un modèle Azure AI Foundry lit chaque facture reçue, fournisseur, lignes, quantités, prix, période, et la rapproche de la commande et du bon de livraison, avec les écarts mis en évidence.
Ce cas d'usage relève du directeur d'établissement et complète les autres chantiers du secteur du tourisme et de l'hôtellerie. Parmi les clients de YoungData : Appart'City, Compass Group, La Poste, Bouygues Construction, Royal Canin.
Vos questions sur le contrôle des factures fournisseurs
Quelles factures fournisseurs contrôler en priorité dans un hôtel ?
La blanchisserie, facturée au poids ou à la pièce et rarement rapprochée d'un comptage, les achats alimentaires et boissons, où les écarts de quantité et de prix sont fréquents, l'énergie, avec ses estimations et ses régularisations, les prestations de maintenance et de nettoyage, et les commissions des plateformes de réservation. Vos écrans appliquent un contrôle adapté à chaque famille.
Comment rapprocher une facture de blanchisserie du linge réellement livré ?
En comptant le linge propre à la réception et le linge sale au départ, par catégorie, draps, housses, serviettes, nappes, sur un écran mobile à l'office, avec photo du bon de livraison ; la facture mensuelle, lue automatiquement, se compare à ces comptages. L'écart par catégorie est chiffré, et le fournisseur reçoit le relevé avec la contestation.
Comment sont traités les litiges fournisseurs ?
Un écart validé comme litige ouvre un dossier rattaché à la facture, avec le motif, les pièces, le montant contesté et le contact du fournisseur ; la facture est bloquée en paiement pour la part contestée, l'avoir attendu est suivi et le dossier se clôture à sa réception. Le nombre et le montant des litiges par fournisseur se lisent sur l'année.
Comment se prépare la facturation électronique côté fournisseurs ?
À partir de septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée : vos écrans reçoivent ces factures au format structuré, ce qui supprime la lecture de PDF pour les fournisseurs passés au nouveau format, et continuent de lire les autres pendant la transition. Le contrôle reste le même.
Comment sont validées les factures par les chefs de service ?
Chaque facture arrive au chef de service qui a commandé, avec la commande et le bon de livraison en face et les écarts surlignés ; il valide, conteste ou corrige l'imputation en quelques appuis depuis son téléphone. Une facture sans réponse à cinq jours est relancée puis remontée au directeur, et le délai de validation par service se lit chaque mois.
Comment suivre les contrats fournisseurs et leurs révisions de prix ?
Chaque fournisseur porte son contrat, ses tarifs négociés, sa date de révision et son préavis ; une facture dont le prix unitaire dépasse le tarif contractuel est signalée, et l'échéance de révision ou de renouvellement remonte au directeur avant le préavis. Les hausses appliquées sans avenant deviennent visibles, et la renégociation se prépare sur les volumes réels.
Des factures fournisseurs à contrôler avant paiement ?
Quarante minutes pour cadrer votre contrôle des factures fournisseurs, sans engagement.
