Application de capitalisation des documents de mission sur mesure
Retrouver le livrable déjà produit sur un sujet proche au lieu de le refaire
YoungData développe votre application de capitalisation des documents de mission, construite sur SharePoint et vos missions : livrables classés par type de mission, secteur, compétence et client, dépôt rappelé à la fin de chaque mission avec un résumé, recherche sur le contenu, et règles de confidentialité client respectées. Un consultant qui démarre une mission trouve ce que le cabinet a déjà produit sur un sujet proche. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Obtenir le dépôt en fin de mission et retrouver un livrable par son contenu
Quatre effets constatés dans les cabinets dont YoungData a construit la capitalisation des documents.
Le dépôt est rappelé au bon moment
À la clôture de chaque mission, le chef de mission reçoit la liste des livrables à déposer, avec un résumé proposé. La capitalisation cesse de dépendre de la bonne volonté d'un vendredi soir.
Le livrable se retrouve par son contenu
Type de mission, secteur, compétence, client et recherche sur le texte, avec le résumé et les mots-clés de chaque document. Un consultant qui démarre trouve en quelques minutes ce qui existe déjà.
La confidentialité client est respectée
Les règles d'accès suivent les accords signés, les données clients à anonymiser sont signalées au dépôt, et un livrable réservé à une équipe reste invisible aux autres. La capitalisation ne crée pas de fuite.
Les références alimentent les propositions
Missions comparables, livrables produits et modèles validés par practice sont à portée de main au moment d'écrire une proposition. Le cabinet vend sur ce qu'il a déjà fait, pas sur ce qu'il croit avoir fait.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur la capitalisation
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour la gestion documentaire des cabinets de conseil : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
La capitalisation échoue par absence de dépôt. Ce n'est pas un problème de classement mais de moment ; le rappel en fin de mission règle l'essentiel du sujet.
YoungData s'appuie sur SharePoint plutôt que contre lui. Le stockage et la recherche existent déjà ; vos écrans ajoutent le classement métier, les droits et le rappel de dépôt.
Les livrables déposés sont résumés et indexés. Un modèle Azure AI Foundry produit le résumé et les mots-clés de chaque livrable déposé, et signale les données clients à anonymiser avant de le rendre visible au cabinet.
Ce cas d'usage relève du chef de projet et complète les autres chantiers du secteur des services professionnels. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur la capitalisation des documents
Que capitaliser à la fin d'une mission ?
Les livrables finaux tels que remis au client, la proposition et le cadrage, les modèles ou grilles créés pendant la mission, et un résumé d'une page, contexte, démarche, résultats, enseignements. Pas les versions intermédiaires ni les échanges. Vos écrans proposent cette liste à la clôture, avec le résumé pré-rédigé, et le dépôt prend un quart d'heure au chef de mission.
Comment respecter la confidentialité des clients dans la base ?
Chaque livrable déposé porte son niveau de confidentialité, hérité de l'accord signé avec le client ; les documents à usage interne large sont anonymisés au dépôt, noms, chiffres identifiants, logos, avec les passages à traiter signalés automatiquement, et les documents réservés restent visibles de l'équipe seule. Les accès sont tracés, et un client peut demander le retrait.
Comment fonctionne la recherche sur le contenu ?
Chaque document déposé est indexé sur son texte, son résumé et ses mots-clés, en plus de son type de mission, son secteur et sa compétence ; une question en langage courant, refonte d'un processus achats dans l'industrie, renvoie les livrables et les propositions comparables. Copilot répond aussi en citant les documents, dans les limites des droits de chacun.
Comment éviter que la base devienne un cimetière de documents ?
En ne capitalisant que ce qui a une valeur de réemploi, livrables finaux, modèles, analyses de référence, jamais les versions intermédiaires, en datant chaque document avec son type de mission et en archivant ce qui n'a pas été consulté depuis trois ans. Vos écrans mesurent les consultations et les réutilisations, ce qui montre ce qui sert et ce qui encombre.
Comment mesurer l'usage de la capitalisation ?
Par le taux de dépôt en fin de mission, par practice, le nombre de consultations et de réutilisations déclarées par les consultants, et le temps gagné estimé sur les propositions et les cadrages qui s'appuient sur une référence. Un livrable jamais consulté depuis deux ans est signalé, et une practice qui ne dépose rien apparaît dans la revue trimestrielle.
Les modèles de livrables et les propositions font-ils partie de la base ?
Oui, et ce sont souvent les documents les plus réutilisés : les modèles de livrables validés par practice, les propositions commerciales gagnées avec leur structure et leurs références, et les grilles de cadrage. Ils sont classés à part des livrables clients, avec un responsable de mise à jour par modèle, et la version en vigueur est la seule proposée à la recherche.
Une capitalisation à faire exister ?
Quarante minutes pour cadrer votre capitalisation des documents de mission, sans engagement.
