Application de gestion des achats et de la sous-traitance sur mesure
Rattacher chaque sous-traitance à la mission qui l'a engagée et contrôler les documents avant la commande
YoungData développe votre application de gestion des achats et de la sous-traitance de mission, construite sur vos missions et votre comptabilité : panel de sous-traitants avec leurs documents obligatoires, commande rattachée à la mission, réception de la prestation et rapprochement de la facture. Le coût de sous-traitance cesse de disparaître dans les frais généraux, et un prestataire dont les documents ont expiré ne peut plus recevoir de commande. Mise en production en deux à quatre semaines, dans votre tenant Microsoft 365.
Rattacher la sous-traitance à la mission et bloquer la commande sans documents à jour
Quatre effets constatés dans les cabinets dont YoungData a construit la gestion des achats de mission.
La commande porte la mission dès l'origine
Chaque commande de sous-traitance est rattachée à la mission, au lot et au chef de mission, avec ses jours et son tarif. Le coût de sous-traitance entre dans la rentabilité de la mission, pas dans les frais généraux.
Le document expiré bloque la commande
Attestation de vigilance, assurance, immatriculation : le contrôle est automatique et permanent, avec relance du prestataire avant l'échéance. Un sous-traitant dont une pièce a expiré ne peut pas recevoir de commande.
La réception précède le paiement
Le chef de mission valide les jours ou les livrables du sous-traitant depuis ses écrans ; cette réception vaut autorisation de paiement et se rapproche de la facture. Une facture sans réception reste en attente.
Le coût de sous-traitance se lit par mission et par prestataire
Jours commandés, réceptionnés et facturés par prestataire et par mission, sur douze mois. La dépendance à un sous-traitant qui porte seul une compétence apparaît avant qu'il devienne indisponible.
Appel de découverte
Quarante minutes pour comprendre votre processus actuel et ses irritants. On repart avec le périmètre à plus fort impact.
Maquettage et logigramme
Écrans et règles de gestion formalisés, testés avec vos équipes. Vous validez une maquette cliquable avant tout développement.
Chiffrage et estimation du délai
Périmètre, budget et date de livraison fermes. Pas de régie ouverte, pas de rallonge découverte en cours de route.
Phase de développement
Développement dans votre tenant Microsoft 365, par lots de deux semaines. Vos équipes testent au fur et à mesure et sont formées pour faire évoluer leurs écrans seules.
Pourquoi YoungData sur les achats et la sous-traitance
YoungData est une agence qui développe des applications sur mesure sur Microsoft Power Platform pour les achats et l'administration des sociétés de services : plus de 150 projets livrés depuis 2017, plus de 150 clients accompagnés, partenaire Microsoft, certifiée Qualiopi.
Le rattachement à la mission est le vrai enjeu. Sans lui, la rentabilité affichée d'une mission avec sous-traitance importante est simplement fausse.
Le contrôle documentaire doit être automatique. Une vérification manuelle a lieu la première fois, puis plus jamais ; la date d'expiration surveillée par vos écrans ne s'oublie pas.
Les factures des sous-traitants sont lues. Un modèle Azure AI Foundry extrait de la facture reçue la mission, les jours, le tarif et la période, et la rapproche de la commande et de la réception avant validation.
Ce cas d'usage relève du responsable ADV et complète les autres chantiers du secteur des services professionnels. Parmi les clients de YoungData : Bouygues Construction, La Poste, McCain, Compass Group, Royal Canin.
Vos questions sur la gestion des achats de mission
Quels documents exiger d'un sous-traitant ou d'un freelance ?
L'extrait d'immatriculation, l'attestation de vigilance URSSAF, l'attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle, un relevé d'identité bancaire et, selon les missions, une attestation de régularité fiscale et l'accord de confidentialité signé. Vos écrans portent chaque document avec sa date de validité, et un prestataire dont une pièce manque ou a expiré ne peut pas recevoir de commande.
Comment fonctionne l'attestation de vigilance et sa vérification ?
Pour toute prestation d'au moins 5 000 euros, le donneur d'ordre doit obtenir de son sous-traitant l'attestation de vigilance URSSAF à la signature puis tous les six mois ; vos écrans la demandent au prestataire par un lien, vérifient sa date, et relancent avant l'échéance semestrielle. Le contrôle est automatique, il ne dépend plus d'une vérification ponctuelle.
Comment est réceptionnée une prestation intellectuelle ?
Le chef de mission valide les jours réalisés ou les livrables remis par le sous-traitant, depuis vos écrans, à la fréquence prévue par la commande ; cette réception vaut autorisation de paiement et se rapproche de la facture reçue. Une facture sans réception validée reste en attente, et l'écart entre jours commandés, réceptionnés et facturés se lit par prestataire.
Comment gérer le portage salarial et les freelances ?
Un freelance est commandé comme un sous-traitant, avec ses documents et son tarif journalier ; en portage salarial, la commande et la facture passent par la société de portage, qui fournit ses propres attestations. Vos écrans distinguent les deux cas, suivent le nombre de jours par intervenant sur l'année et signalent une dépendance qui pourrait requalifier la relation.
Comment rapprocher la facture du sous-traitant de la commande ?
La facture reçue est lue et rattachée à la commande par son numéro, la mission et la période ; vos écrans comparent jours facturés, jours réceptionnés et tarif convenu, et signalent tout écart avant validation. Une facture conforme part au paiement dans le délai contractuel, une facture en écart revient au prestataire avec le motif.
Comment suivre la dépendance à un sous-traitant ?
Vos écrans cumulent, par prestataire, les jours commandés et le chiffre d'affaires sous-traité sur douze mois, rapportés à l'activité du cabinet et aux missions concernées. Un prestataire qui porte seul une compétence ou plus d'un certain pourcentage d'une practice ressort, ce qui oriente le recrutement ou l'élargissement du panel avant qu'il devienne indisponible.
Une sous-traitance à rattacher aux missions ?
Quarante minutes pour cadrer votre gestion des achats et de la sous-traitance, sans engagement.
