Application de suivi des réclamations clients sur mesure en agroalimentaire
Traiter chaque réclamation dans le délai, la rattacher au lot et chiffrer ce qu'elle coûte
YoungData développe votre application de suivi des réclamations clients, construite sur vos circuits avec les enseignes et les consommateurs : réception depuis la boîte partagée, qualification, rattachement au lot et à la ligne de fabrication, réponse dans le délai, avoir ou reprise chiffrés. Les motifs récurrents apparaissent par client et par recette, et le coût de la non-qualité se lit en euros. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Répondre dans le délai et faire baisser le coût de la non-qualité
Quatre effets constatés chez les industriels agroalimentaires dont YoungData a construit le suivi des réclamations.
Plus rien ne se perd dans une boîte mail
Chaque réclamation reçue devient un dossier avec un responsable, une échéance et un état. La relance part automatiquement, et un dossier sans réponse remonte en tête de liste avant que l'enseigne rappelle.
La réclamation est rattachée à son lot
Le code lot de l'emballage relie le dossier à la date, à la ligne et à l'ordre de fabrication concernés. L'analyse de cause démarre sur des faits, et les autres réclamations du même lot s'affichent à côté.
Les motifs récurrents apparaissent
Un défaut d'operculage signalé douze fois dans le trimestre est lu comme un problème de ligne, pas comme douze incidents isolés. Le motif, le client et la recette se croisent, et le plan d'action porte sur la cause.
Le coût de la non-qualité est chiffré
Avoirs, reprises, transports supplémentaires et destructions : le montant s'affiche par client, par recette et par motif. Le coût de la non-qualité externe entre dans le suivi de marge, et l'arbitrage sur une enseigne se fait en connaissance de cause.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les réclamations clients
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour la relation client des industriels de l'agroalimentaire : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Une réclamation est une donnée avant d'être un dossier. Vos écrans sont conçus pour faire remonter les motifs récurrents par client, par recette et par ligne, pas seulement pour classer les courriers ; un modèle Azure AI Foundry lit le courriel et la photo reçus et pré-remplit le motif, le produit et le code lot.
Le délai de réponse se pilote. Chaque étape porte une échéance et une alerte. Un dossier en retard se voit avant que l'enseigne rappelle.
Le CRM garde sa place. Il conserve la relation commerciale et l'historique client ; vos écrans portent le traitement industriel de la réclamation, lot concerné, analyse de cause et coût constaté, et les deux se synchronisent sur les champs qui doivent circuler.
Ce cas d'usage relève du contrôleur de gestion et complète les autres chantiers du secteur agroalimentaire. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur le suivi des réclamations
Peut-on récupérer les réclamations reçues par mail ?
Oui. Une boîte partagée alimente vos écrans automatiquement : le courriel, la pièce jointe et le fil de discussion suivent le dossier, et un modèle de lecture pré-remplit le motif, le produit et le code lot quand ils figurent dans le message. Le traitement se fait dans le dossier, ce qui évite les réponses en double et les demandes sans réponse.
Vos écrans remplacent-ils notre CRM ?
Non, ils le complètent. Le CRM garde la relation commerciale et l'historique client ; vos écrans portent le traitement industriel de la réclamation, avec le lot concerné, l'analyse de cause, la réponse et le coût constaté. Les deux se synchronisent quand vous le souhaitez, sur les champs qui ont réellement besoin de circuler.
Comment relie-t-on une réclamation à un lot ?
Par le code lot imprimé sur l'emballage, saisi ou scanné à l'ouverture du dossier, ou lu sur la photo envoyée par le client. Vos écrans retrouvent la date, la ligne et l'ordre de fabrication concernés, puis affichent les autres réclamations et les non-conformités enregistrées sur le même lot, ce qui oriente l'analyse de cause dès le premier jour.
Comment qualifie-t-on une réclamation à sa réception ?
Par un formulaire court : client ou consommateur, produit et code lot, motif choisi dans une liste (corps étranger, défaut d'operculage, DLC dépassée à la livraison, erreur d'étiquetage, goût ou texture, quantité manquante), gravité et pièces jointes. La qualification décide du circuit : réponse commerciale simple, analyse qualité sur le lot, ou déclenchement d'un retrait.
Quel délai de réponse viser sur une réclamation enseigne ?
Celui que fixe le contrat ou la charte qualité de l'enseigne, souvent quarante-huit heures pour un accusé de réception et dix à quinze jours pour la réponse argumentée. Chaque dossier porte ces deux échéances et une alerte au responsable ; le délai réellement tenu se mesure par client et par mois, critère que l'enseigne suit dans son évaluation fournisseur.
Comment le coût des réclamations entre-t-il dans la marge par client ?
Chaque dossier clos porte son coût : avoir accordé, reprise, transport de retour, destruction, temps passé si vous le comptez. Ces montants sont imputés au client et à la recette concernés et repris dans le tableau de bord de marge par client, à côté des remises et des pénalités logistiques. La marge nette affichée tient compte de la non-qualité.
Des réclamations à reprendre en main ?
Quarante minutes pour cadrer votre suivi des réclamations, sans engagement.
