Application de gestion de l'affrètement et des sous-traitants sur mesure
Confier un transport à un affrété dont les documents sont à jour et retrouver son coût par client
YoungData développe votre application de gestion de l'affrètement et des sous-traitants, construite sur votre exploitation et votre comptabilité : panel de transporteurs avec licence communautaire, assurance marchandises et attestation de vigilance contrôlées automatiquement, envoi de l'ordre d'affrètement, confirmation, suivi de l'exécution et rapprochement de la facture. Un affrété dont un document a expiré ne reçoit plus d'ordre, et le coût d'affrètement devient lisible par client et par ligne. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Contrôler les documents avant chaque ordre et rendre le coût d'affrètement lisible
Quatre effets constatés dans les exploitations dont YoungData a construit la gestion de l'affrètement.
Le document expiré bloque l'ordre d'affrètement
Licence, assurance, attestation de vigilance : chaque pièce porte sa date de validité, le transporteur est relancé avant l'échéance, et un affrété dont un document a expiré ne peut pas recevoir d'ordre.
L'ordre d'affrètement est confirmé et tracé
Prix convenu, créneaux, conditions et conducteur annoncé, confirmés par l'affrété en un clic depuis le lien reçu. Rien ne se fait plus par téléphone sans trace, et le litige sur ce qui a été convenu disparaît.
La facture de l'affrété est rapprochée de l'ordre
La facture reçue est rattachée à l'ordre par son numéro et comparée au prix convenu et à l'exécution constatée ; l'écart est signalé avant validation. Une facture conforme part au paiement dans le délai contractuel.
Le coût d'affrètement se lit par client et par ligne
Chaque ordre porte son prix, son client et sa ligne ; face au coût du parc propre, la sous-traitance se lit ligne par ligne. La décision d'internaliser ou d'affréter davantage se prend sur des chiffres.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur l'affrètement
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les exploitations transport et leurs relations avec les sous-traitants : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Le contrôle documentaire doit être automatique. Une vérification manuelle a lieu le premier trimestre, puis plus jamais ; une date d'expiration surveillée par vos écrans ne s'oublie pas.
Le sous-traitant dépose ses pièces lui-même. Par un lien sécurisé, sans compte à créer : la charge revient à celui qui détient le document, et les relances disparaissent.
Les documents des transporteurs sont lus. Un modèle Azure AI Foundry extrait de chaque pièce déposée son type, son émetteur et sa date de validité, et alimente le contrôle sans ressaisie.
Ce cas d'usage relève du responsable d'exploitation et complète les autres chantiers du secteur transport et logistique. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur la gestion de l'affrètement
Quels documents exiger d'un transporteur sous-traitant ?
La licence de transport en cours de validité, licence communautaire pour les plus de 3,5 tonnes, l'extrait d'immatriculation, l'attestation de vigilance URSSAF renouvelée tous les six mois, l'assurance de responsabilité du transporteur et, selon les marchandises, l'assurance ad valorem ou les habilitations matières dangereuses. Vos écrans portent chaque document avec sa date de validité.
Comment fonctionne un ordre d'affrètement dématérialisé ?
L'exploitant crée l'ordre depuis la demande de transport, choisit l'affrété dans le panel, dont les documents sont contrôlés à cet instant, et l'envoie par mail avec un lien de confirmation ; l'affrété confirme en un clic, et l'ordre porte le prix convenu, les créneaux et les conditions. Rien ne se fait plus par téléphone sans trace.
Comment suivre l'exécution d'un transport confié à un affrété ?
L'affrété renseigne le chargement et la livraison depuis le lien de l'ordre, sans compte à créer, avec la preuve de livraison photographiée ; à défaut, l'exploitation le relance automatiquement à l'heure prévue. Le client final reçoit la même information qu'avec le parc propre, et le taux de retard par affrété se lit sur douze mois.
Comment comparer le coût de l'affrètement et celui du parc propre ?
Chaque ordre d'affrètement porte son prix et se rattache au client, à la ligne et à la période ; en face, le coût du parc propre par kilomètre et par heure, issu de votre comptabilité, permet de lire ligne par ligne ce que la sous-traitance coûte ou rapporte. C'est ce qui éclaire la décision d'internaliser une ligne ou d'affréter davantage.
Comment gérer l'affrètement spot et les contrats de sous-traitance ?
Un affrété sous contrat porte ses conditions négociées, tarifs par ligne, engagements de volume, pénalités, et ses ordres en héritent ; un affrètement spot est coté au cas par cas, avec la trace des transporteurs consultés et des prix proposés. Les deux se lisent séparément, et la part du spot dans le coût total alerte quand elle dérive.
Que faire en cas de litige ou d'avarie sur un transport affrété ?
Les réserves du destinataire, les photos et la lettre de voiture sont rattachées à l'ordre, ce qui permet de notifier l'affrété et son assureur dans les délais, trois jours pour les avaries non apparentes, et de suivre le dossier jusqu'à l'indemnisation. Le taux de litiges par affrété entre dans son évaluation, et un transporteur récurrent sort du panel.
Un affrètement à sécuriser ?
Quarante minutes pour cadrer votre gestion de l'affrètement, sans engagement.
