Application de réclamations clients sur mesure pour l'industrie
Répondre au client dans le délai promis et relier chaque réclamation au lot livré
YoungData développe votre application de traitement des réclamations clients, construite sur votre circuit : réception depuis la messagerie ou le portail, qualification, accusé de réception, analyse des causes reliée au lot livré, donc au poste et à l'équipe, réponse au client dans le délai promis et action corrective suivie. Les récurrences par client, par défaut et par référence se lisent sur un écran, avec le coût de non-qualité associé. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Tenir le délai de réponse et remonter chaque réclamation à sa cause en production
Quatre effets constatés sur les sites dont YoungData a construit le circuit des réclamations.
Le délai de réponse est tenu
Chaque étape porte son échéance, accusé de réception, sécurisation, réponse argumentée, et relance avant de la dépasser. Le client reçoit sa réponse dans le délai annoncé, pas quand quelqu'un y repense.
L'analyse remonte à la production
La réclamation est reliée au lot livré, donc à l'ordre de fabrication, au poste, à l'équipe et aux contrôles du jour. La cause se cherche sur des faits datés, pas sur des souvenirs.
Les récurrences par client se voient
Même défaut, même référence, même destinataire : les PPM et le taux de réclamations fondées se lisent par client. La revue commerciale et la visite chez le client se préparent avec les bons éléments.
Le coût de non-qualité devient chiffrable
Avoirs, retours, tris et retraitements sont rattachés au dossier et valorisés. L'arbitrage sur les investissements qualité se fait sur un montant par client et par défaut, pas sur un nombre de réclamations.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les réclamations clients
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour le traitement des réclamations industrielles : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Le délai se tient par le circuit. Une promesse commerciale sans relance automatique est tenue une fois sur deux ; chaque étape porte son échéance, et le responsable qualité voit les dossiers qui glissent.
La réclamation doit rejoindre la production. Sans lien vers le lot et le poste, l'analyse reste au niveau des impressions ; ce lien est le premier travail, et il s'appuie sur la traçabilité quand elle existe.
Les réclamations arrivent par mail, avec des pièces jointes. Un modèle Azure AI Foundry lit le mail et les photos, propose la référence, le lot et le type de défaut, et ouvre le dossier pré-rempli pour qualification.
Ce cas d'usage relève du responsable QHSE et complète les autres chantiers du secteur industrie. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur le traitement des réclamations
Quels délais de réponse prévoir pour une réclamation client ?
Trois jalons, repris de la logique du rapport 8D : un accusé de réception sous vingt-quatre heures, une action de sécurisation, tri ou remplacement, sous trois jours, et une réponse argumentée avec la cause et l'action corrective sous dix à quinze jours selon vos engagements. Vos écrans portent vos propres délais par client et relancent avant chaque échéance.
Le client peut-il suivre son dossier ?
C'est possible par un portail Power Pages où le client dépose sa réclamation et voit l'avancement, mais ce n'est pas un prérequis : beaucoup de sites démarrent avec des accusés de réception et des réponses par mail générés par le circuit. Le portail se justifie à partir de quelques dizaines de réclamations par mois ou d'un grand compte qui l'exige.
Peut-on relier la réclamation au lot livré ?
Oui, si la traçabilité est en place : le numéro de lot porté par l'étiquette ou le bon de livraison ramène à l'ordre de fabrication, au poste, à l'équipe et aux contrôles enregistrés ce jour-là. Sans traçabilité, la réclamation est rattachée à la commande et à la date d'expédition, et le projet de traçabilité vient naturellement en second.
Comment qualifier une réclamation, fondée ou non fondée ?
La qualification compare le défaut signalé aux contrôles enregistrés sur le lot et à la spécification convenue : une réclamation fondée ouvre l'analyse de cause et l'action corrective, une réclamation non fondée reçoit une réponse argumentée avec les preuves, sans dossier qualité. Vos écrans imposent la qualification avec son motif, ce qui rend le taux de réclamations fondées lisible par client.
Comment sont calculés les PPM et le taux de réclamations ?
Les PPM (parts per million) rapportent les pièces réclamées ou retournées aux pièces livrées sur la période, par client et par référence ; le taux de réclamations rapporte le nombre de dossiers aux livraisons. Vos écrans les calculent depuis les quantités du dossier et de l'ERP, ce qui donne le chiffre attendu par les clients automobiles sans tableur parallèle.
Les avoirs et les retours sont-ils suivis dans le dossier ?
Oui. Le dossier porte la décision commerciale, avoir, remplacement ou reprise, son montant et le retour physique avec sa réception et son tri. Le coût de la réclamation, avoir plus retraitement plus transport, alimente le coût de non-qualité par client et par défaut, et le rapprochement avec la comptabilité se fait par numéro d'avoir.
Des réclamations à traiter dans les délais ?
Quarante minutes pour cadrer votre circuit de réclamations, sans engagement.
