Tableau de bord de remplissage des sessions sur mesure pour votre organisme de formation
Voir à J-30 la session qui n'atteindra pas son seuil et agir sur ses options plutôt que de l'annuler à J-7
YoungData développe votre tableau de bord de remplissage des sessions, construit sur votre planning, vos inscriptions et votre pipeline : pour chaque session, les inscrits confirmés, les options et préinscriptions, face au seuil d'ouverture et à la capacité, avec une alerte à J-30 quand le seuil n'est pas atteint. La performance se lit par formation et par canal, et la décision d'annuler ou de regrouper se prend tôt. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Convertir les options avant l'échéance et décider l'ouverture d'une session sur des chiffres
Quatre effets constatés dans les organismes de formation dont YoungData a construit le suivi du remplissage.
Les options se convertissent avant d'expirer
Chaque option ou préinscription porte sa date limite et son contact ; à J-30, la liste des options à convertir sur les sessions sous le seuil part au commercial, avec l'historique du client. La place réservée devient une inscription, ou se libère.
Le seuil d'ouverture se décide sur la marge, pas au feeling
Le seuil par formation vient du coût de la session, formateur, salle, supports, face au prix par inscrit ; il s'affiche en face du remplissage réel. Ouvrir une session à cinq ou l'annuler à six cesse d'être une habitude.
La performance se lit par formation et par canal
Taux de remplissage, sessions annulées, délai de remplissage et origine des inscrits, site, prescripteurs, référencements, commerciaux, par formation et par période. Le catalogue de la saison suivante se construit sur ces chiffres.
L'annulation ou le regroupement se décide tôt
Une session sous le seuil à J-15 malgré les relances est proposée au regroupement avec une session voisine ou à l'annulation, avec les stagiaires à prévenir et les coûts déjà engagés. La décision se prend proprement, pas la veille.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur le remplissage des sessions
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les organismes de formation : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Le remplissage se joue entre J-45 et J-15. Après, il ne reste que l'annulation ; avant, il y a des options à convertir, des prescripteurs à rappeler et des sessions à regrouper.
Une option n'est pas une inscription. Le tableau distingue confirmés, options, dossiers de financement en attente et places réservées par une entreprise, car chacun a une probabilité différente d'être en salle.
Les demandes d'information sont lues. Un modèle Azure AI Foundry lit les mails de demande d'information reçus, identifie la formation et la période souhaitées, et les rattache à la session comme prospects à rappeler.
Ce cas d'usage relève du responsable commercial et complète les autres chantiers du secteur des organismes de formation. Parmi les clients de YoungData : Cap English, Radio RTS, Bouygues Construction, La Poste, Compass Group.
Vos questions sur le remplissage des sessions
Comment fixer le seuil d'ouverture d'une session ?
En calculant le coût direct de la session, formateur, salle, supports, repas, et en le divisant par la marge attendue par inscrit : le résultat est le nombre d'inscrits en dessous duquel la session perd de l'argent. Vos écrans portent ce seuil par formation et par lieu, et le comparent au remplissage réel.
Que faire d'une session sous-remplie à J-30 ?
Convertir les options et les préinscriptions en relançant leurs contacts, rappeler les prescripteurs et les clients réguliers de la formation, proposer la session aux inscrits d'une session voisine complète, et, si le seuil reste hors d'atteinte à J-15, regrouper ou annuler avec un report proposé. Vos écrans donnent la liste des actions et leurs contacts le jour de l'alerte.
Comment suivre les options et les préinscriptions non confirmées ?
Chaque option porte son origine, sa date limite et l'étape qui bloque, devis en attente, dossier de financement, validation du manager ; elle compte dans le remplissage prévisionnel avec une probabilité, pas comme une inscription. Une option dépassée est relancée puis libérée, et le taux de conversion des options par formation montre où le circuit d'inscription perd des stagiaires.
Comment comparer le remplissage inter et intra ?
Une session inter se juge au nombre d'inscrits face au seuil d'ouverture ; une session intra se juge à l'effectif convenu avec le client et à sa marge, car elle est vendue au forfait. Vos écrans affichent les deux logiques séparément, avec le chiffre d'affaires et la marge par session.
Le remplissage tient-il compte des dossiers de financement en attente ?
Oui : un inscrit dont l'accord de prise en charge n'est pas reçu est compté avec un statut propre, et vos écrans signalent les sessions dont le remplissage repose sur des financements non confirmés. Le commercial relance l'entreprise ou l'OPCO avant la session, et la direction voit la différence entre une session pleine sur le papier et une session pleine en salle.
Comment le remplissage guide-t-il le calendrier de la saison suivante ?
Le taux de remplissage par formation, par mois et par lieu sur les deux dernières années montre les périodes et les villes qui remplissent, celles qui annulent, et le délai moyen entre la première inscription et la session. Le calendrier suivant ouvre plus de sessions là où la demande existe, en réduit ailleurs.
Des sessions à remplir avant J-30 ?
Quarante minutes pour cadrer votre suivi du remplissage, sans engagement.
