Application de notes de frais et de déplacements sur mesure pour votre cabinet
Photographier le justificatif au moment du paiement et refacturer ce qui doit l'être
YoungData développe votre application de notes de frais et de déplacements, construite sur votre politique de frais et vos missions : photo du justificatif au moment du paiement, lecture automatique du justificatif, rattachement à la mission et au client, contrôle des plafonds et du barème kilométrique, validation en ligne par le manager. La refacturation suit automatiquement quand le contrat le prévoit, et les enveloppes de tickets disparaissent. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Déclarer le frais au moment du paiement et refacturer sans oubli
Quatre effets constatés dans les cabinets dont YoungData a construit la gestion des notes de frais.
Le justificatif est photographié et lu sur place
Dix secondes sur un quai de gare : la photo est lue, montant, TVA, date et catégorie pré-remplis, la mission proposée. Les enveloppes de tickets et la ressaisie en fin de mois disparaissent.
La politique de frais est contrôlée à la saisie
Plafonds par catégorie, barème kilométrique, justificatif exigé au-delà d'un montant : l'écart est signalé au consultant avant l'envoi, pas au manager après. La validation porte sur les exceptions.
Le frais refacturable rejoint la facture du client
Le frais rattaché à une mission hérite de la clause du contrat et s'ajoute à la proposition de facturation avec son justificatif. Les frais engagés pour un client et jamais refacturés cessent d'exister.
La comptabilité reçoit des notes conformes
Catégories, TVA récupérable, justificatifs numériques et imputation par mission arrivent structurés au rythme que vous fixez. Le remboursement rapide encourage la déclaration au fil de l'eau.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les notes de frais
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les processus internes des cabinets de conseil : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Le geste doit se faire au moment du paiement. Toute déclaration différée finit en enveloppe de tickets ; vos écrans sont pensés pour dix secondes sur un quai de gare.
La refacturation est le vrai gain financier. Les frais engagés pour un client et jamais refacturés dépassent souvent le coût du projet dès la première année.
Le justificatif est lu. Un modèle Azure AI Foundry lit le ticket ou la facture photographiés, montant, TVA, date, commerçant, catégorie, et pré-remplit la note, que le consultant confirme et rattache à sa mission.
Ce cas d'usage relève du chef de projet et complète les autres chantiers du secteur des services professionnels. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur les notes de frais
Le justificatif numérique remplace-t-il le ticket papier ?
Oui, à condition de respecter les règles de numérisation à valeur probante, copie fidèle, horodatage, conservation dans un système qui garantit l'intégrité, que vos écrans appliquent dans votre tenant Microsoft 365. Le consultant peut alors jeter le ticket après la photo ; la politique de conservation et l'accord de votre expert-comptable sont fixés au cadrage.
Comment sont gérés les déplacements et le barème kilométrique ?
Le consultant saisit le trajet, départ, arrivée, mission, et vos écrans calculent la distance et l'indemnité selon le barème kilométrique en vigueur et la puissance du véhicule déclarée ; les trajets récurrents vers un client sont mémorisés. Les frais de train, de péage et d'hôtel suivent le circuit des justificatifs, et le déplacement refacturable rejoint la facture du client.
Comment est contrôlée la politique de frais ?
Les plafonds par catégorie, repas, hôtel par ville, les justificatifs exigés au-delà d'un montant et les frais non remboursables sont paramétrés dans vos écrans et contrôlés au moment de la saisie ; l'écart est signalé au consultant avant l'envoi, avec la règle. Le manager ne valide que les exceptions justifiées, et les écarts récurrents se lisent par équipe.
Comment sont refacturés les frais au client ?
Chaque frais rattaché à une mission hérite de la clause de refacturation du contrat, avec les justificatifs exigés par le client ; les frais validés de la période s'ajoutent à la proposition de facturation de la mission. Le montant refacturable non encore facturé se lit par mission, et un frais oublié n'attend plus la clôture du dossier.
Comment sont remboursés les consultants et à quel rythme ?
Les notes validées partent à la comptabilité selon le rythme que vous fixez, hebdomadaire ou à la paie, avec le détail par catégorie et la TVA récupérable ; le consultant voit l'état de chaque note, en attente, validée, payée. Un remboursement rapide est la meilleure incitation à déclarer au fil de l'eau, et le délai moyen de remboursement se mesure.
Comment traiter un frais sans justificatif ?
Il est déclaré avec un motif, justificatif perdu, distributeur automatique, pourboire, et soumis à une règle que vous fixez, plafond par mois ou par frais, validation par le manager ou refus. Vos écrans comptent les frais sans justificatif par consultant et par période, ce qui limite les abus sans bloquer les cas réels, et ces frais sont exclus de la refacturation.
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