Lecture des factures garage sur mesure, pour un coût de maintenance juste par véhicule
Imputer chaque facture garage au bon véhicule sans la ressaisir, et voir le montant qui sort de l'ordinaire
YoungData développe votre circuit de traitement des factures garage, construit sur votre parc et vos fournisseurs : chaque facture d'atelier externe, de pneumaticien ou de carrossier est lue à réception, immatriculation, pièces, main-d'œuvre et forfaits extraits, rapprochée de l'ordre de réparation et imputée au véhicule. Un montant hors de l'habitude pour l'opération est signalé avant paiement, et le coût de maintenance de chaque véhicule se met à jour sans saisie. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Lire les factures garage et imputer chaque coût au bon véhicule
Quatre effets constatés chez les responsables de parc dont YoungData a construit le traitement des factures garage.
La facture est lue à réception, pièces et main-d'œuvre séparées
Qu'elle arrive en PDF, en photo ou sur papier scanné, la facture est lue ligne à ligne : pièces, main-d'œuvre, forfaits, consommables et taxes. Le responsable de parc valide ce qui lui est présenté, il ne recopie plus.
L'immatriculation rattache le coût au bon véhicule
L'immatriculation lue sur la facture est vérifiée contre le parc, et la facture rejoint l'historique et le coût du véhicule. Une facture sans immatriculation ou avec un véhicule inconnu part en demande de précision au garage.
Le montant anormal est signalé avant paiement
Chaque ligne est comparée au prix habituel de l'opération pour ce type de véhicule, au tarif négocié avec le fournisseur et à l'historique récent. L'écart est signalé avec la référence, et la facture attend une décision avant de partir en comptabilité.
Le coût de maintenance par véhicule est à jour chaque semaine
Les factures validées alimentent le coût de maintenance par véhicule, par fournisseur et par type d'opération. Le classement des véhicules les plus coûteux et des fournisseurs les plus chers se lit toute l'année, pas au bilan.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les factures garage
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour la gestion de parc des transporteurs et des logisticiens : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
L'immatriculation est la clé de tout. Une facture sans véhicule identifié n'entre pas dans le coût de maintenance ; le circuit la lit sur la facture, la vérifie contre le parc et demande la précision au garage quand elle manque.
L'anomalie se voit par comparaison. Une vidange facturée deux fois le prix habituel, un forfait main-d'œuvre supérieur à celui du contrat, une pièce déjà remplacée trois mois plus tôt : le circuit compare chaque ligne à l'historique du véhicule et du fournisseur.
La facture est lue ligne à ligne. Un modèle Azure AI Foundry extrait des factures PDF ou photographiées le fournisseur, l'immatriculation, le kilométrage, les pièces, la main-d'œuvre et les forfaits, quel que soit le gabarit du garage.
Ce cas d'usage relève du responsable de parc et complète les autres chantiers du secteur transport et logistique. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur les factures garage
Les factures de garages arrivent en PDF, en photo et sur papier, comment sont-elles lues ?
Les factures reçues par mail sont traitées à l'arrivée, les factures papier sont photographiées ou scannées depuis le téléphone ou la borne de l'atelier. La lecture comprend le document quel que soit son gabarit et extrait les mêmes champs partout. Une valeur douteuse est signalée plutôt que devinée, et l'image reste consultable depuis l'écran de validation.
Comment détecter une facture garage anormalement élevée ?
En comparant chaque ligne à trois références : le prix moyen de la même opération sur des véhicules comparables de votre parc, le tarif négocié avec ce fournisseur, et l'historique récent du véhicule, qui révèle une pièce déjà changée ou une opération déjà facturée. L'écart s'affiche en euros et en pourcentage, avec la ligne en cause.
Le circuit remplace-t-il la validation par le responsable de parc ?
Non, il la prépare : la facture arrive rapprochée de l'ordre de réparation, avec les lignes conformes cochées et les écarts mis en évidence. Le responsable valide en quelques secondes une facture sans écart et consacre son temps aux anomalies. Selon le seuil que vous fixez, les petites factures conformes peuvent être validées automatiquement.
Comment rapprocher une facture garage de l'ordre de réparation ou du devis ?
L'ordre de réparation ou le devis accepté porte le véhicule, les opérations prévues et le montant attendu. La facture reçue est rattachée par le numéro d'ordre ou, à défaut, par l'immatriculation et la date, et chaque ligne est comparée à ce qui était prévu. Une opération facturée non prévue ou un montant supérieur au devis est signalé avant validation.
Peut-on suivre les garanties constructeur et les recours sur pièces ?
Oui : chaque pièce posée porte sa date et son kilométrage, et une pièce remplacée à nouveau pendant sa période de garantie est signalée au moment où la facture arrive. Le circuit prépare la demande de prise en charge auprès du constructeur ou du garage, et le montant récupéré est suivi jusqu'à l'avoir.
Comment comparer les tarifs de main-d'œuvre entre garages ?
Les taux horaires et les forfaits extraits des factures se lisent par fournisseur, par type d'opération et par région, sur l'année. Le tableau de bord montre l'écart entre garages pour une même opération et l'évolution des tarifs de chacun, ce qui donne des chiffres pour la négociation annuelle ou le choix d'un nouveau prestataire.
Des factures garage à imputer sans les ressaisir ?
Quarante minutes pour cadrer votre circuit de factures garage, sans engagement.
