Application de saisie des temps et des activités sur mesure pour votre cabinet
Saisir ses temps en une minute chaque jour et valider la semaine sans relance
YoungData développe votre application de saisie des temps et des activités, construite sur vos missions et vos affectations : missions préaffectées à chaque consultant, saisie en quelques appuis depuis un téléphone, mission, durée et nature de l'activité, rappel automatique le vendredi, validation hebdomadaire par le manager. Le taux de saisie dans les délais progresse dès le premier mois, et tout le reste du pilotage, rentabilité, facturation, charge, en dépend. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Rendre la saisie quotidienne tenable et fiabiliser ce dont tout le pilotage dépend
Quatre effets constatés dans les cabinets dont YoungData a construit la saisie des temps.
La saisie tient en une minute par jour
Missions préaffectées, durée en quelques appuis, nature de l'activité proposée automatiquement. Le consultant saisit le soir depuis son téléphone, pas le vendredi de mémoire, et la donnée devient juste.
Le rappel arrive au bon moment, pas le lundi
Une journée incomplète est signalée le jour même, la semaine non validée le vendredi, et le manager voit ce qui manque avant la clôture. Le taux de saisie dans les délais progresse dès le premier mois.
La validation du manager prend cinq minutes le vendredi
Les semaines de son équipe arrivent complètes, avec les imputations improbables signalées. Il valide en une fois, et les temps validés partent vers la préfacturation et la rentabilité des missions.
Le taux de saisie à l'heure se lit par équipe
Part des semaines saisies et validées dans les délais, par équipe et par manager. C'est le premier indicateur d'un cabinet qui pilote, et il se présente tel quel en comité de direction.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur la saisie des temps
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les processus internes des sociétés de services : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
La saisie des temps est le socle de tout. Un cabinet qui ne l'a pas fiabilisée ne peut piloter ni sa rentabilité ni sa facturation ; c'est le premier chantier.
La contrainte doit être minimale. Chaque champ supplémentaire réduit le taux de saisie ; le formulaire garde la mission, la durée et parfois la nature de l'activité.
Les libellés en texte libre sont imputés. Un modèle Azure AI Foundry propose la mission et la catégorie à partir d'un libellé libre ou d'un rendez-vous de l'agenda, que le consultant confirme en un appui.
Ce cas d'usage relève du chef de projet et complète les autres chantiers du secteur des services professionnels. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur la saisie des temps
Que saisir au minimum dans une feuille de temps ?
La mission, la durée et, quand elle compte pour le pilotage, la nature de l'activité, facturable, avant-vente, formation, interne : trois champs, dont deux pré-remplis par les affectations. Chaque champ supplémentaire, commentaire obligatoire, code analytique, lot détaillé, réduit le taux de saisie ; ce qui n'est pas exploité chaque mois ne doit pas être demandé.
Comment la saisie s'intègre-t-elle à la journée d'un consultant en clientèle ?
Depuis le téléphone, en fin de journée, en quelques appuis sur les missions préaffectées, avec les rendez-vous de l'agenda proposés en imputation ; hors réseau, la saisie se synchronise plus tard. Une journée incomplète est signalée le soir même, ce qui évite la reconstitution du vendredi, et la saisie prend moins d'une minute quand les affectations sont justes.
Comment sont validés les temps par le manager ?
Chaque vendredi, le manager reçoit les semaines de son équipe, complètes, avec les imputations improbables signalées, mission terminée, consultant non affecté, journée de quatorze heures ; il valide en une fois ou renvoie une ligne avec un commentaire. Les temps validés partent vers la préfacturation et la rentabilité, et un manager qui ne valide pas est relancé le lundi.
Les temps saisis alimentent-ils la facturation et la paie ?
Oui : les temps validés par le manager partent chaque semaine vers la préfacturation des missions en régie et vers le suivi de rentabilité des forfaits, et les absences, les heures supplémentaires ou les astreintes déclarées dans la même saisie sont transmises à la paie. Une seule saisie sert trois usages, ce qui est la meilleure garantie qu'elle soit faite.
Comment traiter un temps saisi sur une mauvaise mission ?
Tant que la semaine n'est pas validée, le consultant corrige lui-même ; après validation, une demande de correction part au manager, avec le motif, et la correction est tracée pour la facturation et la rentabilité. Vos écrans signalent les imputations improbables, une mission terminée, un consultant non affecté, avant la validation, ce qui réduit les corrections après coup.
Faut-il saisir les temps non facturables ?
Oui, en quelques catégories seulement, avant-vente, formation, gestion interne, intercontrat : c'est ce qui permet de lire le taux d'occupation réel et de valoriser le temps investi en avant-vente. Une journée doit être complète, facturable ou non, et vos écrans signalent la journée incomplète au consultant avant le rappel du vendredi.
Une saisie des temps à fiabiliser ?
Quarante minutes pour cadrer votre saisie des temps, sans engagement.
