Application de constitution et d'archivage des dossiers clients sur mesure
Constituer le dossier de chaque mission au fil de l'eau et vérifier sa complétude avant la clôture
YoungData développe votre application de constitution et d'archivage des dossiers clients, construite sur SharePoint et vos missions : proposition, contrat et avenants, livrables, procès-verbaux de recette, factures et échanges structurants classés automatiquement au fil de la mission. La complétude est vérifiée avant la clôture, la conservation suit votre politique et les obligations légales, et retrouver une pièce prend quelques secondes, y compris deux ans plus tard en cas de litige. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Classer les pièces pendant la mission et vérifier la complétude avant de clore
Quatre effets constatés dans les cabinets dont YoungData a construit la gestion des dossiers clients.
Le classement suit la mission, pas la bonne volonté
Proposition signée, facture émise, livrable envoyé, procès-verbal validé : chaque pièce est classée au moment où elle naît dans le circuit, sans que le consultant ait à ranger quoi que ce soit.
Le dossier incomplet est signalé avant la clôture
La liste des pièces attendues par type de mission est vérifiée à la clôture, et le manque est nommé, procès-verbal de recette, avenant signé, livrable final. Le dossier se complète pendant que c'est encore possible.
La pièce se retrouve en quelques secondes
Par client, mission, type de pièce ou contenu, avec l'historique de chaque version. Un litige, un audit ou une nouvelle proposition trouve le dossier complet sans fouiller les messageries.
La conservation suit la politique du cabinet
Chaque type de pièce porte sa durée de conservation, dix ans pour le comptable et le contractuel, moins pour les données personnelles ; l'archivage et la suppression à l'échéance sont appliqués et tracés.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les dossiers clients
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour la gestion documentaire des cabinets de conseil : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Le classement automatique fait tout le travail. Demander aux consultants de ranger leurs documents ne fonctionne pas, quelle que soit la qualité de l'arborescence proposée.
La complétude se vérifie avant la clôture. Un dossier incomplet découvert deux ans plus tard, lors d'un litige, ne peut plus être complété utilement.
Les pièces déposées sont reconnues. Un modèle Azure AI Foundry identifie le type de document déposé, contrat, procès-verbal, facture, livrable, la mission concernée, et le classe au bon endroit, ce qui ramène le rangement à une confirmation.
Ce cas d'usage relève du responsable ADV et complète les autres chantiers du secteur des services professionnels. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur les dossiers clients
Que doit contenir le dossier d'une mission de conseil ?
La proposition et le bon de commande, le contrat et ses avenants, les livrables remis avec leur version, les procès-verbaux de recette ou de fin de mission, les factures et avoirs, les comptes rendus de comité et les échanges structurants, et la clôture. Vos écrans portent cette liste par type de mission et signalent la pièce manquante.
Combien de temps conserver un dossier client ?
Les pièces comptables et les contrats se conservent dix ans, les documents relevant de la responsabilité professionnelle au moins la durée de prescription applicable, et les données personnelles pas plus longtemps que nécessaire. Votre politique de conservation fixe une durée par type de pièce ; vos écrans l'appliquent, archivent à l'échéance et tracent la suppression.
Comment gérer la confidentialité et les accès aux dossiers ?
Les droits suivent l'affectation à la mission : l'équipe voit les livrables et les échanges, l'administration voit le contrat et les factures, et un accord de confidentialité client peut restreindre l'accès à une liste nominative. Les consultations des dossiers sensibles sont tracées, et l'accès se ferme à la fin de la mission, sauf pour l'archivage.
Comment le dossier se constitue-t-il sans que les consultants rangent ?
Chaque pièce naît dans un circuit qui connaît la mission, proposition signée, facture émise, livrable envoyé au client, procès-verbal validé, et vos écrans la classent au bon endroit à ce moment-là. Pour les documents déposés à la main, le type est reconnu automatiquement et proposé, ce qui ramène le rangement à une confirmation en un clic.
Que faire des dossiers des missions passées ?
Ils sont repris par lot depuis vos espaces existants, classés par mission et par type de pièce, avec un état de complétude par dossier ; les manques anciens sont listés sans être bloquants. Un dossier ancien complet devient une référence pour les propositions et la capitalisation, et l'archivage applique la durée de conservation dès la reprise.
Comment le dossier sert-il en cas de litige ou d'audit ?
Le dossier complet, contrat, avenants, livrables datés, procès-verbaux et échanges, se produit en quelques minutes, avec l'historique de chaque pièce. En cas de litige sur le périmètre ou la qualité, c'est ce qui permet de démontrer ce qui a été commandé, livré et accepté ; un dossier incomplet découvert deux ans plus tard ne se complète plus.
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