Application de portail formateur sur mesure pour votre organisme de formation
Donner aux formateurs vacataires le déroulé, les supports et les consignes sans répondre au même mail dix fois
YoungData développe votre application de portail formateur, construite sur votre catalogue, vos déroulés et votre planning : chaque formateur, salarié ou vacataire, retrouve pour ses sessions le programme, le déroulé, la version en vigueur des supports, les consignes d'évaluation et les documents à rendre, dépose ses feuilles d'émargement et ses grilles, déclare ses disponibilités. Les relances partent automatiquement quand une pièce manque, et le responsable pédagogique cesse de répondre aux mêmes questions. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Centraliser ce que chaque formateur doit savoir et rendre, et relancer sans mail
Quatre effets constatés dans les organismes de formation dont YoungData a construit l'espace des formateurs.
Chaque formateur voit ses sessions et ce qu'il doit rendre
Programme, déroulé, supports en vigueur, consignes d'évaluation, liste des stagiaires et documents attendus, pour chacune de ses sessions, sur ordinateur ou téléphone. Le formateur qui arrive en salle sait ce qu'on attend de lui.
La pièce manquante est relancée sans mail
Émargement non déposé, grille d'évaluation absente, contrat de sous-traitance non signé : la relance part au formateur à J+2, puis au responsable pédagogique. La complétude du dossier de session se lit avant la facturation.
La mise à jour d'un support atteint tous les formateurs
Une nouvelle version remplace l'ancienne dans l'espace de chaque formateur concerné, avec notification et accusé de lecture. La preuve de la mise à jour des contenus, demandée en audit, existe déjà.
Le dossier de sous-traitance pédagogique se constitue seul
CV, diplômes, attestations, contrat et évaluations de chaque formateur externe sont rattachés à sa fiche, avec les dates de validité. L'indicateur Qualiopi sur les sous-traitants se prouve depuis un seul écran.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur le portail formateur
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les organismes de formation : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Le formateur vacataire ne rentre pas dans vos outils internes. Il accède à son espace par un lien sécurisé, sans compte Microsoft à créer ni licence à payer, et n'y voit que ses sessions.
La version en vigueur des supports est la seule visible. Une mise à jour réglementaire remplace le support pour tous les formateurs en même temps, avec la trace de qui l'a téléchargée.
Les CV et les attestations des formateurs sont lus. Un modèle Azure AI Foundry extrait des CV, diplômes et attestations déposés les qualifications et leurs dates, et alimente le dossier de sous-traitance pédagogique que l'auditeur demande.
Ce cas d'usage relève du responsable pédagogique et complète les autres chantiers du secteur des organismes de formation. Parmi les clients de YoungData : Cap English, Radio RTS, Bouygues Construction, La Poste, Compass Group.
Vos questions sur le portail formateur
Que doit trouver un formateur dans son espace ?
Pour chaque session : le programme et ses objectifs, le déroulé heure par heure, les supports dans leur version en vigueur, les consignes d'évaluation et la grille à remplir, la liste des stagiaires avec leurs besoins d'adaptation, les informations pratiques du lieu, et la liste des documents à rendre avec leur échéance.
Comment sont gérées les qualifications et les contrats des formateurs sous-traitants ?
Chaque formateur externe dépose une fois son CV, ses diplômes, ses attestations et son Kbis ou son numéro de déclaration d'activité ; vos écrans en extraient les qualifications, suivent les dates de validité et génèrent le contrat de sous-traitance pédagogique à signer en ligne. L'évaluation du formateur par session complète sa fiche, et le dossier attendu par l'auditeur existe en permanence.
Les formateurs adopteront-ils un espace de plus ?
Oui, parce qu'il remplace la dizaine de mails qu'ils recevaient et qu'il leur donne ce qu'ils cherchent, le déroulé et le support à jour, en deux clics depuis un lien. Le dépôt des émargements et des grilles se fait par photo depuis le téléphone, et les formateurs qui n'utilisent pas l'espace sont visibles.
Comment les mises à jour de supports arrivent-elles aux formateurs ?
Le responsable pédagogique dépose la nouvelle version d'un support avec une note sur les modifications ; l'ancienne version disparaît de l'espace des formateurs concernés, chacun reçoit une notification et confirme la lecture. Un formateur qui anime une session avec un support périmé ressort dans les écarts, et l'historique des versions reste consultable pour l'audit.
Comment sont collectées les disponibilités des formateurs ?
Chaque formateur déclare ses disponibilités par période depuis son espace, avec ses lieux et ses formations, et les met à jour quand elles changent ; le gestionnaire les voit au moment de planifier une session, sans appel ni mail. Un désistement déclaré dans l'espace signale aussitôt les formateurs disponibles sur la même formation, ce qui évite l'annulation de la session.
Le portail sert-il de preuve pour Qualiopi ?
Oui, sur plusieurs indicateurs : la qualification des formateurs et le suivi de leurs compétences, la sous-traitance pédagogique avec ses contrats et ses évaluations, la mise à jour des contenus avec les dates de diffusion, et l'information des formateurs sur les exigences du référentiel. Chaque élément porte sa date et son auteur, ce que l'auditeur vérifie en priorité.
Des formateurs à équiper sans les noyer ?
Quarante minutes pour cadrer votre espace formateur, sans engagement.
